Saiba o que é a retenção de impostos e como pode influenciar no seu negócio

A retenção de impostos consiste em um mecanismo criado pelo governo para garantir que parte da arrecadação seja revertida aos cofres públicos. No caso das empresas, ela incide sobre o Imposto de Renda e sobre as principais contribuições sociais, como PIS (Programa de Integração Social), COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) e CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido).

Conhecer bem seu funcionamento garante que sua empresa evite, ainda que de forma involuntária, a sonegação fiscal ou a apropriação indébita. Nesse último caso, a empresa até registra a retenção mas, por algum motivo, deixa de repassar o valor recolhido ao governo. É um cenário que pode acontecer, em especial, nos negócios sem muito controle fiscal ou que não usam softwares ou sistemas de controle tributário mais eficazes.

Para evitar esses e outros problemas, convidamos você a avançar na leitura deste artigo. Aqui, você conhecerá melhor os “segredos” por trás da retenção. Vamos em frente?

O que significa imposto retido na fonte?

Como você bem sabe, os impostos que incidem sobre as atividades empresariais podem ser recolhidos, basicamente, de duas formas: por transação ou nas declarações anuais ou trimestrais.

Esse recolhimento, por sua vez, será feito de forma correta, à medida que a empresa apurar com precisão os valores tributáveis e as alíquotas incidentes. Mas e se esse processo de apurar tiver erros, como fica?

O governo sabe que esse é um risco iminente. Por isso, tem no mecanismo de retenção de imposto uma forma de assegurar que os cofres públicos não serão desfalcados por erros de terceiros. É como se fosse uma antecipação, ou seja: se todo empresário tem que pagar imposto, então, nada impede que isso seja feito antes mesmo que a receita por suas vendas sejam contabilizadas.

Por que existe a retenção?

Dessa forma, a retenção existe como garantia de que a sonegação fiscal será mínima. Afinal, ela acontece tanto para quem vende quanto para quem compra, ainda que, em alguns casos, a responsabilidade pelo registro e repasse de valores seja da parte que vende.

Pode até parecer um exagero mas, no Brasil, o problema da sonegação ainda é muito sério. De acordo com um estudo do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), só em 2018, deixamos de arrecadar R$345 bilhões em virtude da sonegação. Logo, a retenção de impostos vem a ser um remédio amargo, mas necessário, para evitar que ainda mais recursos escoem pelo ralo, prejudicando a população como um todo.

Quais as diferenças para a Substituição Tributária?

Como você sabe, no Brasil, prevalece o chamado pacto federativo. Nele, os estados têm autonomia para decidir assuntos em matéria legislativa, jurídica e também tributária.

Em observância a esse pacto, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) é cobrado a partir dos chamados acordos e ajustes feitos pelo Sistema Nacional de Informações Econômicas e Fiscais (SINIEF). Eles são instituídos para equilibrar as relações comerciais entre estados e para evitar a chamada “guerra fiscal”, entre outros objetivos.

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Nessa relação, um dos mecanismos para tornar menos desiguais os critérios de cobrança é a Substituição Tributária (ST). Ela é, portanto, cobrada em operações tributadas pelo ICMS ou, em alguns casos, pelo ISS. Nela, o imposto que seria cobrado na venda ao consumidor final é cobrado antes, em operações de distribuição, principalmente.

Essa antecipação na cobrança pode ser confundida com a retenção de imposto. Mas, na realidade, são formas bastante distintas de tributação, a começar pelas alíquotas. Ou, em outras palavras, a ST é uma forma de retenção, mas ela se aplica somente ao caso do ICMS.

Como é feito o cálculo do IRRF?

Não restam dúvidas sobre o que leva o governo a cobrar o imposto de forma antecipada, certo? Perceba que essa cobrança pode acontecer em diversos casos, o que faz do cálculo da retenção um processo relativamente complexo de ser estruturado.

Por outro lado, nada nos impede de entender como funciona essa forma de tributação por meio de um simples exemplo, não é mesmo? Então, vamos imaginar que a empresa Silva prestou um serviço para a empresa Santos. O valor total pela prestação foi de R$7 mil.

Sendo uma NF-e cujo valor é maior que R$215,05, deve ser recolhida para cada tipo de contribuição a respectiva alíquota, a título de retenção. Note que empresas optantes do regime tributário Simples Nacional, MEIs e micro empresas são isentas dessa cobrança. Vamos ver como fica a retenção do Imposto de Renda para Pessoa Jurídica?

Nesse caso, primeiramente. temos que tomar a alíquota de 4,8% prevista. Ela será repartida em 1,5% para a empresa Santos (tomadora) e 3,3% para a empresa Silva (que presta o serviço). Sendo assim, temos o total de R$105,00 para uma e de R$231,00 para a outra.

A esse montante, deverão ser somadas outras contribuições como PIS, COFINS e CSLL. Além disso, deve-se prestar atenção à retenção do ISS, que acontece para alguns casos em empresas do mesmo município, sendo obrigatória em transações intermunicipais. Em outros casos, a retenção não é dividida, devendo ser paga apenas pela parte tomadora.

Quais os riscos de não saber como funciona a retenção?

Você viu em tópicos anteriores que a instituição da retenção tem como objetivo principal minimizar os impactos da sonegação aos cofres públicos. Por outro lado, isso não significa que o fisco brasileiro não está atento ou que deixe de exercer a fiscalização de costume.

Lembre-se, por exemplo, dos casos em que a retenção é registrada, mas o valor não é pago junto ao governo. Isso configura, como vimos, o crime de apropriação indébita que, segundo a Lei nº 8.137/90, gera penas que podem variar de 2 a 5 anos de reclusão. Ainda que fique comprovado que não houve má-fé, são grandes as chances de o empresário parar atrás das grades por conta de um erro.

Como vimos, é fundamental que os processos tributários e contábeis em sua empresa sejam sempre amparados por especialistas. Além disso, é de grande ajuda contar com sistemas que automatizem a apuração e as rotinas de cobrança na retenção de impostos.

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