Saiba como escolher um sistema contábil para a sua empresa

Nos dias atuais, a tecnologia está inserida em todos os setores como forma de otimizar os processos, melhorar a qualidade dos serviços e auxiliar nas tomadas de decisões, tornando-se obrigatória em praticamente todasempresas. Existem uma série de processos contábeis essenciais à manutenção do negócio e ao controle das movimentações financeiras. Por isso, é importante saber como escolher um sistema contábil.

Diante das muitas opções ferramentas disponíveis no mercado, alguns itens precisam ser avaliados antes de fazer uma escolha.

Quer saber quais são? Então, continua sua leitura!

Segurança das informações

A contabilidade é uma tarefa complexa e muito importante na empresa, já que se trata de dados financeiros e patrimoniais. Dessa forma, no momento de escolher um software, busque por aqueles que têm bancos de dados com segurança forte. Assim, você evitará problemas que podem gerar prejuízos ou manchar a reputação donegócio, como acesso indevido de terceiros ou perda de informações.

O acesso restrito, estabelecido conforme o tipo de usuário, também precisa ser avaliado nesse momento, fortalecendo ainda mais a proteção das informações sigilosas, já que o vazamento de dados sensíveis dos clientes pode gerar danos irreparáveis.

Uma das melhores opções são as ferramentas baseadas em computação na nuvem, que se trata de uma tecnologia de ponta quando falamos em segurança. Além de não apresentarem um custo tão alto, as informações podem ser acessadas de qualquer lugar e a qualquer hora, desde que seja por uma pessoa autorizada.

Agilidade e confiabilidade

A rapidez e confiança nas atividades contábeis é um grande diferencial quando estiver pensando em como escolher um sistema contábil. É necessário buscar por recursos inteligentes e com suporte disponível para esclarecer quaisquer dúvidas.

O preço não deve ser o único requisito a ser considerado, afinal, os mecanismos mais baratos podem não apresentar todas as funcionalidades que a empresa realmente precisa para ter suas necessidades atendidas, fazendo com que o investimento não traga os resultados esperados.

Relação custo/benefício

Como já foi dito, definir um software pelo preço não é a melhor alternativa, tendo em vista que nem sempre ele atende a todas as demandas contábeis do seu negócio. Da mesma forma, ao priorizar somente a qualidade, o investimento pode não se enquadrar no orçamento do departamento. Por isso, o melhor a se fazer é procurar a relação custo/benefício.

Para conseguir isso, avalie dois pontos: se o preço está atraente, considerando todas as vantagens oferecidas, e se o sistema propicia soluções semelhantes ou acima das apresentadas pelos concorrentes. Caso a resposta seja sim para as duas questões, quer dizer que o sistema oferece um bom custo/benefício.

O esquema para avaliar o custo/benefício é pesquisar os diversos fornecedores que encontrar no mercado. Realize um levantamento entre três a cinco orçamentos e avalie qual preenche melhor os requisitos. O importante é não definir a ferramenta apenas por um único item isolado.

Interface eficiente e intuitiva

O sistema pode ser bom, mas se os módulos e o layout não contribuírem, muito tempo é perdido. Prefira uma ferramenta que apresente uma interface eficiente e intuitiva, possibilitando que você e toda equipe de trabalho possam usá-la de forma acessível.

É importante que todos os funcionários tenham facilidade para mexer no programa e, assim, aumentem sua produtividade e reduzam os retrabalhos provocados por algum tipo de erro.

Integração com outros sistemas e atualização

A integração com diversos sistemas é um requisito essencial no momento de optar por um sistema contábil, já que grande parte das obrigações fiscais e tributárias usam dados de mais de um setor ao mesmo tempo. Isso possibilita um ganho de tempo e qualidade na informação, além de impedir perdas e esquecimentos dos processos que devem passar por mais de um setor.

Também é necessário integrar o envio automático de obrigações como SPED Fiscal, DIRF, SEFIP e demais funções que integram o calendário de obrigações acessórias dascompanhias.

O sistema precisa se manter sempre atualizado, considerando que as obrigações tributárias se alteram constantemente e apenas os updates são capazes de assegurar que a ferramenta será válida por muito tempo. Sem essas atualizações, a empresa funcionará com um software totalmente defasado.

Multifunção

Quando falamos de um sistema com integração contábil, outra dica relevante para que consiga optar pelo melhor sistema é que ele seja multifuncional. Isso significa que ele deve ter recursos que vão além do segmento contábil, ajudando nos demais processos.

Gerenciamento de atividades

Um bom sistema contábil precisa também realizar o gerenciamento das atividades e usuários. Busque por soluções que auxiliem no controle de acessos e monitores os usuários quanto aos processos e tarefas.

Isso propicia uma boa gestão do desempenho dos colaboradores e realização das atividades, o que gera ganhos em produtividade, evita atrasos na contabilização e ainda simplifica a delegação de funções, considerando que é possível compreender os processos de forma minuciosa.

É muito comum que algumas instituições contratem serviços cheios de funcionalidades, mas que, muitas vezes, não chegam a ser utilizadas. Dessa forma, procure por alternativas modulares e que possam ser adicionadas conforme as demandas do negócio.

Suporte oferecido

Ao adquirir um sistema de contabilidade, você inicia uma relação com o seu fornecedor. É muito comum precisar esclarecer dúvidas e fazer solicitações. Por isso, é necessário contar com um suporte que esteja sempre disponível.

Nesse caso, a dica é sempre avaliar como esse suporte é feito. Por exemplo, existe atendimento nos feriados e finais de semana? Qual é o horário? O atendimento é feito por um chatbot ou por meio de um especialista? A empresa oferece quais canais de comunicação?

Tenha sempre em mente a importância do suporte, já que ele vai auxiliar em situações imprevisíveis e garantir que as atividades sejam realizadas corretamente. Então, opte por um suporte completo, composto de agilidade e qualidade no atendimento.

Esperamos que, com essas dicas, fique mais claro como escolher um sistema contábil para a sua empresa. Além de avaliar as demandas e necessidades do negócio que devem ser supridas, é importante optar por ferramentas que apresentem menos burocracia, ofereçam a credibilidade que um mecanismo que lida com dados precisa ter e que contribua para aexpansão do negócio sem extrapolar o orçamento.

Quer contar com um software contábil de qualidade e que consiga atender as expectativas do negócio?Entre em contato com a gente e veja como podemos ajudar!