Como Trocar de Contador: Passo a passo e quando é o momento

Trocar de contador é um direito de todo empreendedor e pode ser uma decisão crucial para o sucesso do seu negócio. Seja por insatisfação com o serviço atual ou por busca de um atendimento mais especializado, entender como realizar essa mudança pode evitar muitos problemas e garantir que sua empresa continue operando de maneira eficiente e regular.

Quando é Hora de Trocar de Contador?

Não existe um momento específico para trocar de contador; a necessidade dessa mudança pode surgir a qualquer momento. Se você está enfrentando problemas como atendimento inadequado, dificuldade de comunicação, descumprimento de prazos, uso de ferramentas desatualizadas, ou falta de proatividade e acompanhamento das mudanças de legislação, talvez seja hora de considerar um novo serviço de contabilidade.

Indisponibilidade do profissional

Uma empresa exerce diversas operações todos os dias, por isso a variação patrimonial é intensa. Ter um contador indisponível que cuida dos negócios não é nada bom, pois muitas dúvidas podem ocorrer. Além disso, é importante ter em mente que a legislação sofre alterações frequentemente. A contabilidade tem um papel decisivo nesses momentos para garantir a melhor aplicação das normas e regras.

O bom relacionamento entre as partes é primordial para a boa execução dos serviços, então o profissional contábil precisar estar disposto para atender ligações, responder e-mails ou mensagens instantâneas com rapidez — sendo sempre cordial ao longo do atendimento. Avalie se esse fator está sendo realizado de acordo com o contratado e se o contador está aberto para solucionar os problemas com boa vontade.

Perda de documentos ou com informações erradas

Esse é um dos principais problemas que podem ser cometidos pelo contador, tendo em vista que erros costumam gerar multas e demais penalidades que causam danos até mesmo irreversíveis, por exemplo:

envio atrasado de declarações;
cálculo incorreto dos impostos;
elaboração equivocada de relatórios e demonstrativos financeiros e contábeis;
preenchimento inadequado das obrigações acessórias, entre outros.

Dependendo do erro, o Fisco poderá entender como uma atividade criminosa contra a ordem tributária e, consequentemente, ocasionar nos casos mais graves: a prisão dos responsáveis. Já o extravio de documentos pode acontecer por meio da perda, do envio pelo local errado ou por deixar registros sigilosos da empresa se tornarem públicos, como dados bancários, pessoais e outros.

Caso ocorra de receber dados sigilosos de outros clientes, talvez signifique que as informações de seu negócio também possam ter sido transferidas para terceiros, por engano. Apesar das falhas acontecerem em sua maioria nos processos complexos, existem documentos que não podem cair nas mãos de pessoas não autorizadas de jeito nenhum.

Ausência de proatividade para levar o negócio a aproveitar as oportunidades

O contador tem uma função bastante estratégica, indo muito além da realização de questões burocráticas. Um contador que não tem uma visão ampla dificilmente vai conseguir aproveitar as chances oferecidas pelo governo, como isenções fiscais, linhas de crédito especiais e demais incentivos.

É necessário que ele esteja sempre muito bem informado e comunique a respeito de novas oportunidades, caso contrário, corre o risco da organização pagar mais impostos do que realmente precisa.

Descumprimento de prazos

Atrasos em algumas atividades podem prejudicar todo o fluxo de trabalho da empresa, portanto, cumprir prazos é uma tarefa fundamental. Além disso, possíveis falhas nesse quesito podem gerar aplicação de multas bastante onerosas por parte do Fisco.

As obrigações legais da organização englobam diversos prazos, mas é primordial que o profissional contábil seja capaz de administrar todas elas de forma eficiente para evitar pagamentos depois da data de vencimento.

Falta de qualificação e conhecimento técnico

A falta de qualificação é outra questão que deve ser observada. Sabe por quê? Ela retrata a falha de conhecimento técnico do contador na prestação do serviço. Contudo, ter somente o certificado de conclusão de curso ou especialização não é o suficiente, pois é fundamental ter o conhecimento aplicado ao longo dos estudos. Assim, o necessário é a capacidade de atender as demandas da empresa com eficiência.

Por exemplo, o Fisco é bem exigente, e com o avanço da tecnologia, cada vez mais as obrigações vão se tornando automatizadas. Caso o profissional apresente o desconhecimento técnico de atividades como a do SPED —Sistema Público de Escrituração Digital, provavelmente vai enfrentar problemas para atender as exigências definidas pela lei.

Se a empresa já tiver sofrido com multas ou demais sanções por essa falta de conhecimento, é hora de trocar de contador.

Utilização de recursos ultrapassados

A tecnologia já se encontra presente em praticamente todas as áreas, e na contabilidade não é diferente. No mercado podem ser encontradas diversas ferramentas de gestão criadas com o intuito de propiciar vantagens para o setor por meio de: automatização de várias tarefas burocráticas, utilização de certificados digitais que proporcionam validade jurídica para assinaturas digitais e demais soluções.

Entre os principais benefícios estão:

produtividade: já que a tecnologia gera rapidez na troca de informações e isso possibilita um retorno mais eficaz e relevante do contador;
economia: pois diminui os gastos com recursos físicos, materiais de escritório, papéis, entre outros;
diminuição de erros: já que contar com aparelhos tecnológicos diminui as chances de falhas provocadas por atividades feitas por mãos humanas;
segurança: tendo em vista que um bom software disponibiliza um robusto sistema de segurança, além de fazer backups em nuvem.

Passo a Passo para Trocar de Contador

1. Verifique o Contrato Atual

Antes de qualquer coisa, consulte o contrato de serviço com seu contador atual. Alguns contratos podem conter cláusulas de rescisão que exigem aviso prévio ou pagamento de multas. Certifique-se de cumprir todas as exigências contratuais para evitar problemas legais.

2. Identifique Pendências

Revise todas as pendências contábeis e fiscais que seu atual contador pode ter deixado. Verifique se há débitos municipais, estaduais ou federais em aberto. Analisar documentos dos últimos cinco anos pode ajudar a identificar possíveis problemas que ainda precisam ser resolvidos.

3. Comunique a Decisão

Oficialize a decisão de trocar de contador por meio de um e-mail ou carta registrada. No comunicado, informe:

O pedido de encerramento do contrato.
A data final de término do serviço, geralmente 30 dias após o pedido.
Solicitação de toda a documentação, senhas e logins em posse do contador atual.
Requerimento de um relatório de situação cadastral para verificar pendências.

4. Contrate um Novo Serviço de Contabilidade

Inicie a busca por um novo contador ou serviço de contabilidade antes de finalizar o contrato com o atual. Considere fatores como preço, registro junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC), serviços oferecidos, atendimento ao cliente e uso de soluções tecnológicas.

Carta de Cancelamento de Serviços Contábeis

A carta de cancelamento é crucial para formalizar o distrato com seu contador atual. Ela deve incluir:

A data de encerramento do contrato.
A solicitação de todos os documentos em posse do contador.
A quitação de qualquer tributo sob responsabilidade do contador.

Como Encontrar um Bom Serviço de Contabilidade

Após decidir trocar de contador, é essencial escolher um novo serviço que atenda às suas expectativas. Avalie critérios como:

Preço e planos disponíveis.
Registro junto ao CRC.
Serviços e facilidades oferecidos.
Atendimento ao cliente.
Recomendação de outros usuários.
Uso de tecnologias modernas.

Serviços de contabilidade online podem ser uma excelente opção para micro e pequenas empresas, oferecendo praticidade e redução de custos. A contabilidade online permite que todas as operações sejam feitas virtualmente, facilitando o acesso e a gestão das informações contábeis.

Trocar de contador não precisa ser um processo complicado. Com a WeCont, você tem suporte total para realizar essa transição de forma tranquila e eficiente. Seguindo os passos mencionados, você garante que sua empresa continuará operando de maneira regular e eficiente, sem surpresas desagradáveis.

Importância da Contabilidade

Ter um contador é obrigatório para todas as empresas, exceto MEIs. Este profissional é responsável por regularizar obrigações fiscais, como impostos e folha de pagamento, cuidar de questões patrimoniais, identificar e evitar problemas, além de manter toda a documentação organizada e atualizada.

Uma boa contabilidade também contribui nas tomadas de decisões estratégicas, ajudando no planejamento de despesas e na previsibilidade de crescimento e lucro. A contabilidade é fundamental em todas as fases de uma empresa, desde sua abertura, expansão até seu encerramento.

Riscos de uma Contabilidade Ineficiente

Quando o serviço de contabilidade não atende às expectativas ou não cumpre corretamente suas obrigações, diversos problemas podem surgir, como:

Não pagar impostos importantes e ter que responder ao Fisco.
Pagar mais tributos do que o necessário.
Não optar pelo regime de tributação adequado.
Não declarar corretamente os bens da empresa.
Não contribuir nas decisões estratégicas.
Não manter os livros e documentos contábeis organizados.
Não acompanhar as mudanças na legislação.

Se você ainda tem dúvidas, entre em contato com a WeCont. Estamos prontos para ajudar sua empresa a crescer com uma contabilidade de qualidade e suporte especializado.

Espero que este guia tenha sido útil. Para mais informações ou suporte, entre em contato o quanto antes. Com a WeCont, você tem a certeza de um serviço contábil eficiente e alinhado com as necessidades do seu negócio.