Diferença entre Razão social e Nome Fantasia

A abertura de uma empresa exige muito mais do que pensar em um produto inovador ou ter uma grande ideia sobre um serviço que não existe no mercado. Antes de colocar isso em prática, é necessário definir informações importantes, como razão social e nome fantasia.

Esses dados ficam visíveis no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) e é comum que haja uma confusão sobre a utilidade de cada um, até porque em alguns casos eles são quase idênticos. Porém, enquanto a razão social é o nome empresarial, que deve ser único e aparece, por exemplo, nas notas fiscais, o nome fantasia é a forma como a empresa é conhecida no mercado.

De qualquer forma, o objetivo desse conteúdo é tirar as principais dúvidas sobre o assunto e trazer informações relevantes para a constituição da sua empresa. Aqui você descobrirá o que são, para que servem e algumas dicas para definir os nomes.

Está abrindo o seu negócio e precisa entender por que razão social e nome fantasia são tão importantes para o seu negócio? Então continue a leitura!

O que é razão social?

Razão social é o nome oficial de uma empresa, que a identifica no âmbito jurídico e administrativo. Muitos a chamam de firma empresarial, nome comercial ou denominação social. Seu nome deve ser exclusivo e único para ser aceito e registrado pelo Cartório ou pela Junta Comercial, sendo assim, não podem existir duas empresas com a mesma razão social.

Em outras palavras, ela faz com que cada empreendimento seja original, pois, antes de ser registrada, será realizada uma pesquisa para averiguar se existe um nome igual sendo utilizado por outro empreendedor. Caso já exista outra empresa com a mesma firma, o registro não será realizado.

A razão social pode conter o nome escolhido para a empresa, o nome e sobrenome do empreendedor ou mesmo a atividade exercida, como “provedor de conteúdo” ou “produções audiovisuais”  — a exceção é o Microempreendedor Individual (MEI), como veremos mais à frente.

Apesar dessa liberdade para definir o nome empresarial, é altamente recomendado fazer uma pesquisa prévia para confirmar que não há outra empresa com a mesma razão social registrada no estado. Assim, o processo para liberação na Junta ou cartório é facilitado.

Para saber a razão social de uma empresa, você pode consultar em bancos de dados pela internet ou ir diretamente no site delas, na área de “Sobre” ou na “Política de Privacidade”. Se você já pensou na razão social da sua empresa, faça a Consulta Prévia de Viabilidade, que responde se aquele nome está disponível.

Qual a diferença entre razão social e nome fantasia?

Embora sejam parecidos em alguns casos, razão social e nome fantasia têm funções diferentes em uma empresa. Enquanto o primeiro identifica legalmente o negócio, ou seja, desempenha um papel administrativo, o nome fantasia é o nome de fachada, que é a forma como a empresa é conhecida pelos consumidores.

Um exemplo prático ajuda a entender essa diferença. Talvez você nunca tenha ouvido falar da ARCOS DOURADOS COMÉRCIO DE ALIMENTOS S.A., mas com certeza conhece o McDonald’s. O primeiro é o nome empresarial, que aparece nas notas fiscais das compras feitas no restaurante.

Por outro lado, é o nome fantasia McDonald’s que é utilizado para a divulgação da empresa, fazendo com que ela se torne conhecida com mais facilidade pelos seus clientes. Dessa forma, o nome fantasia funciona como um apelido, mais simples e curto, enquanto a razão social seria o nome completo na certidão de nascimento.

Nome fantasia e marca também são coisas diferentes

Todavia, é importante fazer outra diferenciação: nome fantasia e marca são coisas diferentes. Quando você faz o registro da empresa e define o nome, isso não quer dizer que agora você tem uma marca registrada. Esse processo deve ser feito junto ao Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI), que é ligado ao Governo Federal.

Segundo a Lei da Propriedade Industrial (Lei n.º 9.279/96), que regula esse assunto no Brasil, a marca é “todo sinal distintivo, visualmente perceptível, que identifica e distingue produtos e serviços”. Ou seja, quando você encontra um “M” amarelo com um fundo vermelho, você logo reconhece que é um McDonald’s.

Isso explica porque outras empresas não podem utilizar o logotipo ou nome McDonald’s para divulgar o seu restaurante. Como é uma marca registrada, seu uso só é permitido com autorização dos seus donos. Ou seja, utilizar uma marca indevidamente pode gerar sanções na Justiça, então é melhor evitar!

Dessa forma, na hora de escolher um nome fantasia para o seu negócio, faça uma pesquisa para saber se aquele nome é igual a uma marca registrada no INPI. Caso ele esteja livre, a dica é fazer o seu registro depois de abrir a empresa, porque assim você garante aquela marca como sua.

Portanto, para não deixar dúvidas, preparamos um resumo rápido com o significado de cada nome:

• Razão social: nome que aparece nos documentos legais e garante que aquela organização é única;
• Nome fantasia: é o nome de fachada, ou seja, como a empresa é popularmente conhecida pelo público;
• Marca: é o que torna o nome ou design visual da empresa um ativo único e exclusivo. Para isso, deve ser registrado no INPI.

Para que serve a razão social?

O nome comercial consta no documento de constituição do empreendimento, em escrituras e outros instrumentos legais. Por meio dele, uma organização é individualizada e realiza as suas atividades de acordo com as legislações vigentes.

Na razão social, aparece a sigla que corresponde à natureza jurídica da empresa (Ltda., EIRELI, S.A.) ou o nome do empreendedor, em caso de EI ou MEI. 

Nesse sentido, escolher a razão social é um dos primeiros passos da constituição da empresa, porque ela é obrigatória e estará presente, por exemplo, no contrato social e nas notas fiscais emitidas. Entenda, nos tópicos abaixo, outras funções dessa denominação!

Diferenciar de outros negócios

A razão social diferencia a nova empresa daquelas que já foram cadastradas por outros empreendedores. As leis brasileiras não permitem que existam duas ou mais empresas com idêntica denominação. Em nosso país, existe uma proteção jurídica chamada de propriedade intelectual, que impede o uso do mesmo nome pelas organizações empresariais.

Definir limite territorial

Diante disso, aquele que fizer o primeiro registro do nome empresarial terá o direito de utilizá-lo no mercado. São os órgãos estaduais que efetuam o registro das razões sociais, portanto, a exclusividade fica restrita aos limites geográficos e territoriais do estado que registrou a firma. Assim, outro empreendedor poderá usar a mesma denominação em uma unidade federativa diferente.

Identificar a natureza jurídica

A denominação social serve ainda para definir a natureza jurídica de um empreendimento. Ao visualizar a firma empresarial, o interessado conseguirá identificar se ela é Sociedade Anônima (S.A.), Sociedade Limitada (Ltda.), Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EI) ou Sociedade Simples (EIRELI).

Elaborar documentos

A firma empresarial é fundamental para a elaboração de documentações que são imprescindíveis no universo corporativo. Ela é muito importante, já que fará parte do contrato social, das Notas Fiscais — que são documentos obrigatórios —, das escrituras públicas, das faturas de cartão de crédito e dos boletos bancários solicitados pelos clientes, entre outros.

Como definir a razão social da empresa?

Antes de escolher a razão social para a sua empresa, peça aos órgãos competentes uma consulta prévia para averiguar se o nome escolhido já foi registrado por outra pessoa. Caso você deixe de fazer essa busca, correrá o risco de ter o seu pedido negado e terá que refazê-lo com outra firma empresarial. Observe abaixo como definir o seu nome comercial.

Características do negócio

A definição da razão social de uma empresa pode ser feita por meio de uma reflexão. Ela pode estar relacionada à atividade que o empreendimento vai realizar para que seja associada ao produto ou serviço oferecido no mercado. A denominação pode ser de fácil assimilação e ou até mesmo parecida com o nome fantasia, para criar uma assimilação com os clientes.

Tamanho do nome

Escolha preferencialmente um nome curto, já que os nomes mais longos são mais difíceis de serem lembrados pelo público. É interessante que a razão social possa originar o nome fantasia do empreendimento para agilizar a identificação pelos consumidores que costumam utilizar boletos para pagamento. Não selecione termos semelhantes ao de outro negócio para evitar problemas com a marca.

Use o próprio nome

Você pode utilizar o seu próprio nome e sobrenome para criar a sua razão social e evitar que ela seja igual à de outro empreendedor. É possível usar as iniciais do proprietário e juntar um termo referente ao segmento de atuação. No fim, adicione a sigla da natureza jurídica, como “LTDA”.

Auxílio profissional

Se você estiver com muita dificuldade para criar a sua razão social, converse com um profissional da área contábil. Esses profissionais estão habituados a trabalhar com várias empresas e a sua experiência pode ajudar a encontrar nomes que darão certo. Eles conhecem muitos fornecedores, parceiros e clientes, então conseguir um nome diferenciado será mais fácil.

Pesquisa prévia

Anote todas as suas ideias de razão social para o seu negócio e depois realize uma pesquisa nas redes sociais, sites e motores de busca, como o Google. Desse modo, você conseguirá descobrir se existe outra empresa com esse nome e se elas usam palavras similares. Caso encontre um empreendimento registrado com a denominação escolhida, pense em algo diferente.

Qual é a razão social do MEI?

A razão social do Microempreendedor Individual (MEI) é a soma do seu nome completo + o número do CPF. Esse é um padrão adotado pela Receita Federal e só pode ser alterado se o empreendedor fizer o enquadramento para outro porte, como a Microempresa (ME). Assim, um exemplo pode ser “Ana Clara Ferreira 111222333-44”.

Por outro lado, o MEI tem a liberdade para escolher ou não um nome fantasia para a sua empresa sem precisar, necessariamente, utilizar o seu nome completo. Nesse caso, a utilização segue as mesmas regras das outras empresas, incluindo a possibilidade de fazer o registro da sua marca.

Vale a ressalva que o MEI é um Empresário Individual, mas com regras simplificadas que favorecem a formalização de pequenas empresas. Uma delas é que não é permitido abrir ou ser sócio de outra empresa — o que explica o fato de a razão social do MEI ter o nome completo e CPF do empreendedor.

Razão social das outras empresas

No restante das empresas, a natureza jurídica influencia na escolha da razão social. Isso porque a sigla correspondente aparece ao fim do nome empresarial, deixando clara a natureza daquela operação.

Por exemplo, se você deseja abrir uma Sociedade Limitada (Ltda) ou uma Sociedade Anônima (S.A.), essa sigla aparece ao final da razão social. É o caso do Itaú Unibanco S.A. (Itaú), Banco Bradesco S.A. (Bradesco) e várias outras empresas brasileiras.

Como a razão social é um nome único e não pode ser repetido em cada unidade federativa, uma dica é adicionar o nome do empreendedor ou da empresa junto com a atividade exercida. Assim, se a Ana Clara quiser abrir uma empresa de design, a sua razão social pode ser “Ana Clara Design LTDA”.

Mudança importante: exclusão do Nome Fantasia do MEI

A Receita Federal informou uma alteração no Formulário do Microempreendedor Individual (MEI) no Portal do Empreendedor, extinguindo a opção de “Nome Fantasia”.

De acordo com o Sebrae, em decorrência de denúncias recebidas pela Receita Federal, os empreendedores enquadrados como MEI não poderão mais utilizar o nome fantasia, que foi eliminado. A razão social, composta pelo nome completo da pessoa mais o CPF, permanecerá como referência nos pagamentos, notas fiscais, documentos e informações oficiais.

Antes dessa mudança, várias empresas podiam compartilhar o mesmo nome fantasia, exceto as marcas registradas no Instituto Nacional da Propriedade Industrial.

A alteração no sistema da Receita Federal é gratuita e foi motivada por denúncias de pessoas se passando por empresas idôneas. Essa medida visa evitar o uso do nome fantasia como uma fachada, garantindo que toda comunicação com clientes, fornecedores e público esteja vinculada ao nome completo e CPF do empreendedor. Até o momento, as redes sociais das empresas não serão afetadas por essa alteração.

A mudança não impactará a presença do MEI nas redes sociais para fins de divulgação. No entanto, destaca que, para documentos oficiais, pagamentos e notas fiscais, por exemplo, não será permitido o uso do nome fantasia.

Caso um MEI deseje utilizar um nome fantasia, será necessário registrar a marca junto ao Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI). É recomendado que você vá ao portal do INPI, verificar a existência de marcas semelhantes, preencher formulários e solicitar o registro da marca mediante o pagamento de uma Guia de Recolhimento da União (GRU).

Como registrar a razão social?

Para registrar a razão social da sua empresa, será necessário fazer a sua constituição no Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou na Junta Comercial da sua cidade. Você precisará apresentar alguns documentos primordiais para o registro, como o contrato social, que é exigido para a maioria dos empreendimentos.

Além disso, terá que apresentar o requerimento se for registrar o negócio como Empresário Individual. Também será necessário o ato constitutivo para EIRELI ou o Certificado da Condição de Microempreendedor Individual (CCMEI) para quem pretende ser MEI.

Vale destacar que as regras são distintas conforme o tipo de empresa que será registrada, então não deixe de fazer essa pesquisa ou procurar um contador de confiança.

Como mudar a razão social da empresa?

É possível realizar a alteração da razão social da empresa, embora o procedimento seja burocrático. Então, reflita sobre os motivos que estão levando você a tomar essa decisão para ter certeza de que a mudança é realmente necessária. Ao perceber que esse é realmente o melhor a ser feito, procure não infringir as normas vigentes.

Local da alteração

Entre em contato com o Cartório no qual a Razão Social, Junta Comercial, ou a empresa foi inicialmente registrada. A alteração requer a realização de outros atos, como a troca dos certificados digitais que estavam ligados à razão social original. Separe as documentações exigidas para possibilitar a mudança na denominação e renove os documentos necessários.

Documentos da Pessoa Jurídica

Para alterar o cadastro, você poderá precisar do contrato social, requerimento de empresário, ato constitutivo ou CCMEI. Quanto menor for a empresa, menores serão as exigências. Organizações mais complexas e maiores exigem um volume maior de documentos para efetivar a mudança. Tudo vai depender do enquadramento e da natureza do empreendimento.

Documentações básicas

Os documentos básicos para a realização de mudança na razão social são o Registro Geral (RG) do proprietário, Cadastro de Pessoa Física (CPF), Título de Eleitor, contrato social ou similar, comprovante de residência, comprovante de endereço da empresa, consulta de viabilidade, Documento Básico de Entrada (DBE), comprovante do Imposto de Renda (IR), documentos de arrecadação e comprovantes de pagamento.

Qual a importância do nome fantasia?

O nome fantasia serve para identificar a empresa no meio de uma infinidade de empreendimentos que já estão inseridos no mercado. É por meio dele que os consumidores identificam o negócio, são atraídos e fidelizados pelo empreendedor. Por esse motivo, ele é tão importante quanto a razão social e pode determinar o sucesso do seu negócio.

Confira alguns motivos para você definir um nome fantasia na constituição da empresa!

Criação de um ativo

O nome fantasia facilita a realização do marketing de uma empresa e pode ser levado ao registro no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI). Ao ser registrado, ele passa a ser uma marca, que é representada pela letra R inserida dentro de um pequeno círculo. A partir desse momento, o empreendedor terá ao seu dispor um ativo exclusivo e único em território nacional, com validade de 10 anos.

Promoção da empresa

As estratégias de vendas e marketing utilizam o nome fantasia e não a razão social. Retomando o exemplo anterior, se você pretende comer um sanduíche, você não pensa no “ARCOS DOURADOS COMÉRCIO DE ALIMENTOS S.A.”, mas sim no McDonald’s. Vender o seu produto ou serviço é muito mais fácil com o nome fantasia.

Possibilidade de criar franquias

A marca poderá ser licenciada para uso em filiais e franquias. Portanto, a razão social consta apenas nos termos formais, mas o negócio ficará conhecido pelos consumidores pelo nome fantasia que se tornará popular e fará parte das estratégias de publicidade. Essa dica é válida, principalmente, se a ideia for escalar o seu negócio.

Como decidir o nome fantasia da empresa?

Sem dúvida, decidir o nome fantasia não é uma tarefa fácil. É normal não sentir confiança inicialmente, porque ele acompanhará a sua jornada como empreendedor pelos próximos anos ou décadas. Mas calma! Temos algumas dicas para ajudar você a decidir como o seu negócio ficará conhecido.

Faça uma lista com sugestões de nomes

Se você ainda não sabe qual será o nome fantasia do seu negócio, pegue um papel e escreva as palavras que têm relação com a sua atividade. Esse exercício torna o processo mais criativo e permite que você pense em novas ideias.

Imagine a fachada do estabelecimento

Embora não seja exigido em documentos formais, o nome fantasia é primordial para quem deseja se tornar mais conhecido em seu nicho de atuação. Trata-se de um nome que fará o público se aproximar do negócio e que muitos colocam na fachada do estabelecimento ou nas páginas nas redes sociais. Criar um nome forte traz fama e prestígio no mercado.

Procure nomes “fáceis” para os clientes

O nome fantasia tem um viés mercadológico e precisa ser escolhido de acordo com a publicidade e as estratégias de marketing. Procure escolher um nome fácil de pronunciar e que transmita uma sensação positiva. Os nomes complicados são mais difíceis de serem lembrados ou encontrados nas redes sociais.

Pense no visual da empresa

Mais do que uma palavra ou frase, o nome faz parte da marca da empresa, que é a forma como ela é reconhecida no mercado. A Apple é um exemplo clássico de ressignificação de um objeto: ver uma maçã mordida remete diretamente à companhia e seus produtos. Dessa forma, um caminho é fazer o inverso: pense primeiro em como será o visual ou marca da empresa e então defina o nome em cima disso.

A Importância da Coerência e Originalidade no Nome Fantasia

O processo de escolha do nome fantasia para uma empresa é uma etapa crucial na sua constituição. Esse nome é responsável por criar uma identidade e presença no mercado, sendo a forma como os clientes e o público em geral reconhecem e se relacionam com o negócio. Veja abaixo algumas dicas importantes sobre o Nome Fantasia.

Coerência e Identidade da Marca

Um dos principais objetivos do nome fantasia é transmitir a essência e os valores da empresa. Para isso, é fundamental que o nome escolhido seja coerente com o ramo de atividade, produtos ou serviços oferecidos. A incoerência entre o nome fantasia e a natureza do negócio pode causar confusão nos consumidores e afetar a credibilidade da empresa.

Por exemplo, se uma empresa que atua na área de tecnologia escolhe um nome fantasia relacionado a alimentos, isso pode gerar uma percepção negativa e a ideia de falta de especialização no mercado. Portanto, ao escolher o nome fantasia, é importante considerar o setor em que a empresa atua, seu público-alvo e a imagem que deseja transmitir.

Originalidade e Diferenciação no Mercado

A originalidade do nome fantasia é um fator crucial para a diferenciação no mercado. Um nome único e inovador torna a empresa mais memorável e facilita sua identificação pelos consumidores. Nesse sentido, é fundamental realizar pesquisas detalhadas para garantir que o nome escolhido não esteja sendo utilizado por outras empresas ou já tenha sido registrado como marca.

A originalidade do nome fantasia também está diretamente ligada à proteção legal da marca. Optar por um nome que seja uma combinação de palavras já existentes ou que seja facilmente confundido com outras marcas pode levar a problemas jurídicos, como ações por violação de direitos autorais ou de propriedade intelectual.

Conexão Emocional com o Público

Além de ser coerente e original, o nome fantasia deve ser capaz de criar uma conexão emocional com o público-alvo da empresa. Nomes que despertam emoções positivas, são fáceis de pronunciar e lembrar, e possuem uma sonoridade agradável tendem a se destacar e serem mais bem recebidos pelos consumidores.

Um bom exemplo é a marca “Apple”. O nome é simples, fácil de lembrar e transmite uma sensação de inovação, modernidade e simplicidade, características que a empresa desejava associar aos seus produtos. Através desse nome, a Apple conseguiu estabelecer uma conexão emocional com seus consumidores e construir uma imagem forte no mercado.

Escolher o nome fantasia de uma empresa é uma decisão estratégica que envolve diversos aspectos, desde a coerência com a natureza do negócio até a originalidade e a capacidade de criar uma conexão emocional com o público. Um nome bem escolhido pode se tornar um ativo valioso da marca, contribuindo para o sucesso e o reconhecimento da empresa no mercado.

Portanto, ao definir o nome fantasia da sua empresa, é fundamental investir tempo e pesquisa para encontrar uma opção que seja única, relevante e capaz de transmitir a identidade da marca. Uma abordagem cuidadosa e estratégica nesse processo pode fazer toda a diferença na forma como a empresa é percebida pelo público e no seu sucesso a longo prazo.

Enfim, agora você já tem muitas informações relevantes e tirou as suas dúvidas sobre razão social e nome fantasia! Saiba que eles são de extrema importância para os empreendedores que almejam obter êxito em seus negócios. Pense sobre todas as possibilidades que estiverem acessíveis e escolha aqueles que fizerem mais sentido com o que a sua empresa vai ofertar ao público.

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