Automatização de processos: saiba como iniciar na sua empresa

As empresas devem buscar maneiras de agregar valor à sua oferta de produtos e serviços devido à concorrência cada vez mais acirrada nos diferentes nichos de mercado. Para atingir esses objetivos, automatizar processos é uma excelente estratégia para se diferenciar dos concorrentes.

Neste artigo, mostraremos como é possível iniciar a automatização de processos. Para isso, apresentaremos quais são os seus benefícios e como implementá-la de maneira eficaz na sua empresa. Boa leitura!

Qual a importância da automatização de processos?

Para que não sejam engolidas pela concorrência, é essencial que as empresas adotem estratégias que possibilitem a otimização dos seus processos internos. Dessa forma, se tornam mais eficientes e competitivas.

Processos arcaicos — baseados em burocracias, trabalhos manuais e ferramentas ultrapassadas — tornam as operações pouco eficientes. Além disso, a falta de investimento em automatização aumenta o risco de retrabalhos, perdas de informações sensíveis — da empresa e de terceiros — e outras situações potencialmente prejudiciais.

Com o avanço tecnológico, muitos desses processos e modelos de negócios ineficientes podem ser revistos e otimizados com o auxílio de ferramentas. Algumas delas são:

• softwares especializados;
• metodologias novas e processos de gestão;
• automatização.

Quais os principais ganhos da automatização?

Na automatização, atividades corriqueiras — que oferecem pouco valor ao produto e que exigem trabalho manual — são substituídas por sistemas de fácil utilização. Essas medidas tornam todo o fluxo de trabalho mais ágil, o que reduz as ineficiências.

A seguir, mostramos quais são os principais ganhos da automatização de processos. Acompanhe!

1. Aumento da produtividade

Os processos automatizados tornam o fluxo de trabalho mais eficiente. Com isso, o colaborador pode dedicar os seus esforços para a realização de atividades de maior relevância para o negócio. Dessa forma, o tempo antes dedicado a atividades corriqueiras pode ser gasto com outras tarefas, levando a organização a atingir um novo patamar de produtividade.

Como exemplo, podemos citar a adoção dos clássicos programas de ERP, que têm a finalidade de integrar os diferentes departamentos de uma empresa. Com o seu uso, todos os processos internos se tornam muito mais rápidos e eficientes.

2. Crescimento da receita

O aumento da receita é uma consequência direta da maior produtividade. Esse ciclo virtuoso é muito simples de ser entendido. Primeiro, a automatização de processos otimiza o fluxo de trabalho que, consequentemente, aumenta a produtividade dos trabalhadores.

Dessa forma, é gerado um ganho nos resultados cruciais para a empresa, como o aumento do faturamento e da lucratividade. O mesmo ocorre com as suas despesas e muitos dos custos envolvidos na produção, que também são reduzidos com a automatização.

3. Redução de custos

A automatização não diz respeito apenas à tecnologia da informação, mas também à aquisição de máquinas e equipamentos substitutos do uso intensivo de mão de obra na execução de tarefas.

Outro exemplo do ganho que se obtém ao automatizar tarefas são os recursos presentes na maioria dos softwares de gerenciamento. Esses sistemas auxiliam na identificação de pontos de melhoria nos processos e na coleta de dados e informações para a tomada de decisões gerenciais.

Como iniciar a automatização de processos?

Agora que você já conhece o potencial dessa estratégia, mostraremos algumas dicas práticas sobre como iniciar a automatização de processos em sua empresa. Confira!

1. Entenda as necessidades do negócio

A automatização não deve ser algo estranho ao perfil do negócio. Por isso, toda ação de otimização deve partir das necessidades e dos desafios que a empresa enfrenta diariamente e não da tecnologia da moda.

As ações devem ser adotadas (ou não) dependendo do ramo de atividade e das especificidades da própria empresa. Portanto, avalie bem todos os processos internos, estipulando prioridades para o investimento em automação, de acordo com a sua demanda.

2. CONTe com um mapeamento de processos

Antes de adotar medidas para a automatização, é necessário realizar um estudo minucioso — com o detalhamento dos processos da empresa — para que as suas necessidades de negócio se tornem evidentes.

Apenas com a priorização, os investimentos realizados em melhorias podem ser alocados em itens realmente necessários. Sendo assim, analise o passo a passo do seu processo produtivo para identificar as melhores soluções e prevenções para os problemas encontrados.

3. Ofereça treinamento aos profissionais

Proporcionar treinamento especializado ao seu time de colaboradores é importante para garantir a adaptação às novas tecnologias de automação, reduzindo o risco de queda de produtividade associado ao período de aprendizagem. Além disso, cursos, treinamentos e palestras são essenciais para o compartilhamento e disseminação das melhores práticas de trabalho, moldando a cultura organizacional.

Por isso, é importante acompanhar de perto os colaboradores, permitindo que participem ativamente dos processos de automação, com sugestões e experiências sobre a sua rotina trabalho. Afinal, eles serão imediatamente afetados pela automação e adoção de novas tecnologias.

4. Monitore CONTinuamente os resultados

É necessário que a gestão da empresa monitore o impacto e a qualidade dos resultados obtidos para avaliar se a automatização de processos foi bem-sucedida. Afinal, essas ações de otimização só são relevantes se realmente acrescentarem melhores soluções para a empresa.

Por isso, mantenha o controle contínuo dos indicadores de desempenho do seu negócio e esteja atento às novas tecnologias que surgem a todo momento. Dessa forma, você consegue identificar quais podem ser incorporadas à sua produção.

5. CONTe com bons parceiros

É altamente recomendável CONTar com auxílio profissional para automatizar os diversos processos de uma organização. Seja para gestão de documentos ou para o gerenciamento financeiro, a consultoria de profissionais experientes e capacitados vai ajudar o gestor a conhecer as opções disponíveis para a tomada de decisão.

Os processos da área financeira e contábil de uma empresa são exemplos em que podemos observar facilmente os benefícios da automação. Ela permite que os processos de coleta de dados, elaboração de documentos fiscais, emissão de notas, títulos de cobrança e outros demonstrativos sejam realizados facilmente.

Por isso, nos colocamos à disposição em CONTribuir nesse importante processo de melhoria da sua empresa. Mais do que simples soluções técnicas e pontuais, queremos ser verdadeiros parceiros em sua jornada de negócio. Podemos auxiliar você com diferentes soluções em serviços de CONTabilidade, abertura de empresa, departamento fiscal e gestão de pessoal.

E aí, gostou deste artigo? Ainda ficou com alguma dúvida? Quer saber mais sobre como automatizar processos em sua empresa? Então entre em CONTato conosco agora mesmo. Será um prazer atendê-lo!