Troca de Contador: como fazer e o que levar em conta

A contabilidade exerce um papel fundamental dentro das empresas, independentemente do seu tamanho. Por isso, quando o funcionário ou serviço terceirizado contratado não atende às necessidades, você pode fazer a troca de contador.

De fato, o setor contábil é um dos que exigem mais cuidados, tendo em vista as diversas atividades complexas que fazem parte de suas funções, como por exemplo: pagamento de tributos, elaboração de demonstrações contábeis e fornecimento de dados relevantes para a tomada de decisões do negócio, entre outros.

Existem diversos motivos para você ficar insatisfeito com o seu contador atual e, apesar de não existir o momento certo para mudar, alguns pontos devem ser avaliados, porque a falta de um serviço adequado pode prejudicar o crescimento da sua empresa.

Quer saber quando é necessário trocar de contador? Tem dúvidas sobre como funciona essa mudança? Então, descubra a resposta nos tópicos seguintes!

É possível mudar de contador?

Sim, você pode fazer a troca de contador a qualquer momento! Não existem empecilhos legais para buscar outro profissional ou escritório quando entende que o atual não está entregando os resultados que você esperava. Na verdade, apesar de ser assustador para alguns empreendedores, o processo pode ser simples e rápido.

Segundo o Código de Defesa do Consumidor, qualquer empreendedor tem esse direito, desde que não tenha nenhuma cláusula de prazo ou fidelidade no contrato anterior. Nesse caso, se ainda estiver dentro do prazo, uma multa pode ser cobrada se a troca for efetuada.

Portanto, não existindo nada previsto no contrato, pode decidir a qualquer momento mudar o responsável pela sua contabilidade. Se essa dúvida o trouxe até aqui, vamos falar sobre como funciona esse processo, dicas para entender se é o momento ideal e os documentos necessários.

Qual a importância da contabilidade para as empresas?

Bom, antes de falar sobre a decisão de trocar de contador e de como funciona o processo de troca, é válido relembrar a relevância desse serviço para o seu negócio. Primeiramente, qualquer empresa precisa de um contador — a única exceção são os Microempreendedores Individuais (MEIs).

Isso porque esse profissional é responsável por rotinas essenciais para manter a empresa funcionando dentro das regras e com as suas obrigações fiscais em dia. Além de cuidar do pagamento de impostos e de fazer a gestão da folha de pagamento, a contabilidade também mantém as documentações organizadas e o deixa regularizado com o Fisco.

Além disso, esse auxílio é importante em todas as fases do seu negócio, desde o processo de abertura até o crescimento e possível encerramento das atividades. O Brasil é conhecido por ter um dos sistemas tributários mais difíceis e complexos do mundo, logo contar com um especialista no setor é fundamental para cumprir essas obrigações. 

Dessa forma, o empreendedor pode se concentrar no que mais importa: fazer a sua startup crescer e alcançar melhores resultados. Porém, é possível que, em algum momento, o serviço de contabilidade atual deixe de corresponder às suas necessidades, então o empreendedor deve avaliar se a mudança é o melhor caminho.

Até porque, em caso de irregularidades, você pode ser responsabilizado, podendo até responder a processos na Justiça. Ou seja, ter um contador de confiança é essencial! Portanto, nos próximos tópicos veremos se chegou a hora de trocar de contador.

Quais os motivos principais para fazer a troca de contador?

Antes de mais nada, não existe uma fórmula ideal para definir se a troca de contador é ideal no momento. Cada empresa tem as suas características e necessidades, então é importante fazer uma avaliação antes de tomar a decisão.

Porém, há alguns indicativos de que essa relação não está funcionando como deveria. Quando isso acontece, a mudança pode ser o melhor caminho, porque problemas na contabilidade podem atrasar o crescimento da sua empresa ou até trazer problemas legais para ela.

Dessa forma, separamos alguns motivos que podem levar à substituição. Confira!

Indisponibilidade do profissional

Uma empresa exerce diversas operações todos os dias, por isso a variação patrimonial é intensa. Ter um contador indisponível que cuida dos negócios não é nada bom, pois muitas dúvidas podem ocorrer. Além disso, é importante ter em mente que a legislação sofre alterações frequentemente. A contabilidade tem um papel decisivo nesses momentos para garantir a melhor aplicação das normas e regras.

O bom relacionamento entre as partes é primordial para a boa execução dos serviços, então o profissional contábil precisa estar disposto para atender ligações, responder e-mails ou mensagens instantâneas com rapidez — sendo sempre cordial ao longo do atendimento. Avalie se esse fator está sendo realizado de acordo com o contratado e se o contador está aberto para solucionar os problemas com boa vontade.

Perda de documentos ou com informações erradas

Esse é um dos principais problemas que podem ser cometidos pelo contador. Tendo em vista que erros costumam gerar multas e demais penalidades, que causam danos até mesmo irreversíveis, como:

• envio atrasado de declarações;
• cálculo incorreto dos impostos;
• elaboração equivocada de relatórios e demonstrativos financeiros e contábeis;
• preenchimento inadequado das obrigações acessórias, entre outros.

Dependendo do erro, o Fisco poderá entender como uma atividade criminosa contra a ordem tributária e, consequentemente, ocasionar nos casos mais graves: a prisão dos responsáveis. É claro que essa é uma situação mais extrema, mas que ilustra como a contabilidade é vital para a rotina do seu negócio.

Já o extravio de documentos pode acontecer por meio da perda, do envio pelo local errado ou por deixar registros sigilosos da empresa se tornarem públicos, como dados bancários, pessoais e outros.

Caso ocorra de receber dados sigilosos de outros clientes, talvez signifique que as informações de seu negócio também possam ter sido transferidas para terceiros por engano. Apesar das falhas acontecerem em sua maioria nos processos complexos, existem documentos que não podem, de jeito nenhum, cair nas mãos de pessoas não autorizadas.

Ausência de proatividade para aproveitar as oportunidades

O contador tem uma função bastante estratégica, indo muito além da realização de questões burocráticas. Um contador que não tem uma visão ampla dificilmente vai conseguir aproveitar as chances oferecidas pelo governo, como isenções fiscais, linhas de crédito especiais e demais incentivos.

É necessário que ele esteja sempre muito bem informado e comunique a respeito de novas oportunidades, caso contrário, corre o risco da organização pagar mais impostos do que realmente precisa. Como a nossa carga tributária é considerada alta, essa proatividade pode realmente fazer a diferença na saúde financeira da empresa.

Descumprimento de prazos

Atrasos em algumas atividades podem prejudicar todo o fluxo de trabalho da empresa, portanto, cumprir prazos é uma tarefa fundamental. Além disso, possíveis falhas nesse quesito podem gerar aplicação de multas bastante onerosas por parte do Fisco.

As obrigações legais da organização englobam diversos prazos, mas é primordial que o profissional contábil seja capaz de administrar todas elas de forma eficiente para evitar pagamentos depois da data de vencimento. Quando essa desorganização se torna uma rotina, vale a pena avaliar a troca de contador.

Falta de qualificação e conhecimento técnico

A falta de qualificação é outra questão que deve ser observada. Sabe por quê? Ela retrata a falha de conhecimento técnico do contador na prestação do serviço. Contudo, ter somente o certificado de conclusão de curso ou especialização não é o suficiente, pois é fundamental ter o conhecimento aplicado em anos de experiência. Assim, o necessário é a capacidade de atender as demandas da empresa com eficiência.

Por exemplo, o Fisco é bem exigente, e com o avanço da tecnologia, cada vez mais as obrigações vão se tornando automatizadas. Caso o profissional apresente o desconhecimento técnico de atividades como a do SPED —Sistema Público de Escrituração Digital, provavelmente vai enfrentar problemas para atender as exigências definidas pela lei.

Se a empresa já tiver sofrido com multas ou demais sanções por essa falta de conhecimento, é hora de trocar de contador.

Utilização de recursos ultrapassados

A tecnologia já se encontra presente em praticamente todas as áreas, e na contabilidade não é diferente. No mercado podem ser encontradas diversas ferramentas de gestão criadas com o intuito de propiciar vantagens para o setor por meio de: automatização de várias tarefas burocráticas, utilização de certificados digitais que proporcionam validade jurídica para assinaturas digitais e demais soluções.

Entre os principais benefícios estão:

• produtividade: já que a tecnologia gera rapidez na troca de informações e isso possibilita um retorno mais eficaz e relevante do contador;
• economia: pois diminui os gastos com recursos físicos, materiais de escritório, papéis, entre outros;
• diminuição de erros: já que contar com aparelhos tecnológicos diminui as chances de falhas provocadas por atividades feitas por mãos humanas;
• segurança: tendo em vista que um bom software disponibiliza um robusto sistema de segurança, além de fazer backups em nuvem.

Caso o seu contador se oponha à modernização e prefira continuar com uma pilha de papéis na mesa e processos ultrapassados, talvez seja o momento de trocar por um serviço mais atualizado.

Como fazer a troca de contador?

Se um ou mais motivos apontados no tópico anterior ocorrem na sua empresa e você decidiu fazer a troca de contador, então chegou a hora de falar sobre como funciona esse processo na prática. Por isso, preparamos um passo a passo para não deixar dúvidas sobre o procedimento.

Escolha o novo serviço de contabilidade

Devido à sua importância, é um risco deixar a empresa um dia sequer sem contador. Portanto, antes de providenciar a troca, faça sua pesquisa e escolha quem será o novo responsável. É importante que essas pessoas participem do processo de transição.

Consulte as pendências com o atual contador

Então, olhe o contrato atual para analisar se há alguma penalização pelo seu encerramento. Sem impeditivos, a dica é verificar se existe alguma pendência que ainda não foi resolvida pelo atual contador, como recolhimento de impostos atrasados ou parcelamentos de débitos a serem pagos.

Faça a comunicação da mudança

Em seguida, comunique ao atual contador a decisão e combine a data em que o contrato será encerrado (a dica é ser no último dia do mês). O contador deve preparar o contrato de distrato e enviar toda a documentação solicitada. Importante: qualquer erro constatado no período em que o contrato estava em vigor segue sendo responsabilidade dele.

Realize o processo de transição

Com o distrato feito com o serviço anterior e a assinatura do contrato com o novo escritório, chegou o momento da passagem de bastão. Você receberá um e-mail de boas-vindas com todas as informações necessárias e os documentos que devem ser pedidos ao antigo contador. De posse deles, essa nova fase tem início.

Além disso, cabe ao novo contador preencher o Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica, com as principais informações sobre a troca. O documento deve ser emitido em 3 vias, sendo que uma fica com o cliente e a outra é entregue ao escritório anterior.

Solicite os documentos necessários

Todos os documentos relativos à empresa que estavam com o contador antigo devem ser enviados para o empreendedor e repassados para seu novo escritório. Os mais importantes são o certificado digital, que funciona com a carteira de identidade da empresa, e todas as movimentações financeiras. Além disso, outros documentos também podem ser solicitados durante o processo de onboarding, que é essa transição de contador.

Como encontrar um bom serviço de contabilidade?

Se você deseja fazer a troca de contador por qualquer motivo, com certeza a ideia é encontrar um profissional ou serviço que atenda melhor às necessidades da sua empresa. Mas como encontrar o contador ideal? Leve em conta os seguintes fatores:

• Se o escritório é registrado no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) da região;
• Recomendações de outros clientes;
• Quais serviços são oferecidos;
• Avaliação do atendimento ao cliente;
• Capacidade de oferecer um serviço personalizado para o tamanho da sua empresa;
• Uso de tecnologia para agilizar as operações contábeis, entre outros.

No caso de startups ou pequenas empresas, a contabilidade online é uma parceira fundamental para a escalada do negócio. Não apenas porque você não precisa se deslocar até o escritório para resolver suas pendências, mas porque o seu serviço é pensado para melhorar a sua estratégia contábil e apoiar na busca por melhores resultados.

Trata-se de um serviço realizado de forma automatizada que oferece todo o suporte e informações necessárias por meio digital. Além de contar com o apoio de um profissional, a empresa tem acesso de forma eficiente e organizada a todos os documentos que o negócio precisa em sua rotina, via internet.

Portanto, na hora de realizar a troca de contador, dê prioridade àquele que tem as melhores soluções para a sua startup, com atendimento personalizado, digital e alinhado com as suas necessidades. Assim, o serviço se torna mais prático e você pode colher os frutos com economia de impostos e estratégias certeiras para alavancar o seu negócio. O seu futuro agradece!
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