Compliance nas empresas: saiba o que é e como implementá-lo

Em síntese, estabelecer o compliance nas empresas é garantir o cumprimento de regras ou padrões. Ou seja, quando a organização e colaboradores estão comprometidos em seguir todas as leis, regulamentos, normas e práticas éticas aplicáveis à cultura organizacional e ao setor de atuação.

Essas normativas envolvem políticas e procedimentos internos, bem como leis municipais, federais e estaduais. Assim, empresas preocupadas em aplicar o compliance se previnem e podem detectar com mais facilidade qualquer descumprimento ou erro, evitando conflitos, multas e ações judiciais.

Quer saber como estruturar esse departamento no seu negócio? Você veio ao lugar certo. Nós vamos contar como fazer isso!

Elabore um diagnóstico de riscos da empresa

O compliance nas empresas se enquadra na gestão de riscos do negócio. Para criar um programa eficaz, você precisa saber quais áreas representam as maiores ameaças para a organização.

A legislação e as normas regulamentadoras estão em constante evolução. Para evitar problemas com o descumprimento dessas normas ou qualquer irregularidade, é importante realizar avaliações de tempos em tempos.

O mesmo vale para as políticas internas da empresa. Novos processos exigem uma revisão das regras, assim como a revisão de condutas da empresa perante o seu capital humano. Sabendo que os profissionais são os responsáveis por levar o negócio para a frente — e possíveis conflitos, fraudes ou atitudes antiéticas também partem deles —, é necessário que o gestor de pessoas dê uma atenção especial a esse ponto.

Dito isso, um checklist básico para elaborar o diagnóstico de riscos e acompanhar esses resultados deve incluir:

• auditorias e seus resultados;
• histórico de problemas detectados, denúncias e reclamações;
• padrões da indústria ou segmento de atuação da empresa;
• políticas;
• reivindicações de funcionários.

Tenha uma estratégia bem definida

Os programas de compliance devem atender às necessidades específicas da sua empresa. Por esse motivo, você fez um diagnóstico sobre os possíveis riscos e aprendeu a acompanhar as principais ameaças.

Agora, é hora de compor a estratégia. Você pode se basear neste passo a passo:

1. estabelecer um regimento interno;
2. determinar a equipe responsável pelo programa;
3. treinar e educar os colaboradores dentro dos padrões do programa de compliance;
4. estabelecer canais de comunicação acessíveis e seguros para denúncias;
5. desenvolver um sistema de auditoria;
6. definir as medidas de correção para cada tipo de problema detectado.

Como mencionamos, cada um desses tópicos deve ser desenvolvido de acordo com as características do seu negócio.

Conte com uma equipe capacitada

Antes mesmo de começar a criar um programa de conformidade, é importante que todos participem do processo — seja aderindo às normas, seja colaborando com a equipe de fiscalização. Por esse motivo, é necessário identificar as partes que estão interessadas em fazer parte desse time.

Mais importante que o interesse é a capacidade para assumir essa responsabilidade. Nesse ponto, uma análise de perfil pode ajudar. Psicólogos especialistas em gestão de pessoas estão aptos a estruturar e aplicar vários testes de personalidade, incluindo o chamado teste de ética.

O teste de ética envolve perguntas que exigem uma certa explicação. Por exemplo, no lugar de perguntar a um colaborador se ele sonegaria impostos, pergunta-se por quais motivos ele não faria isso. A primeira resposta dá margem para a negativa óbvia, enquanto a segunda permite que ele compartilhe sua visão pessoal sobre ética e corrupção, além de demonstrar se há conhecimento mínimo sobre a legislação tributária.

Também é necessário ter atenção nesse ponto. A sua equipe de compliance deve ser próxima aos colaboradores. Ou seja, mesmo que a diretoria seja detentora da maior parte do conhecimento técnico, é importante escolher profissionais variando entre a escala hierárquica. Do contrário, os colaboradores podem se sentir intimidados para realizar uma denúncia.

Defina um código de ética

Para que o compliance possa ser aplicado e a sua equipe comece a atuar, é necessário que os colaboradores tenham um código de ética para seguir e cumprir. Esse regimento deve incluir não só as políticas internas, como reforçar os termos da legislação que se aplicam às operações do negócio.

No geral, é preciso tomar alguns cuidados. O código deve ser inclusivo, com palavras escolhidas cuidadosamente, evitando expressões agressivas e ameaçadoras. Elas devem passar longe do assédio moral. A partir desses princípios, as normas devem incluir:

• as políticas gerais da empresa, dress-code, cumprimento de horários, entre outros;
• orientações sobre como agir com integridade, cumprindo as leis e mantendo um ambiente de trabalho profissional;
• como deve ser o tratamento com os clientes, colegas e fornecedores;
• proteção aos ativos físicos, intelectuais e monetários da empresa.

Perceba que, para que nada seja esquecido, é importante envolver os líderes de todos os setores na construção do código. Por isso mencionamos no tópico anterior a importância de garantir que colaboradores de todas as escalas façam parte da equipe de compliance.

Pense na liderança para esse departamento

O compliance nas empresas não se estrutura nem é executado automaticamente. Ao menos uma pessoa deve ser responsável pelo departamento. Dependendo do tamanho da sua organização e da natureza das operações, pode ser necessário mais de um líder.

Independentemente disso, os responsáveis pelo programa de compliance devem ter autonomia e autoridade para aplicar as regras e responsabilizar a equipe caso alguma situação seja detectada.

Além disso, essas pessoas devem ter acesso direto aos administradores da empresa. A facilidade em contatar os responsáveis pelo negócio é fundamental para resolver os problemas de compliance, permitindo uma rápida resposta.

Estabeleça um sistema de fiscalização

Para que o programa de compliance realmente funcione, seus líderes precisam de um sistema de fiscalização realista. Primeiro, porque devem seguir diretrizes e assumir uma postura ética na hora de observar os colaboradores. Segundo, porque devem incentivar o comportamento ético e falar abertamente sobre a importância do cumprimento das normas.

Um sistema de fiscalização bem estruturado também é importante para o relacionamento entre os líderes do programa e o ativo humano da empresa. Os profissionais precisam saber — e confiar — que não serão punidos caso denunciem alguma conduta ilegal ou antiética.

Estruturar um departamento de compliance nas empresas é necessário para todas as organizações que desejam proteger os seus negócios — especialmente aquelas que pretendem abrir seu capital para investidores. Afinal, a prática ajuda a evitar desperdícios, fraudes, abusos e outras questões que podem colocar a corporação em risco.

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