Plano de continuidade de negócios: o que é e como implementa

Independentemente do porte da empresa e ramo de atuação, é importante contar com um plano de continuidade de negócios eficiente. Em resumo, trata-se de um conjunto de práticas que permitem uma visão abrangente das ações desenvolvidas dentro da companhia.

O foco é na prevenção e garantia da execução de todos os processos e serviços durante qualquer tipo de problema, até que tudo se normalize. Isso porque um negócio envolve vários riscos e situações inesperadas, que podem dificultar as operações e gerar prejuízos para clientes, parceiros, organização e sua imagem perante o mercado. É necessário, portanto, estar preparado.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para esclarecer os principais pontos sobre o assunto. Acompanhe!

Quais são os pilares essenciais para um bom plano de continuidade de negócios?

Para o desenvolvimento de um plano adequado, é preciso ter três pilares em mente. São eles:

análise de risco: entendimento das principais ameaças e o que de ruim pode ocorrer para o negócio;
análise de impacto: identificação sobre como possíveis ameaças podem impactar a empresa;
planejamento estratégico: avaliação das atitudes a serem tomadas para a retomada das operações na ocorrência de algum imprevisto.

Qual é a estrutura de um plano de continuidade de negócios?

O plano é constituído de subplanos menores, que são alinhados entre si, e utilizados em fases diferentes. Veja quais são:

plano de administração: define funções e responsabilidade dos times envolvidos com a aplicação de medidas de contingência antes, durante e depois da ocorrência;
plano de recuperação de desastres: estipula o plano para que, uma vez o problema solucionado e a crise estabilizada, a companhia retome seus níveis originais de execução dos processos;
plano de contingência: é usado em último caso, quando todas as ações preventivas não tiverem dado o resultado esperado. Estabelece as necessidades e as práticas mais imediatas;
plano de continuidade operacional: sua finalidade é recompor o funcionamento dos principais ativos que sustentam as operações da instituição, minimizando os impactos gerados por um possível incidente.

Ou seja, por meio dessa ferramenta é possível criar regras e padrões para que, em situações inesperadas, as companhias possam se recuperar e dar prosseguimento às suas atividades, evitando a ocorrência de danos e prejuízos maiores.

Quais são as vantagens de fazer esse plano?

Quando a empresa conta com um plano de continuidade de negócios, pode usufruir de diversos benefícios, entre eles:

possibilita a recuperação de dados;
contribui para o cumprimento das obrigações legais e estatuárias;
reduz os efeitos de paralisação não projetada;
gera um conhecimento aprofundado sobre o negócio;
auxilia nas tomadas de decisões nos mais variados casos;
minimiza as perdas de negócios em situações de desastre ou contingência.
aumenta a vantagem competitiva sobre a concorrência, adquirindo maior resiliência em tempos de crise;
eleva os níveis de confiança dos serviços prestados;
preserva a marca e a imagem da empresa;
reduzir os riscos de perdas financeiras.

Como criar um bom plano?

Existem algumas práticas que podem ajudar na elaboração de um plano efetivo e que realmente traga os resultados esperados para o negócio. Conheça algumas delas!

Realize o planejamento e escolha os colaboradores responsáveis

Ao começar o plano de continuidade de negócios, é necessário criar um comitê de gestão para administrar e monitorar os processos e cuidar do desenvolvimento das etapas adequadas, bem como testar e auditar as atividades de forma regular.

Além disso, é preciso definir as funções de cada integrante do projeto, montar as equipes apropriadas para executar o plano e priorizar as situações mais críticas.

Esteja preparado

Utilize as crises do passado para criar um plano com base na prevenção eficaz e, assim, conseguir dar respostas rápidas em tempos de crise e minimizar os impactos.

Observe os impactos das interrupções dos processos

Essa análise vai permitir a identificação dos processos mais críticos da companhia, considerando as consequências legais, econômicas e demais prejuízos. Com informações relevantes em mãos, será possível decidir o que será priorizado em casos de emergências, até que a situação volte ao normal.

Realize a projeção de respostas e recuperação dos danos

É preciso organizar o plano de maneira que fique bem claro os detalhes em relação sobre como os processos mais críticos serão realizados ao longo do tempo de interrupção. Cada fase deve ser planejada com bastante atenção e abranger os possíveis riscos e ameaças.

Busque a inovação

Buscar ideias inovadoras ajuda a superar os desafios mais complexos e contribuir para que a empresa se adapte a uma nova realidade de forma eficiente e no menor tempo possível.

Conte com o auxílio da tecnologia

Ao adotar ferramentas capazes de promover a automatização dos processos, é possível usufruir de várias vantagens, não só em termos de diminuição dos custos e aprimoramento da qualidade, como também simplificar a continuidade dos processos e mitigar os impactos nos momentos difíceis.

Treine a equipe de colaboradores

Depois que o plano de continuidade é colocado em vigor, será necessário treinar os colaboradores de forma periódica para que não se esqueçam dos aspectos planejados e cumpram o que foi definido de maneira adequada.

Nesse caso, o treinamento deve inserir simulações a respeito de vários cenários, o que vai permitir uma melhor preparação para respostas imediatas, recuperação de desastres e alcance dos objetivos esperados.

Promova uma boa comunicação

É fundamental que todos os funcionários da empresa estejam cientes das ameaças que possam colocar as operações em risco e de quais ações tomar caso algum problema aconteça.

Revise o plano de forma contínua

É essencial cuidar para que o plano não fique desatualizado, já que ele é importante para as tomadas de decisões mais adequadas e para oferecer respostas às situações que vão direcionar o negócio.

Então, separe um período para revisar e avaliar o plano e, dessa forma, identificar os pontos fracos e as falhas que podem afetar a eficiência das ações, tornando-o ainda mais preciso.

Agora que você entende os principais pontos relacionados ao plano de continuidade de negócios, não deixe de utilizar as dicas apresentadas para elaborá-los da melhor forma e usufruir de todas as suas vantagens.

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