O avanço da tecnologia e da indústria 4.0 tem gerado diversos impactos em todas as áreas, por meio do desenvolvimento de ferramentas eficazes e inovações capazes de proporcionar uma série de benefícios, como otimização dos processos, aumento da produtividade, redução de custos, eficiência, minimização dos erros, entre outros. Por esse motivo, é importante que você entenda o que é a transformação digital tributária.
Isso porque o governo tem desenvolvido diversos programas para simplificar o cumprimento das obrigações e tornar a fiscalização do Fisco mais fácil, como forma de se adequar às novas tendências e à modernização do mercado.
Pensando nisso, elaboramos este conteúdo completo para explicar os principais pontos em relação ao assunto. Confira!
O conceito de transformação digital
A transformação digital representa a aplicação de tecnologias com a finalidade de aprimorar os processos e as rotinas de um negócio, gerando integração dos sistemas contábeis, automatização de tarefas, segurança, entre outros.
O sistema tributário do Brasil é um dos mais burocráticos e complexos do mundo. Assim, contar com inovações é fundamental para o cumprimento adequado de todas as obrigações que envolvem a área.
Por exemplo, o governo federal já tem desenvolvido diversas melhorias para tornar os processos mais ágeis e eficazes e ajudar os Fiscos da união, dos estados e dos municípios, por meio do Programa SPES, eSocial e demais.
Dessa forma, em vez dos contribuintes terem que gastar diversas horas para digitar as informações que deverão ser repassadas aos órgãos fiscalizadores, é possível utilizar esse tempo para avaliar todos os registros, processar grandes volumes de dados e adquirir insights relevantes para a tomada das melhores decisões na companhia.
O cenário atual da transformação digital tributária
Entre os principais impactos causados pela implementação da transformação digital tributária, está a necessidade de adequação dos controles internos para criar a informação de maneira eficaz e, assim, atender todas as demandas geradas por essas mudanças. Afinal, se o controle não for apropriado, problemas com o Fisco acontecerão.
Além disso, um mercado cada vez mais competitivo, com variações frequentes e negociações bastante acirradas, exige um nível alto de monitoramento das empresas e um poder de negociação cada vez mais efetivo, tornando indispensável a adoção de processos tributários mais rápidos, além de planejamentos, ações e decisões cada vez mais eficazes.
A maioria dos contribuintes tem visto com bons olhos as alterações geradas pela inserção da tecnologia, tendo em vista que, anteriormente, era preciso trabalhar com uma grande quantidade de papéis. Além disso, os trabalhos manuais são muito susceptíveis a erros e à entrega das obrigações fora do prazo.
Atualmente, com o uso das principais tendências, fica mais fácil atender as demandas e as datas do Fisco por meio das plataformas digitais criadas pelo governo, viabilizando uma maior capacidade estratégica e analítica dos dados da empresa.
Em relação às empresas de grande porte, normalmente, a decisão é tomada por quem é responsável por realizar a gestão tributária e fiscal. Já nas pequenas empresas, essa tarefa é um pouco mais complicada, considerando seu orçamento, que talvez possa ser um pouco mais apertado, fazendo com que o custo do investimento seja proporcionalmente maior, o que pode ser considerado um desafio.
Entre outros problemas, está o fato de as pequenas e médias empresas, geralmente, não entenderem a visão dos órgãos fiscalizadores sobre o assunto, além de os profissionais contábeis que prestam serviços para a organização não orientarem os gestores quanto ao papel e relevância da transformação digital tributária.
Em um primeiro momento, aplicar uma estratégia de inserção da tecnologia no setor tributário pode parecer algo custoso e amplo, mas nem sempre ocorre dessa maneira. Por isso, é importante pensar na possibilidade de encontrar parceiros tecnológicos e capacitados para o desenvolvimento das melhores soluções, já que eles entendem de máquinas, ferramentas, softwares e demais recursos que podem ser a mudança que o negócio precisa.
Nesse caso, é necessário que cada estabelecimento entenda suas características e especificidades, para que possa realizar uma análise precisa, traçar o melhor caminho e contar com as inovações mais apropriadas, considerando que investir nas transformações é uma necessidade para se preparar e adequar a empresa à nova forma de executar os processos tributários.
Os principais pontos da transformação tributária
Com o advento da tecnologia, diversas ferramentas foram desenvolvidas com a finalidade de proporcionar que as tendências possam ser aplicadas nos negócios de forma mais efetiva. Conheça as principais!
Inteligência artificial
A Inteligência Artificial (IA) trata-se da simulação do raciocínio humano por meio de aplicações e máquinas que trabalham quase sem nenhuma intervenção das pessoas. Por intermédio desse mecanismo, é possível automatizar as tarefas de análises e operações tributárias.
Robotic Process Automation (RPA)
A robótica representa a automação de processos diários. É uma das tecnologias que geram mais impactos quando falamos da otimização das atividades tributárias, considerando que as máquinas fazem cálculos de maneira automática e geram arquivos, guias e declarações relacionadas às obrigações acessórias e demais.
Além disso, os computadores conseguem realizar um alto volume de tarefas simultaneamente, de forma ágil, sem falhas e atrasos em seus envios, como balanço, apuração dos impostos etc.
Data Science
A ciência de dados, também conhecida como Data Science, tem o objetivo de captar e juntar informações para análises minuciosas, no entanto, em uma abordagem diferente para fazer a interpretação.
Nessa situação, há o auxílio de um profissional multidisciplinar (cientista de dados), que reúne algumas especialidades, como de estatística, programação e matemática, além do conhecimento básico a respeito da empresa, para que consiga averiguar todos os dados usando como base o foco estratégico do negócio.
A partir de um grupo de informações coletadas e usando métodos científicos, esse profissional analisa e explora padrões e anomalias, proporcionando entendimentos relevantes para a instituição.
Business Intelligence (BI)
É uma ferramenta que coleta dados dos sistemas internos da organização ou de fontes externas com a finalidade de fazer uma análise complexa e efetiva em prol do negócio. Essa é uma tecnologia muito usada no marketing, no entanto, tem aplicações que podem ser bastante úteis em relação aos assuntos tributários.
Uma plataforma BI faz a integração dos processos da companhia com a gestão tributária e fiscal para gerar relatórios e estatísticas de forma ágil. Assim, as informações contribuem para que o gestor consiga tomar as melhores decisões relativas ao pagamento de tributos, à definição do regime tributário mais adequado, entre outros.
Computação em nuvem
A computação em nuvem retrata o uso de servidores de outras organizações para a execução de operações em seus computadores. Dessa forma, os dados podem ser acessados por meio de vários dispositivos, como notebooks, tablets, smartphones etc.
Isso gera uma série de vantagens, por exemplo, a minimização dos custos com investimentos em computadores e servidores potentes, a eliminação dos riscos, a segurança dos dados etc.
Os principais benefícios da transformação digital tributária
A transformação digital tributária gera uma série de benefícios para a empresa. Veja os principais!
Aumento da produtividade
Pelo fato de os processos serem automatizados, os funcionários não precisam gastar tanto tempo para executar tarefas burocráticas e repetitivas, o que proporciona que eles se dediquem às questões mais estratégicas da companhia. Além disso, as tecnologias contribuem para a minimização do estresse da equipe, tendo em vista que melhoram a qualidade do ambiente de trabalho.
Redução dos custos
A transformação digital também propicia retornos financeiros em médio e longo prazo, já que ela otimiza e eleva a eficiência de todo o departamento, diminuindo a ocorrência de falhas e a necessidade de contratar novos funcionários. Ainda, evita a aplicação de recursos em estratégias erradas.
Auxilio na tomada de decisão
A tomada de decisão é um processo que requer uma boa dedicação de tempo, tendo em vista a necessidade de coletar dados reais e precisos, gerar relatórios, compreendê-los, elaborar estratégias, aplicá-las e monitorar os resultados.
Por meio da transformação digital tributária, é possível conseguir uma maior eficiência ao usar plataformas inteligentes que coletam as informações do negócio de forma automática, emitem relatórios e aplicam os indicadores para chegar ao resultado.
Minimização dos erros
É muito comum que os colaboradores cometam alguns erros durante o desempenho de suas funções, principalmente em tarefas mais complexas e burocráticas. Por meio da tecnologia, é possível resolver esse problema, já que os computadores conseguem executar um grande volume de atividades sem cometer falhas, reduzindo os riscos à organização.
Análise dos documentos fiscais
Com a inserção da tecnologia, a verificação dos documentos fiscais é automatizada, pois o sistema recebe os dados sobre tributos, notas fiscais, cálculos e outras informações, sendo possível checar inconsistências, erros e demais pontos que podem trazer futuras dores de cabeça.
Automação da auditoria tributária
A auditoria tributária é uma atividade que exige muita atenção dos responsáveis. No entanto, com a modernização dos processos, é possível coletar informações transmitidas ao Fisco por meio do SPED Contábil e Fiscal, além de fazer o diagnóstico desses dados, encontrando e corrigindo possíveis falhas.
Aumento da eficiência operacional
O aumento da eficiência operacional é uma vantagem buscada pela maioria das empresas em suas áreas fiscal e tributária. Quando o assunto é referente aos impostos, um dos pontos para que isso aconteça é a automatização das tarefas rotineiras. Assim, os profissionais do setor conseguem atender às demandas legais de forma mais simples e gastar seu tempo em outros processos, como os de análise e planejamento.
Ao substituir um trabalho que gastaria muito tempo para ser finalizado com capital humano por um processo automatizado que levará poucos segundos, existe um alto ganho de produtividade.
Garantia do compliance
O compliance consiste em assegurar a regularidade perante a lei e estar em conformidade com os regimentos internos e princípios de fornecedores e parceiros. Várias vezes, a companhia se torna irregular e é penalizada por não manter uma boa gestão fiscal.
Contudo, esses problemas podem ser reduzidos com a colaboração da tecnologia, já que tarefas complexas serão automatizadas, o que diminui o cometimento de erros.
Previsão de investimentos
Como o índice de falhas e retrabalhos é minimizado, é possível desenvolver análises para um plano de investimentos. Além disso, como o gestor dedicará um tempo menor a diversas tarefas, terá disponibilidade para se empenhar na elaboração de um planejamento eficaz para o negócio.
As formas de se preparar para a transformação digital tributária
Veja a seguir algumas estratégias que podem ser implementadas para que o negócio esteja preparado para a adoção da transformação digital tributária.
Reavalie os processos internos
Questione a maneira como todos os processos internos são executados nos dias atuais e busque melhores alternativas para otimizá-los. A inserção de ferramentas tecnológicas é uma boa ideia para obter melhoras no desempenho e alterar o fluxo de atividades internas.
Promova mudanças na cultura
É importante preparar o time para que ele consiga utilizar os recursos implementados da melhor forma possível. Por isso, é necessário que ocorra uma mudança na cultura das áreas tributária e fiscal antes da inserção da transformação digital.
Engaje o desenvolvimento dos colaboradores
As habilidades e competências dos profissionais do setor sofrem modificações com o uso da tecnologia. Por esse motivo, realize um exercício de reavaliação para engajar o desenvolvimento de todos os integrantes do time.
Implemente uma etapa de transição
A adaptação inicial às alterações aplicadas pela transformação digital pode ser mais difícil do que se imagina. Então, o ideal é elaborar um cronograma de transição para promover as novas rotinas de trabalho.
Alinhe as novas adequações à empresa em geral
Será difícil aplicar a transformação digital tributária sem o apoio do restante da companhia. Dessa forma, é necessário alinhar essas alterações com o gestor da empresa.
Identifique as ferramentas mais apropriadas
Para inserir a tecnologia nos processos, é preciso identificar as melhores ferramentas para o negócio. Afinal, são essas soluções que ficarão responsáveis pela otimização dos processos e pela simplificação das tarefas do setor tributário.
A importância da consultoria nesse processo
Profissionais experientes e que prestam consultoria podem ajudar na implementação correta das inovações tecnológicas e da automação, contribuindo para o aproveitamento de todos os benefícios. Isso porque o negócio pode deixar de usufruir de várias vantagens quando não entende do assunto, o que torna necessário esse apoio.
A transformação digital tributária precisa ser realizada com muito cuidado, já que engloba várias informações e dados da companhia. Para isso, uma dica é realizar parcerias com empresas tecnológicas, para que possam indicar as melhores soluções tributárias conforme as necessidades e características da empresa, a fim de que tudo esteja em conformidade com as leis fiscais, os objetivos e as metas da organização.
Diante de um sistema tributário tão complexo e burocrático, é importante reconhecer o papel da transformação digital tributária nesse cenário, bem como sua finalidade de otimizar os processos e minimizar a ocorrência de erros que podem levar ao cometimento de infrações e penalizações por parte do Fisco. Então, este é o momento de verificar as ferramentas disponíveis, as funcionalidades de cada uma, entender as mais adequadas ao negócio, aplicá-las e aproveitar todos os seus benefícios.
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