Confira dicas para uma reunião remota produtiva!

O combate ao Covid-19 tem envolvido todos os países do mundo em ações para reduzir e eliminar o contágio no maior número de pessoas possíveis e, assim, minimizar seus impactos. Entre as principais estratégias adotadas no momento está o isolamento social, impossibilitando que grande parte dos trabalhadores se dirijam aos seus empregos.

Com o implemento da transformação digital, é possível que as atividades sejam desenvolvidas pelo formato home office e que ocorram reuniões à distância devido à quarentena imposta. No entanto, a reunião remota assim como a presencial, necessita de um bom planejamento, já que, por meio de dispositivos online, é possível tratar de assuntos profissionais, mesmo longe da companhia.

Pensando em ajudar você a criar um evento produtivo e eficiente, separamos algumas dicas. Acompanhe!

Priorize a objetividade

O ideal é ser o mais objetivo possível durante a reunião, para que todos os participantes possam entender o recado que se pretende transmitir. Uma dica é elaborar uma pauta que ajudará a todos se manterem focados nos objetivos. Para isso, você pode:

  • analisar as decisões que precisam ser tomadas;
  • indicar o responsável por direcionar cada tópico da reunião;
  • separar um espaço para acrescentar questionamentos de última hora.

Encaminhe o material que será usado

Para manter o encontro dinâmico, procure enviar aos participantes os arquivos que serão usados na reunião remota, como vídeos, gráficos, imagens, links, relatórios, entre outros. O importante, nesse caso, é que todos tenham acesso a eles antes do encontro. Encaminhe também a pauta da reunião, para que todos compreendam os temas que serão tratados.

Teste todos os equipamentos com antecedência

Problemas técnicos podem ocorrer, assim como em qualquer lugar. Por isso, esteja preparado para tratar desses casos de forma a atrapalhar a reunião. Peça que todos os integrantes se conectem com antecedem, verifique a qualidade da conexão da internet para evitar que as imagens e sons travem, confira os carregadores de notebook, microfone e demais itens que poderão ser usados.

Adeque o ambiente para evitar ruídos e distrações

Encontre um espaço em sua residência que seja tranquilo e longe de ruídos e distrações. Caso more com outras pessoas, informe-as que vai participar de uma reunião ou coloque um avido na porta para que não o interrompa. Além disso, vista-se como se fosse para uma reunião normal, mantendo sua postura e profissionalismo e conte com uma boa iluminação.

Finalize a reunião recapitulando as pautas principais

No momento de finalizar a reunião, solicite que todos recapitulem os temas discutidos. Essa é uma forma de assegurar que todos entenderam os próximos passos a serem seguidos e os objetivos e metas que precisam ser alcançados.

Agora que você sabe como realizar uma reunião remota eficiente, coloque em práticas as ideias apresentas. Realize os ajustes necessários para garantir um encontro produtivo e bem-sucedido como seria se fosse presencial, afinal, as regras são as mesmas: comunique-se com clareza para que as melhores decisões sejam tomadas para o desenvolvimento do negócio.

Já participou de alguma reunião remota? Deixe seu comentário aqui e compartilhe com a gente a sua opinião e experiência a respeito do tema!

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