O que é kanban? Saiba aqui!
Aumentar a produtividade dos colaboradores é um dos elementos-chave mais almejados por qualquer gestor. Para que você consiga maximizar a produtividade e impulsionar o crescimento da sua empresa, é importante que saiba o que é kanban e como aplicá-lo no seu negócio.
O kanban é uma metodologia criada no Japão em 1953 e usada no sistema Toyota de produção. Graças a essa técnica, a empresa japonesa conseguiu manter sua competitividade em relação às empresas americanas.
Quer saber como você também pode usá-la para se manter competitivo? Então leia este artigo em que aprofundamos no assunto!
O que é kanban e para que serve?
Kanban — que significa quadro de sinal ou sinal visual em português — é um sistema visual para controlar e administrar as tarefas dentro de um negócio.
Na prática, são utilizados cartões coloridos — como post-its — que representam cada produto ou tarefa. Eles devem ser colocados em um painel que traz o fluxo de produção e o colaborador responsável por cada etapa. Essa metodologia tem três objetivos principais:
- gerenciar o fluxo produtivo: permite que os gestores tenham uma visão clara e ampla do que está sendo produzido, o ritmo e os responsáveis;
- organizar os procedimentos: evita que uma atividade seja feita antes de outra que deveria ser entregue anteriormente;
- limitar a quantidade de trabalho de cada equipe: respeita a capacidade produtiva do pessoal e evita que alguma equipe seja sobrecarregada.
Agora que você já sabe o que é kanban, é importante também entender como funciona cada um dos três tipos da metodologia. Cada um deles é mais adequado para uma etapa do fluxo de produção do negócio.
Entenda-os a seguir!
Kanban de produção
Aplicado ao longo da linha produtiva, sua finalidade é a de indicar a quantidade de peças, componentes e materiais usados na produção. Ele agiliza os processos de forma generalizada, pois inclui a solicitação de materiais e fabricação de produtos.
Kanban de requisição
Esse tipo informa a quantidade exata de insumos e materiais que devem ser solicitados do estoque para concluir as próximas etapas de confecção de bens.
Kanban de movimentação
Também chamado de kanban de transporte, ele autoriza a movimentação das mercadorias entre o cliente e o fornecedor. Geralmente ele substitui o cartão de produção, é anexado à mercadoria e retirado quando vai para a próxima etapa.
Como funciona o kanban na prática?
Para que você visualize como o kanban operará no dia a dia do negócio, é preciso que você entenda os três principais elementos que compõem a metodologia.
Cartão
Traz a tarefa a ser desempenhada, produto que está sendo produzido ou ação que deve ser tomada para que o resultado seja alcançado.
Normalmente, eles são diferenciados por cores, que podem demonstrar a prioridade de cada tarefa, seu tipo ou colaborador responsável. Por exemplo, se o negócio desenvolve sistemas para outras empresas, os cartões podem representar cada parte do site (como blog, loja online, página do consumidor etc).
Colunas
Elas retratam o status de cada cartão, sendo que eles devem ser movidos para a próxima coluna quando cada etapa é concluída. No mesmo exemplo anterior, cada parte do site pode estar na coluna “a fazer”, “em execução”, “em ajustes”, “em aprovação do cliente”, ou “finalizado”.
Quadro
O quadro engloba todo o kanban, que deverá incluir as colunas e os cartões. É possível ter vários quadros dentro de um negócio e cada um deles ser designado para um setor ou equipe.
Ressalta-se que o kanban pode ser utilizado tanto com materiais físicos — que serão fixados na parede do estabelecimento do negócio — como por meio de um software de gestão empresarial (ERP).
Com o uso da tecnologia, todos os colaboradores poderão visualizar o kanban mais facilmente, além de mover os cartões automaticamente pelas colunas quando cada tarefa é finalizada.
Quais são as vantagens de usar kanban?
Depois de saber o que é kanban e como ele funciona, você pode estar se perguntando quais são os benefícios oferecidos por esse método. A maioria das vantagens do kanban está relacionada à produtividade do negócio, manutenção crescimento da empresa e diminuição de falhas. Entenda-as a seguir!
Maior autonomia para os colaboradores
Como os funcionários poderão visualizar o status de cada tarefa e quem é responsável por cada uma delas, eles sabem de forma precisa como opera o fluxo produtivo. Além disso, o gestor deve instruir sobre como os colaboradores movem os cartões para as colunas.
Isso estimula a autonomia dos funcionários, já que eles poderão verificar por conta própria o andamento das entregas, além de movimentar os cartões sozinhos. Com esse benefício, o gestor terá o trabalho desafogado e poderá se concentrar em atividades mais estratégicas.
Priorização de tarefas
Com o kanban, é possível priorizar as tarefas que devem ser finalizadas primeiro. Isso aumenta o foco da equipe e faz com que eles tenham certeza sobre quais são as atividades mais importantes que devem ser desempenhadas. Essa vantagem evita que um projeto seja deixado para trás e que as tarefas se desorganizem.
Aumento da produtividade
O aumento da produtividade acontece graças à priorização de tarefas, pois os colaboradores não ficarão ociosos ou gastarão tempo com atividades menos relevantes.
Como também, os colaboradores saberão o que deve ser entregue e quando fazê-lo, o que aumenta a colaboração entre as equipes. Por exemplo, se um colaborador perceber que alguém está sobrecarregado ou está realizando uma tarefa urgente, outro funcionário poderá ajudá-lo.
Economia
O kanban melhora a gestão de tempo dos funcionários. Isso significa que a redução de custos é obtida quando se aumenta o valor das horas trabalhadas pelos gestores.
Quais são alguns exemplos de uso de kanban?
Veja neste tópico alguns exemplos práticos da aplicação do kanban e como esse sistema beneficiará os processos.
Criação de estratégias de marketing
Planejar uma boa campanha de marketing é uma atividade que exige muito tempo e organização, mas o kanban facilitará e simplificará todo o processo.
Com um quadro kanban, o gerente de marketing direcionará as atividades que precisam ser executadas, apresentará as mais urgentes e os responsáveis por cada uma delas. O quadro é reformulado conforme as atividades são desenvolvidas, mantendo a estratégia de marketing atualizada.
Desenvolvimento de produtos
Os gestores poderão dividir de forma mais precisa e clara os procedimentos que devem ser feitos para que um produto seja desenvolvido e tenha sucesso no mercado.
Por exemplo, na primeira coluna, pode-se incluir coleta de ideias, estudo do público-alvo e agendamento de lançamento. Na segunda, a elaboração de estratégias de marketing e produção dos produtos. Já na finalização, resta verificar, o comportamento dos clientes, as vendas e preparar a reinicialização do processo.
Depois de ler este conteúdo e entender o que é kanban, você entende a importância de adotar esse método para usufruir das vantagens apresentadas e assegurar o desenvolvimento do seu negócio no mercado. Recomendamos utilizar a tecnologia juntamente com essa técnica para maximizar os benefícios.
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