Confira um passo a passo para garantir o controle de despesas em seu negócio!

O controle de despesas ou gastos consiste em fazer uma gestão completa dos recursos e investimentos de um negócio. Para isso, é necessário usar técnicas e ferramentas para analisar o trajeto percorrido pelo dinheiro, desde quando ele entra no caixa até o momento em que ele sai, aumentar o controle das contas e encontrar pontos de economia.

Realizar essas atividades traz uma grande contribuição para a saúde financeira da empresa. Assim, os gestores poderão dar um direcionamento mais adequado para o dinheiro e assegurar que os resultados desejados sejam atingidos.

Publicamos este conteúdo que traz as melhores estratégias para fazer um bom controle de despesas. Confira!

Separar a conta pessoal da empresarial

É muito comum que empreendedores utilizem a mesma conta bancária, tanto para resolver suas questões pessoais como as empresariais. Outro costume é incluir despesas pessoais nas contas da empresa, como os gastos com estudos, contas telefônicas, jantares etc.

Esses são erros que trarão muitos prejuízos ao controle financeiro da empresa. Você não será capaz de identificar os gastos corporativos excessivos ou desnecessários pelo fato de que eles se confundem com os da vida pessoal do gestor. Pode-se solucionar esse problema com diferentes ações, como:

criar contas bancárias distintas para a empresa e cada um dos gestores;
separar as despesas domésticas e fazer um controle rígido do uso da conta empresarial;
estabelecer uma renda mensal fixa para os gestores.

Além de aumentar o controle, separar as contas ainda gera mais oportunidades de economia, pois há planos exclusivos e mais vantajosos para pessoas jurídicas. Isso se aplica, por exemplo, a telefonia, internet, linhas de crédito etc.

Analisar as entradas e saídas do caixa

Trata-se do monitoramento das entradas e saídas dos recursos financeiros da empresa, o que é conhecido como controle do fluxo de caixa. Ao fazê-lo, pode-se identificar a geração de caixa mensal, conferir se a empresa terá capacidade de arcar com seus compromissos em longo prazo e se há capital que pode ser destinado para investimentos.

Para isso, primeiro, anote todas as fontes de receitas do negócio, como:

receitas obtidas das vendas de bens ou prestação de serviços;
rendimentos dos investimentos realizados;
juros de vendas a prazo e empréstimos realizados etc.

Após, anote todas as saídas do caixa. Exemplos delas são:

contas de água, luz, internet e telefone;
folha de pagamento dos colaboradores;
materiais de escritório, cozinha ou copa;
equipamentos e computadores;
contas a pagar dos fornecedores;
financiamentos ou dívidas.

Essa prática permite que você saiba onde estão os maiores ganhos do negócio e os maximize. Também, serve para identificar gastos supérfluos ou excessivos, e diminuí-los. Por exemplo, é possível que o negócio esteja gastando muito com materiais de escritório, o que pode ser resolvido investindo com a implementação de novas tecnologias.

Categorizar os gastos

Com todos os gastos anotados, será preciso categorizá-los em custos e despesas. Os custos se relacionam diretamente com a atividade principal da empresa, podendo ser a produção de bens, vendas de mercadorias ou prestação de serviços. Exemplos deles são:

fretes;
embalagens;
matérias-primas;
aluguel de máquinas;
pagamentos dos funcionários responsáveis pela produção.

Quanto às despesas, elas não se interligam às atividades principais da empresa. Isso significa que elas independem das vendas ou da produção, como aluguel do espaço, tarifas bancárias, contas de telefone etc.

Além disso, tanto as despesas como os custos ainda podem ser divididos em dois subtipos:

fixos: seus valores não se alteram a cada mês;
variáveis: podem aumentar ou diminuir conforme o desempenho da empresa.

Ter um fundo para emergências

É comum que as empresas tenham que arcar com gastos inesperados, como perdas decorrentes de desastres naturais (por exemplo, enchentes) ou acidentes (como incêndios), conserto de equipamentos, necessidade de se manter em crise econômica no setor etc.

Para lidar com emergências financeiras e evitar que o negócio fique sem capital de giro (dinheiro necessário para realizar suas atividades), destine uma parte dos lucros para um fundo emergencial, que também é chamado de reservas para contingências.

O dinheiro pode ser deixado em um investimento de alta liquidez, ou seja, que possa ser facilmente resgatado. Em relação ao valor da reserva, é recomendável que a empresa tenha capital para se manter por seis meses.

Elaborar um bom planejamento financeiro

Para fazer um bom planejamento financeiro, é necessário realizar um diagnóstico das finanças atuais, definir os objetivos financeiros (em curto, médio e longo prazo) e as estratégias para alcançá-los. Essa ferramenta traz muitas informações relevantes para que os gestores consigam manter o equilíbrio das contas.

Por exemplo, o planejamento inclui simulações dos diferentes cenários que podem ocorrer na empresa, garantindo que você tome as melhores decisões em qualquer situação.

Utilizar a tecnologia como aliada

O controle das contas é uma atividade bastante complexa e que exige muita atenção dos gestores ou colaboradores responsáveis. Isso a torna impraticável de ser feita manualmente.

É recomendável que a empresa implemente um sistema de gestão que automatize atividades relacionadas à contabilidade e às finanças, pois isso trará um grande número de benefícios ao negócio, como:

minimização de erros: o sistema não incorre nas mesmas falhas que humanos;
agilidade: várias atividades serão realizadas automaticamente e de forma mais ágil, como fluxo de caixa, contas matemáticas, elaboração de relatórios financeiros, entre outras;
economia: os gastos com materiais físicos, encaminhamentos e traslados são diminuídos. As despesas administrativas (gastos com pessoal) também são reduzidas, já que o computador realizará boa parte delas.

Ressalta-se que simples planilhas em Excel não são capazes de satisfazer às necessidades do negócio: elas são limitadas e não trazem recursos mais complexos que estão presentes em sistemas de gestão. Entre eles, a integração com os demais setores da empresa, o acompanhamento em tempo real das contas etc.

Contar com o auxílio de profissionais qualificados

Os contadores são os profissionais com a qualificação necessária para auxiliar a empresa no seu controle financeiro e contábil. Atualmente, as empresas contábeis automatizam operações convencionais — como o cálculo de tributos e emissão de documentos fiscais — e se dedicam às atividades mais estratégicas da empresa, contribuindo bastante para o controle de despesas.

Para isso, é fundamental que o serviço contábil contratado ofereça:

legalização da empresa: assegura que o negócio se mantenha regular e evita que tenha prejuízos decorrentes de problemas legais;
consultoria tributária: identifica oportunidades para reduzir a carga tributária, bem como aproveitamento de benefícios fiscais;
gestão fiscal: maneja os documentos fiscais para evitar problemas com o Fisco e a imposição de multas;
contabilidade: gere os relatórios contábeis obrigatórios, auxilia no controle do patrimônio e das finanças.

O controle de despesas também contribui para melhorar a vantagem competitiva do negócio. Com as economias conquistadas, a empresa poderá aumentar seus lucros, reduzir seus preços ou investir em projetos de expansão.

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