Simples Nacional: o que é e tabela completa

Simples Nacional é um regime tributário criado para facilitar o recolhimento de impostos nas micro e pequenas empresas. Os empreendedores que escolhem esse enquadramento podem aproveitar vantagens importantes na rotina do seu negócio, o que inclui alíquotas mais baixas para pagar.

Ao contrário de outros regimes, as empresas do Simples pagam os impostos de forma unificada, por meio do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Porém, existem outros deveres que também precisam ser cumpridos regularmente, como as obrigações acessórias.

Quer entender como funciona o programa e quais são os impostos pagos mensalmente? Preparamos um conteúdo completo sobre o assunto, além de explicar suas principais diferenças para outros regimes, como o Lucro Presumido. Boa leitura!

O que é o Simples Nacional?

O Simples Nacional foi criado pela Lei Complementar 123, em dezembro de 2006. O seu objetivo é reduzir a burocracia e os custos para as micro e pequenas empresas, que incluem os Microempreendedores Individuais (MEIs), além de tornar a rotina contábil do negócio mais simples.

O grande diferencial do programa é a existência do DAS, que une oito tributos diferentes no mesmo lugar. Ou seja, mensalmente é realizada a apuração do imposto devido e o pagamento é feito no mesmo em uma guia única. Naturalmente, o processo se torna mais fácil.

Apesar disso, é um sistema com as suas particularidades, principalmente porque são muitas tabelas e alíquotas diferentes. Assim, ao contrário das empresas enquadradas como MEI, é obrigatório ter um contador ou escritório de contabilidade para manter as obrigações em dia.

Quais empresas podem ser enquadradas no Simples?

Pelos seus benefícios, o Simples Nacional é o “queridinho” das micro e pequenas empresas. De acordo com o Sebrae, 85% desse grupo estava dentro do programa em 2017. Mas não são todas as empresas que podem aderir, porque existem limites relativos a porte, faturamento, atividades permitidas e até quadro societário.

A principal limitação é que apenas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte estão contempladas. Ou seja, automaticamente há uma barreira de faturamento, então essas são as empresas que participam do Simples (além do MEI, que é um regime específico):

• Microempresa (ME): até R$360 mil de faturamento anual;
• Empresa de Pequeno Porte (EPP): entre R$360 mil e R$4,8 milhões de faturamento anual.

Limites de faturamento

O máximo de faturamento permitido dentro do programa é de R$4,8 milhões nos últimos 12 meses. Como no primeiro ano não é possível ter o recorte completo, a Receita Federal usa uma regra simples para determinar se a empresa segue enquadrada no programa:

• primeiro mês: multiplica-se o faturamento por 12;
• segundo mês: novamente, multiplica-se o faturamento do mês anterior por 12;
• terceiro mês: média do faturamento nos dois primeiros meses multiplicada por 12.

A partir do quarto mês, essa média é realizada até que a empresa alcance o seu 13º mês de existência. Então, passa a valer a regra dos 12 meses anteriores, que não pode superar o teto do Simples.

Quais empresas não podem participar do Simples Nacional?

Exceder o limite de R$4,8 milhões de faturamento anual não é o único motivo para não participar do Simples. Outras condições também fazem a sua empresa não poder se inscrever ou ser obrigada a se desenquadrar. Listamos as principais:

• empresas com faturamento acima do limite do programa;
• empresas em que um dos sócios tenha outra empresa no Simples e a soma delas ultrapasse os R$4,8 milhões anuais;
• empresas com sócios que tenham participação acima de 10% em empresas de Lucro Presumido ou Lucro Real;
• empresas que possuam uma outra empresa (CNPJ) como sócia;
• empresas que participem como sócia de outras empresas;
• empresas constituídas como sociedades por ações (S/A);
• empresas que tenham débito em aberto com o INSS ou com a Fazenda das três esferas e exigibilidade não esteja suspensa;
• empresas com sócio no exterior;
• empresas com filiais ou representantes no exterior;
• empresas que surgiram de cisão ou desmembramento de outro CNPJ nos cinco anos anteriores;
• empresas com atividades não permitidas no programa, como bancos, cooperativas de crédito, ONGS, financeiras e afins.

Desenquadramento do Simples

O Simples é voltado para as micro e pequenas empresas. Portanto, se o seu negócio seguir o ritmo natural e crescer, em algum momento você não poderá mais participar. Além do faturamento, outras situações também são impeditivas, como inclusão de atividades não permitidas e alterações contratuais.

É obrigatório informar à Receita Federal quando houver qualquer mudança que impossibilite a continuidade no Simples. O desenquadramento é feito seguindo essas regras:

• faturamento abaixo de 20% do limite (R$5,76 milhões): desenquadramento em janeiro do ano seguinte;
• faturamento acima de 20% do limite (R$5,76 milhões): desenquadramento no mês seguinte;
• atividades não permitidas: desenquadramento no mês seguinte.

Quais os principais benefícios de aderir ao Simples?

O Simples Nacional é um programa com muitos benefícios para as empresas menores, o que explica a sua grande adesão. Muitas startups optam por esse enquadramento, principalmente porque ele é mais amigável para as iniciativas que estão no começo e têm faturamento baixo.

Nesse sentido, destacamos duas grandes vantagens: a cobrança simplificada de uma série de impostos, realizada em guia única (DAS) e as alíquotas reduzidas, que variam conforme o faturamento. Até a criação do Simples, a carga tributária para essas empresas era maior, porque precisavam adotar o Lucro Presumido ou Lucro Real.

Por fim, a contabilidade é facilitada em comparação a esses regimes tributários, o que deixa a rotina administrativa mais rápida e barata. Em um mercado tão competitivo como o que vivemos, esses pequenos incentivos podem fazer uma grande diferença no sucesso do negócio.

Conheça alguns benefícios do Simples:

• impostos unificados, que são pagos até o dia 20 de cada mês;
• alíquotas mais baixas, que levam em conta a atividade e faturamento;
• regularização dos débitos com mais tranquilidade, porque a Receita Federal facilita o parcelamento e apuração;
• isenção de algumas declarações, como o SISCOSERV;
• simplificação do investimento-anjo, o que é uma ótima saída para startups e empresas de tecnologia.

Quais os impostos pagos pelas empresas no Simples Nacional?

Como falamos anteriormente, grande parte dos impostos no Simples são pagos em guia única mensal. O DAS reúne oito impostos, que são:

• Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS);
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
• PIS/PASEP;
• Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
• Contribuição Patronal Previdenciária (CPP);
• Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS).

Além disso, há o pagamento de INSS em cima do pró-labore, que é o salário do sócio. A alíquota é de 11%.

Quanto devo pagar de impostos no Simples Nacional?

Para saber o quanto você deve pagar em impostos, é necessário consultar a tabela do Simples Nacional, que conta com cinco anexos. Eles são divididos pelas atividades da empresa e têm alíquotas diferentes. Por exemplo, uma empresa de comércio, em geral, paga menos impostos que uma empresa de serviços.

Além disso, dentro do Simples a empresa pode ter diferentes atividades (CNAEs), que têm alíquotas diferentes. Ou seja, é possível que partes do faturamento sejam tributadas com base em tabelas diferentes. Nesse caso, o serviço de contabilidade da empresa pode ajudar com a definição dos CNAEs e o processo de emissão de nota fiscal para cada tipo de serviço.

De qualquer forma, as alíquotas iniciais variam entre 6% e 15,5%. Abaixo, listamos as cinco tabelas, que estão em vigor desde janeiro de 2018!

Anexo I

Empresas de comércio em geral.

Anexo II

Indústrias em geral.

Anexo III

Prestadores de serviço de instalação, reparo e manutenção, agência de viagem e escritórios de contabilidade.

Anexo IV

Prestadores de serviço em geral.

Anexo V

Empresas de serviço em tecnologia, médicos, academias, eventos, entre outras.

A primeira faixa sempre tem a alíquota fixa. Porém, a alíquota efetiva pode ser diferente acima de R$180 mil de faturamento anual, porque há um valor a ser deduzido da conta. Entenda como funciona pelo exemplo:

(RBT * A) – PD/RBT

RBT — Receita Bruta Total dos últimos 12 meses;

A — alíquota aplicável conforme o anexo I e anexo V;

PD — a parcela da dedução, também verificável nos anexos I e V.

• RBT: R$200 mil (faturamento nos últimos 12 meses);
• A: 11,2% (Anexo III);
• PD: R$9.360,00
• conta: (200.000,00 * 11,20%) – 9.360,00 = 22.400,00 – 9.360,00 = 13.040,00;
• 13.040,00 (imposto) / 200.000,00 (faturamento) = 0,0652;
• alíquota efetiva: 6,52%.

O que é o Fator R?

Para as empresas prestadoras de serviço, existe uma forma de diminuir os impostos pagos por meio do Fator R. Essa é uma forma das empresas que estão no Anexo V (alíquotas maiores) passarem para o Anexo III (alíquotas menores).

A conta é simples: empresas em que a folha de pessoal (gastos com funcionários e sócios) ultrapasse os 28% podem ser enquadradas no Anexo III. Por outro lado, se essa relação ficar abaixo dos 28%, elas continuam no Anexo V.

Só para efeito de comparação, se o faturamento ficar na primeira faixa (até R$180 mil), a diferença pode ser pagar uma alíquota de 15,5% ou 6%. Uma grande diferença, certo? Por isso, startups que estão começando e investiram em pessoal podem ter uma redução relevante nos impostos pagos.

Como pagar os impostos no Simples?

A maioria dos impostos no Simples Nacional são pagos pelo Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). O vencimento da guia é no dia 20 do mês seguinte, com base no faturamento do exercício. Além disso, há o pagamento do INSS em cima do pró-labore.

As guias são emitidas por meio do Portal do Simples Nacional, com acesso via código ou certificado digital. Porém, os empreendedores que contam com um profissional de contabilidade ou um serviço contratado não precisam se preocupar, já que recebem os boletos prontos para serem pagos.

Como se inscrever no Simples Nacional?

O mais recomendado é contar com o apoio de um profissional para prestar esse serviço. Principalmente porque ele já está acostumado com o sistema e pode fazer o enquadramento mais rápido. Portanto, no processo de abertura de empresa, pergunte ao seu profissional de contabilidade se você pode aderir ao Simples Nacional.

Mas caso você precise fazer a inscrição por qualquer motivo, o processo é feito pela internet, por meio do Portal do Simples Nacional. Acesse a área de “Serviços” e depois entre em “ Solicitação de Opção pelo Simples Nacional”. Crie um código de acesso (se ainda não tiver um) e junte todos os documentos necessários, como CNPJ, CPF e recibo do IRPF ou título de eleitor do responsável.

Novas empresas precisam realizar o processo em até 180 dias da criação do CNPJ ou em até 30 dias após a aprovação da inscrição estadual ou municipal. Se a sua empresa já existe, o enquadramento deve ser solicitado até o último dia útil do mês de janeiro.

O que são obrigações acessórias no Simples Nacional?

Existem dois tipos de obrigações que os empreendedores devem cumprir: as principais e as acessórias. As primeiras consistem no recolhimento dos tributos, ou seja, o pagamento efetivo dos impostos, taxas e contribuições.

Já as acessórias são as declarações anuais, trimestrais ou mensais que contêm dados sobre a empresa, suas atividades e seus colaboradores. Na prática são declarações, guias, planilhas e outros documentos que devem ser emitidos e preenchidos periodicamente pelos gestores.

Elas podem ser federais, estaduais ou municipais e tem a finalidade de documentar o pagamento dos tributos, e o cumprimento dos direitos trabalhistas, entre outras exigências legais.

Quais são as obrigações mensais do Simples Nacional?

As obrigações acessórias seguem o mesmo modelo que os demais regimes tributários (Lucro Real e Lucro Presumido), porém são em menor quantidade. Veja abaixo as principais obrigações mensais do Simples Nacional.

Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS)

É o documento que reúne uma série de impostos para o pagamento unificado. Assim, efetivamente é cobrada uma alíquota geral para esses oito tributos, o que torna a apuração mais fácil, porque não é necessário tirar um documento para cada. Seu pagamento deve ser feito até o dia 20 do mês seguinte.

Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação (DESTDA)

A DESTDA é um documento que reúne diferentes informações sobre o ICMS, que é um imposto estadual cujas alíquotas variam conforme cada Estado. Alguns dados contidos no documento são:

• Diferencial de Alíquota (DIFAL) — consiste nas diferenças entre as alíquotas do ICMS do Estado de origem e de destino da mercadoria;
• Fundo de Combate à Pobreza (FCP) — alíquota adicionada sobre o ICMS que tem a finalidade de reduzir o impacto das desigualdades sociais entre os Estados;
• Substituição Tributária (ST) — ocorre quando uma empresa do processo produtivo (como a indústria) deve arcar com o ICMS de todas as demais empresas.

Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF Web)

Esse é um documento de competência da União que reúne dados sobre as contribuições previdenciárias (aquelas relacionadas com o INSS).

A DCTF Web é enviada mensalmente até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos que geraram a obrigação. Por exemplo: a DCTF Web de novembro será apresentada até o dia 15 de dezembro.

A declaração passou a ser obrigatória para as optantes pelo Simples Nacional a partir de outubro de 2019. Para atender essa obrigação, é preciso que o eSocial e a EFD-Reinf já estejam implementadas na rotina da empresa.

eSocial

O eSocial é um sistema que levanta as informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias dos colaboradores do negócio, com finalidade de modernizar e facilitar o cumprimento da legislação. Essa ferramenta veio para substituir 15 obrigações que antes eram feitas separadamente, são elas:

• folhas de pagamento;
• comunicados de dispensa;
• Livro de Registro de Empregados (LRE);
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
• Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
• Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
• Carteira de trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
• Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
• Guia da Previdência Social (GPS).

Isso significa que a empresa deve enviar as informações acima por meio de eventos do eSocial, sendo que os prazos vão até o dia 15 de cada mês.

Com o transcorrer do tempo, o eSocial acabou se tornando mais burocrático, o que fez com que a Lei da Liberdade Econômica (Lei n.º 13.874/19) necessitasse rever a simplificação do eSocial até o começo do ano de 2020. Na prática, muitos envios obrigatórios se tornam facultativos.

Outras obrigações anuais

Também é relevante que você conheça as obrigações anuais do Simples Nacional, já que elas são excepcionalmente importantes para a legalização da empresa. Confira as principais:

• Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS): enviada até o último dia de março, inclui diversos dados da empresa, como informações dos sócios, divisão do capital social, quantidade de colaboradores, valores retirados em razão do lucro e pró-labore, entre outras;
• Declaração do Imposto de Renda (DIRF): informa as retenções do Imposto de Renda tanto das pessoas físicas quanto das jurídicas. Ela é enviada até o último dia de fevereiro.

No Simples Nacional há dois ramos que devem enviar declarações específicas até o final do último dia de fevereiro. São elas:

• Declaração de Serviços Médicos e de saúde (DMED): obrigação para médicos, dentistas, psicólogos, terapeutas e outros profissionais da saúde;
• Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (DIMOB): abrange as empresas que intermedeiam, alugam ou incorporam imóveis.

O Simples Nacional é melhor do que o Lucro Presumido e o Lucro Real?

A escolha entre Simples Nacional ou Lucro Presumido se justifica porque, na prática, são os regimes elegíveis por natureza. Significa que o Lucro Real não é uma alternativa? Mais ou menos. Na verdade, esse regime é considerado uma espécie de padrão. Logo, se a empresa não puder ser enquadrada nem no Simples, nem no Lucro Presumido, automaticamente deverá ser tributada pelo Lucro Real.

Além disso, embora tenha suas vantagens, é preciso considerar que ele é, disparado, o de mais complexa operacionalização. Como o imposto é cobrado apenas se a empresa registrar lucro em sua contabilidade — por isso o nome Lucro Real —, o processo de apuração por parte do Fisco é muito mais rigoroso.

Ficou clara agora a razão de compararmos apenas o Simples e o Lucro Presumido? Se você tiver interesse, fica a sugestão para acessar, depois de ler este artigo, o material em que esmiuçamos as diferenças entre Lucro Presumido e Lucro Real.

Parênteses feito, vamos então ao nosso comparativo entre os dois regimes mais simplificados à disposição das empresas brasileiras.

Enquadramento

Optar pelo Simples parece ser a escolha mais sensata, considerando que ele foi desenvolvido para facilitar a vida das micro e pequenas empresas. No entanto, ainda que o negócio seja desse porte, não são todas as PJs que podem optar por esse regime.

Assim, o primeiro passo é conferir se a sua empresa está enquadrada em uma das tabelas de atividades do Simples Nacional em seus anexos de I a V. Para isso, vale conferir o fator R para saber em qual anexo a empresa se enquadra.

Outro critério para ser enquadrada é o faturamento. No Simples, as alíquotas são progressivas e aplicáveis conforme a faixa em que o faturamento bruto da empresa se encontra.

No Lucro Presumido, a exceção fica por conta das empresas que faturam acima de R$78 milhões, caso em que a adesão ao Lucro Real é obrigatória. Diferentemente do Simples, no Lucro Presumido não há faixas de faturamento e a tributação parte da presunção de lucro. O que isso significa? 

Quer dizer que, nesse regime, uma parte do faturamento bruto é tributado, em percentuais que variam entre 1,6% e 32%. Sobre o montante apurado, é aplicada a alíquota de 15% de imposto. Ou seja, a dica é buscar um contador de confiança para realizar os cálculos e analisar a situação da sua empresa.

Obrigações 

Na parte de obrigações acessórias é que o Simples se mostra realmente vantajoso, porque as obrigações são cumpridas em guia unificada — nós apresentamos elas acima. Por outro lado, há um número maior de obrigações para as empresas que estão enquadradas no Lucro Presumido. São elas:

• EFD Contribuições — módulo do SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital;
• DES — Declaração Eletrônica de Serviços;
• GIA Estadual — Guia de Informações e Apuração do ICMS;
• SISCOSERV — Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços;
• GIA – Substituição Tributária — para ICMS-ST;
• DCTF – Declaração de Débitos Tributários Federais.

Vale ressaltar que existem ainda outras obrigações acessórias por atividade. Sendo assim, a lista certamente será maior do que essa, variando de acordo com o tipo de empresa.

Pró-labore

O pró-labore consiste na remuneração dos sócios e é um pagamento tributado. Mais uma vez, ponto para o Simples, já que nele a alíquota é de 11% de INSS sobre o total pago. No Lucro Presumido, esse percentual sobe para 20%, mais os 11% do INSS, totalizando 31% do valor.

Multas

A relação de multas e penalidades é relativamente extensa em ambos os regimes. Para ficar apenas nas mais graves, destacamos as existentes no Simples Nacional.

Falta de pagamento ou recolhimento

Percentual de 75% sobre o total ou diferença do tributo devido. Se for comprovada sonegação, o percentual pode subir para até 225%. 

Declaração não entregue ou entregue após o prazo

Multa de 2% por mês de atraso, limitada a 20% do valor devido. Também se aplica multa de R$100 por cada grupo de 10 informações omitidas ou enviadas com erros nas obrigações acessórias.

Por sua vez, no Lucro Presumido a maior atenção deve ser sobre a entrega no prazo e na forma correta da Escrituração Contábil Fiscal (ECF). 

Em caso de irregularidades nessa obrigação, a empresa pode ser multada em valores que vão de R$500 a R$1.500 por mês de atraso. Também está prevista multa de 3% por informação incompleta ou errada de valores de operações financeiras.

Folhas de pagamento

Os custos com mão de obra consomem sempre uma boa parte do faturamento das empresas. Por isso, toda oportunidade de poupar é muito bem-vinda.

Nesse caso, vale destacar no Simples a isenção dos 11% de contribuição para o INSS, prevista no artigo 191 da instrução normativa n° 971, desde que a empresa esteja enquadrada no anexo IV, exceto as que:

prestam os serviços de construção de imóveis e obras de engenharia, inclusive sob a forma de subempreitada de execução de projetos e serviços de paisagismos, bem como decoração de interiores e serviços de vigilância, limpeza ou conservação.

Essa isenção já não se aplica às empresas optantes do Lucro Presumido, que devem arcar, sem exceção, com a alíquota referida.

Considerando as diferenças, podemos então tirar algumas conclusões:

• o Simples Nacional pode não ser vantajoso para empresas que faturam próximo do teto de R$ 4,8 milhões;
• o Lucro Presumido não permite abater os 11% de contribuição para a previdência, embora permita créditos fiscais para impostos como o IPI;
• em ambos os regimes as multas para descumprimento de prazos, erros e inconsistências nas declarações são bem pesadas.

Qual a importância do contador no Simples Nacional?

Mesmo que o Simples Nacional seja um regime menos burocrático que os demais, há muitas obrigações que devem ser realizadas pelo empreendedor. Alguns gestores tentam emitir e preencher os documentos por conta própria, mas esse é um erro perigoso, já que eles não têm conhecimento técnico para isso.

Quaisquer erros no pagamento de impostos ou na entrega das declarações podem acarretar em multas e problemas com o Governo, o que prejudica a imagem da empresa. Por essa razão é importante delegar o seu cumprimento para um contador. Assim, você garantirá que tudo está sendo feito conforme a lei.

Atualmente os escritórios contábeis utilizam a tecnologia para automatizar os processos. Assim, é possível garantir o cumprimento da legislação de forma mais ágil, sem a ocorrência de erros e por um preço mais acessível.

É importante que o escritório também ofereça serviços de consultoria, porque isso pode trazer resultados positivos para o negócio. Mais do que apurar os impostos que devem ser pagos, o contador pode otimizar as operações da empresa, esclarecer dúvidas sobre a legislação, estudar formas para reduzir os impostos e auxiliar na tomada de decisões.

O Simples Nacional é um programa com muitas vantagens para os empreendedores, principalmente aqueles que estão no início da sua caminhada. Porém, ele também conta com suas particularidades. Ou seja, contratar um bom escritório de contabilidade online é fundamental para evitar dores de cabeça e impulsionar o seu negócio.

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