Afinal, qual é o momento certo para trocar de contador?

O setor contábil é um dos que exigem mais cuidados dentro da empresa, tendo em vista as diversas atividades complexas que fazem parte de suas funções, por exemplo: pagamento de tributos, elaboração de demonstrações contábeis, fornecimento de dados relevantes para a tomada de decisões do negócio, entre outros.

Os profissionais contábeis exercem um papel muito importante nesse processo, por isso, é necessário entender quando é preciso trocar de contador e contar com a pessoa certa para a execução dos serviços. Existem diversos motivos para que essa atitude tenha que ser tomada e, dessa forma, garantir benefícios que contribuirão diretamente para o crescimento da instituição.

Quer saber quando é necessário trocar de contador? Então, descubra a resposta nos tópicos seguintes.

Indisponibilidade do profissional

Uma empresa exerce diversas operações todos os dias, por isso a variação patrimonial é intensa. Ter um contador indisponível que cuida dos negócios não é nada bom, pois muitas dúvidas podem ocorrer. Além disso, é importante ter em mente que a legislação sofre alterações frequentemente. A contabilidade tem um papel decisivo nesses momentos para garantir a melhor aplicação das normas e regras.

O bom relacionamento entre as partes é primordial para a boa execução dos serviços, então o profissional contábil precisar estar disposto para atender ligações, responder e-mails ou mensagens instantâneas com rapidez — sendo sempre cordial ao longo do atendimento. Avalie se esse fator está sendo realizado de acordo com o contratado e se o contador está aberto para solucionar os problemas com boa vontade.

Perda de documentos ou com informações erradas

Esse é um dos principais problemas que podem ser cometidos pelo contador, tendo em vista que erros costumam gerar multas e demais penalidades que causam danos até mesmo irreversíveis, por exemplo:

envio atrasado de declarações;
cálculo incorreto dos impostos;
elaboração equivocada de relatórios e demonstrativos financeiros e contábeis;
preenchimento inadequado das obrigações acessórias, entre outros.

Dependendo do erro, o Fisco poderá entender como uma atividade criminosa contra a ordem tributária e, consequentemente, ocasionar nos casos mais graves: a prisão dos responsáveis. Já o extravio de documentos pode acontecer por meio da perda, do envio pelo local errado ou por deixar registros sigilosos da empresa se tornarem públicos, como dados bancários, pessoais e outros.

Caso ocorra de receber dados sigilosos de outros clientes, talvez signifique que as informações de seu negócio também possam ter sido transferidas para terceiros, por engano. Apesar das falhas acontecerem em sua maioria nos processos complexos, existem documentos que não podem cair nas mãos de pessoas não autorizadas de jeito nenhum.

Ausência de proatividade para levar o negócio a aproveitar as oportunidades

O contador tem uma função bastante estratégica, indo muito além da realização de questões burocráticas. Um contador que não tem uma visão ampla dificilmente vai conseguir aproveitar as chances oferecidas pelo governo, como isenções fiscais, linhas de crédito especiais e demais incentivos.

É necessário que ele esteja sempre muito bem informado e comunique a respeito de novas oportunidades, caso contrário, corre o risco da organização pagar mais impostos do que realmente precisa.

Descumprimento de prazos

Atrasos em algumas atividades podem prejudicar todo o fluxo de trabalho da empresa, portanto, cumprir prazos é uma tarefa fundamental. Além disso, possíveis falhas nesse quesito podem gerar aplicação de multas bastante onerosas por parte do Fisco.

As obrigações legais da organização englobam diversos prazos, mas é primordial que o profissional contábil seja capaz de administrar todas elas de forma eficiente para evitar pagamentos depois da data de vencimento.

Falta de qualificação e conhecimento técnico

A falta de qualificação é outra questão que deve ser observada. Sabe por quê? Ela retrata a falha de conhecimento técnico do contador na prestação do serviço. Contudo, ter somente o certificado de conclusão de curso ou especialização não é o suficiente, pois é fundamental ter o conhecimento aplicado ao longo dos estudos. Assim, o necessário é a capacidade de atender as demandas da empresa com eficiência.

Por exemplo, o Fisco é bem exigente, e com o avanço da tecnologia, cada vez mais as obrigações vão se tornando automatizadas. Caso o profissional apresente o desconhecimento técnico de atividades como a do SPED —Sistema Público de Escrituração Digital, provavelmente vai enfrentar problemas para atender as exigências definidas pela lei.

Se a empresa já tiver sofrido com multas ou demais sanções por essa falta de conhecimento, é hora de trocar de contador.

Utilização de recursos ultrapassados

A tecnologia já se encontra presente em praticamente todas as áreas, e na contabilidade não é diferente. No mercado podem ser encontradas diversas ferramentas de gestão criadas com o intuito de propiciar vantagens para o setor por meio de: automatização de várias tarefas burocráticas, utilização de certificados digitais que proporcionam validade jurídica para assinaturas digitais e demais soluções.

Entre os principais benefícios estão:

produtividade: já que a tecnologia gera rapidez na troca de informações e isso possibilita um retorno mais eficaz e relevante do contador;
economia: pois diminui os gastos com recursos físicos, materiais de escritório, papéis, entre outros;
diminuição de erros: já que contar com aparelhos tecnológicos diminui as chances de falhas provocadas por atividades feitas por mãos humanas;
segurança: tendo em vista que um bom software disponibiliza um robusto sistema de segurança, além de fazer backups em nuvem.

Caso o seu contador se oponha à modernização e prefira continuar com uma pilha de papéis na mesa e processos ultrapassados, talvez seja o momento de trocar por um serviço mais atualizado.

Agora que você entende um pouco mais sobre qual é a hora certa de trocar de contador, uma boa opção é a contabilidade online. Trata-se de um serviço realizado de forma automatizada que oferece todo o suporte e informações necessárias por meio digital. Além de contar com o apoio de um profissional, a empresa tem acesso de forma eficiente e organizada a todos os documentos que o negócio precisa em sua rotina, via internet.

Quer contar com um serviço contábil de qualidade para a empresa? Então, entre em contato com a gente e veja como podemos auxiliar!