Confira 5 dicas práticas de como fazer uma gestão de equipe remota eficaz

Desde que casos de COVID-19 (doença causada pelo novo coronavírus) foram identificados no país, autoridades municipais e estaduais publicaram os mais diversos tipos de decretos para que houvesse o distanciamento social, medida mais eficaz para evitar a propagação da doença.

Nesse sentido, empresas precisaram adaptar as suas rotinas, implementando o home office e adotando estratégias para uma gestão de equipe remota de qualidade.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo, a fim de que você confira algumas dicas para implementar em seu dia a dia de trabalho, proporcionando uma comunicação efetiva com todo o seu time. Continue a leitura e saiba mais!

1. Incentive o gerenciamento de tempo

Estar em casa em meio a uma pandemia, naturalmente, pode mexer com seus profissionais. Por essa razão, o mais indicado para líderes é implementar um incentivo para o gerenciamento de tempo dos colaboradores, oferecendo soluções práticas para que eles executem as suas demandas diárias de forma mais produtiva.

Existem ferramentas que permitem essa questão, como o Google Agenda. Nele, a equipe tem a chance de selecionar quais são os horários de cada atividade, além de existir a possibilidade de um profissional visualizar a rotina de seu colega, o que facilita a comunicação no caso de haver a necessidade de reuniões, por exemplo.

Além disso, o visual é atrativo, permitindo que as pessoas possam selecionar por cores as suas demandas, além de listar as tarefas paralelas aos eventos comuns de todo o time. Por fim, é um aplicativo interligado ao Gmail, de fácil usabilidade e que traz benefícios a todos os profissionais, independentemente do setor.

2. Mantenha a comunicação constante

Manter a comunicação com a sua equipe é essencial, uma vez que a ausência da presença física pode comprometer a qualidade das informações e também a forma como os times interagem entre si.

Por essa razão, o primeiro passo deve ser o de não manter o diálogo exclusivamente por e-mail. Diariamente, reúna-se por alguns minutos com os seus profissionais, busque entender quais são os desafios enfrentados e ofereça feedbacks constantes sobre o modo como cada um está efetuando as suas demandas.

Além disso, é preciso levar em consideração que a ausência de um contato direto pode trazer falhas no entendimento dos processos, uma vez que nem todos contam com habilidade em comunicação escrita. Como consequência, podem existir interpretações equivocadas e uma desorganização de modo geral.

Não se limite a encontros com a equipe apenas para falar sobre as demandas e as atividades do dia a dia. Faça coffee breaks e separe alguns minutos da agenda durante a semana para que todos se reúnam em um momento de descontração. Assim, você demonstra para o time que está preocupado também com a qualidade de vida de cada um, além de tornar a proximidade um fator de motivação para esse período desafiador.

3. Respeite as particularidades dos colaboradores

A pandemia da COVID-19 pegou todos de surpresa. Estamos vivendo uma situação atípica, na qual as particularidades de cada profissional devem ser respeitadas. Colaboradores que tenham filhos, por exemplo, talvez tenham a sua produtividade reduzida, uma vez que as escolas e instituições de ensino também suspenderam as atividades.

Por essa razão, é necessário ter uma avaliação mais criteriosa sobre possíveis alterações de entrega de seu time, deixando claro que a empresa está à disposição para auxiliar nos mais diversos contextos.

Para isso, o ideal é fazer reuniões semanais com as pessoas individualmente. Assim, você terá a oportunidade de entender mais detalhadamente como está sendo o trabalho remoto, quais são as dificuldades encontradas e como todos estão se sentindo neste período desafiador.

Sempre que identificar alguma questão a ser aperfeiçoada, ofereça soluções compatíveis com o momento e demonstre que todo o time está disposto a colaborar para que os resultados de cada um sejam promissores, mesmo trabalhando de casa.

4. Conheça as principais ferramentas que facilitam a rotina de trabalho

Hoje, a quantidade de ferramentas existentes contribuem significativamente para que a gestão de equipe remota seja mais simplificada. No que se trata da comunicação, que deve ser a principal preocupação do líder com seu time, existem aquelas soluções que permitem apenas o envio de mensagens de forma mais simples, enquanto outras trazem a possibilidade de fazer reuniões com mais de um membro.

O Slack, por exemplo, é uma plataforma que amplia as possibilidades de contato entre a equipe por meio de mensagens, enquanto o Skype também traz a alternativa de se reunir por meio de vídeo. Para a organização dos fluxos de trabalho, há o Trello, no qual os colaboradores podem organizar a sua rotina no que diz respeito ao que já foi feito e ao que ainda precisa ser elaborado.

Para o compartilhamento de arquivos, a transferência de documentos entre os membros do time e o envio de informações que são muito extensas para serem anexadas ao e-mail, há o WeTransfer (que normalmente apresenta um limite de tempo em que os dados ficam disponíveis). Também existe o Google Drive, alternativa mais viável a ser utilizada pela equipe — especialmente por permitir que diferentes profissionais comentem e editem arquivos, desde que a autorização tenha sido dada pelo autor.

5. Motive ideias inovadoras

Especialmente em períodos como este, é preciso motivar ideias inovadoras do seu time para que ele fique mais engajado e motivado a exercer as suas funções. Como fazer isso remotamente? Há a possibilidade, por exemplo, de criar grupos de inovação, nos quais cada profissional pode expor alguma ideia que teve nesse contexto para que os outros integrantes da equipe também tenham a oportunidade de opinar e propor aperfeiçoamentos (oriente sempre sobre a importância de entender como colocar a opinião de forma empática).

A liderança deve ser, acima de tudo, humanizada. A criatividade de seus profissionais só será aflorada caso eles compreendam que estão em uma empresa que estimula o trabalho individual, que se preocupa com cada um e que está atenta ao desenvolvimento e ao crescimento de cada indivíduo. Assim, mesmo remotamente, você vai contribuir para que propostas inovadoras surjam e possam ser aplicadas na organização.

Neste conteúdo, você pôde entender algumas dicas práticas de como deve ser uma gestão de equipe remota. Ao adotar o que foi apresentado, certamente você vai contribuir para uma melhoria na comunicação entre o seu time, além de trazer a possibilidade de que os profissionais estejam engajados em suas atividades.

Caso você queira se aprofundar no assunto e entender algumas dicas para manter o negócio de pé na quarentena, continue no blog e confira mais um de nossos conteúdos!