4 dicas de como ter reuniões produtivas
Processos de decisão, solução de problemas e comunicados exigem organização para que todos da empresa sejam envolvidos. No entanto, para possibilitar o alcance dos objetivos, são necessárias reuniões produtivas.
Imagine que a sua empresa está trabalhando em um novo projeto e vai começar a estabelecer as diretrizes iniciais. Se a reunião tiver muitos desvios, possivelmente o planejamento vai demorar mais para sair do papel e atrasar todo o calendário.
Por outro lado, o excesso de encontros pode desmotivar os profissionais e prejudicar os processos de tomada de decisão. Aliás, a produtividade e a motivação dependem do equilíbrio. Neste post, confira 4 dicas valiosas para que suas reuniões sejam realmente produtivas!
1. Contar com um bom planejamento
O primeiro passo para realizar reuniões produtivas é fazer o planejamento de pauta. A importância disso vai muito além de cumprir com seu objetivo, que é dar um melhor direcionamento aos encontros.
Marcar reuniões de forma excessiva pode ser cansativo para os profissionais. A alta frequência pode minar a produtividade do encontro e o interesse dos colaboradores em discutir o que está sendo apresentado.
Ao planejar o que deve ser abordado, talvez você perceba que são poucos assuntos a serem tratados por vez. Nesse sentido, é melhor diminuir a frequência para aumentar a qualidade e a consistência dos encontros.
2. Estimar a duração do encontro
Programar o tempo de duração da reunião também contribui para que os mediadores não se percam em meio a assuntos aleatórios e acabem prolongando o encontro.
Essa atitude também deve ser inserida no planejamento de pauta. Se perceber que os temas abordados estão estendendo a reunião por longas horas, melhor estabelecer prioridades e, partir delas, criar um calendário para que os encontros aconteçam.
3. Evitar desvios
Começar uma reunião falando sobre assuntos aleatórios e amenidades é uma boa tática para quebrar o gelo e promover a integração entre os participantes. Mas esse desvio não deve levar mais do que alguns minutos.
Estabelecer o tempo de duração da reunião é uma tática para evitar que o assunto seja desviado, mas é preciso que todos façam a sua parte e contenham os comentários aleatórios. É válido fazer esse lembrete antes de iniciar a conversa até que vire um hábito, e as reuniões produtivas aconteçam naturalmente.
4. Convidar pessoas indispensáveis para possíveis explicações
Dependendo do tema a ser abordado na reunião, ela pode ser mais objetiva e produtiva se o mediador for um especialista. Além disso, se o encontro estiver relacionado a algum procedimento interno, é importante que os envolvidos estejam presentes.
Por exemplo, se o assunto é a implementação de um novo sistema, é fundamental a participação dos profissionais de TI e até mesmo da empresa que vai disponibilizar o software.
Que tal adotar essas dicas práticas e relativamente simples para ter mais reuniões produtivas dentro da sua empresa? Quando você menos perceber, esse processo vai se tornar tão natural e automático que vai fazer parte do calendário do negócio. Não perca mais tempo!
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