Gestão de contratos: 8 dicas para que seja feita de forma eficaz

Muitos acreditam que a gestão de contratos se limita ao arquivamento do documento em um armário ou no disco rígido de um computador. Entretanto, ela vai muito além do armazenamento e acompanha o documento desde a sua criação até seu encerramento com o objetivo de torná-lo mais vantajoso para seu negócio.

O profissional que preza pela boa gestão contratual conquista um relacionamento mais saudável, transparente e confiável com seus clientes, parceiros e fornecedores. Daí a importância de saber gerir contratos.

Neste artigo, trazemos as 8 melhores estratégias para aproveitar os benefícios da gestão de contratos e evitar que erros sejam cometidos, de forma a proporcionar mais segurança ao seu cumprimento e diminuir o risco de cláusulas ambíguas, abusivas ou prejudiciais. Boa leitura!

1. Atente às cláusulas

O teor dos contratos é o primeiro fator a ser analisado pelas partes, já que quaisquer erros podem trazer dores de cabeça futuras ou prejudicar seu negócio. Para evitar esse problema você deve:

• verificar se o acordo está em conformidade com a lei, fazendo com que ele seja revisado por um jurista;
• garantir que as cláusulas sejam redigidas da forma mais clara e objetiva possível, assegurando que qualquer pessoa consiga interpretá-las completamente;
• eliminar ambiguidades ou cláusulas abusivas.

Caso o acordo tenha termos técnicos, solicite apoio de especialistas na área para esclarecê-los e até mesmo inclua um glossário para eliminar dúvidas.

Outra questão relevante consiste no equilíbrio entre as partes. Há pessoas que acreditam que um bom contrato é vantajoso apenas para elas, porém, isso prejudica a confiança e impede a criação de uma parceria duradoura.

Por fim, tenha certeza de que seu negócio é capaz de cumprir com tudo que foi acordado. Também, discrimine claramente as penalidades e multas que serão aplicadas caso alguma cláusula seja quebrada, a fim de que o contrato seja uma garantia ao seu negócio.

2. Monitore os contratos

É possível que contratos sofram alterações durante a sua vigência, como correção das tarifas depois de transcorrido um determinado período de tempo. Para que você não seja surpreendido com modificações repentinas, é importante monitorar o acordo para saber exatamente quando e como as condições mudarão.

Mesmo que as alterações estejam previamente acordadas, elas não podem ser esquecidas, caso contrário seu negócio poderá ter as contas desequilibradas.

Por exemplo, é possível que você tenha contratado um serviço contábil pelo preço X nos primeiros seis meses, mas esse valor mudará após o prazo. Nesse caso, inclua a mudança no seu planejamento financeiro e garanta que terá o capital necessário para arcar com o pagamento.

3. Antecipe renovações

Antecipe renovações quando um contrato estiver próximo do seu prazo de encerramento. Você poderá conferir se tudo que estava previsto foi cumprido pela outra parte, encontrar pontos de melhoria e fazer alterações para tornar o documento mais vantajoso.

Recomendamos que um contrato seja estudado meses antes de seu encerramento, isso permite a conferência dos seus planejamentos estratégicos ou financeiros e o estudo da viabilidade de renovação.

4. Mantenha tudo organizado

A organização trata-se da forma como os documentos são arquivados dentro da sua empresa. Essa é uma questão negligenciada por muitos profissionais, porém, é fundamental para a boa gestão contratual.

Por exemplo, caso seja necessário revisar um contrato e verificar seus prazos, a boa organização é crucial para garantir que você o localize rapidamente.

Os contratos precisam estar em um local de fácil acesso e ser separados de acordo com sua natureza, como os acordos firmados com clientes, fornecedores, parceiros, governo etc. Após, categorize-os conforme a data de vencimento.

5. Utilize ferramentas adequadas

É comum que pequenos empreendedores e autônomos armazenem os contratos em escrivaninhas ou armários. Entretanto, é recomendável utilizar a tecnologia a seu favor e implementar um sistema de gestão documental.

Um programa especializado permitirá que você encontre mais facilmente as informações em cada contrato, emitirá alertas sobre os prazos, organizará e categorizará os documentos automaticamente, entre outros recursos.

Outra ferramenta tecnológica é o certificado digital, instrumento que permite realizar a assinatura digital com a mesma validade jurídica que as assinaturas físicas. Isso elimina a necessidade de reconhecer firma em cartório, facilita o seu envio para outras pessoas, minimiza o uso do papel e possibilita que o documento seja armazenado virtualmente.

6. Antecipe receitas

Durante a gestão contratual, entre em contato com a outra parte para tentar obter receitas antecipadas — como entradas ou parcelas — e renegociar suas dívidas — aumentando seus prazos ou reduzindo o montante a ser pago. Essas atitudes podem gerar resultados mais positivos para as finanças corporativas e criar diferenciais competitivos para que sua empresa se destaque perante a concorrência.

7. Elabore relatórios de consulta

Um relatório de consulta informa os profissionais sobre os impactos que os contratos têm sobre o resultado final da organização. Você poderá entender se as cláusulas foram cumpridas ou não, bem como quais foram os ganhos ou as perdas financeiras que a parceria gerou ao negócio.

Para isso, tenha um sistema de gestão que faça o cruzamento de dados entre todos os setores e departamentos e, ainda, permita que seus colaboradores ou sócios gerem os próprios relatórios. Aliás, o relatório fará com que você tome as decisões mais acertadas em relação às contratações, identifique acordos prejudiciais e assegure os mais benéficos.

8. Aumente a colaboração entre a equipe

A nossa última dica é engajar toda sua equipe para fazer a gestão eficiente dos seus contratos. Assim, é possível garantir que todas as demais recomendações sejam seguidas e que as vantagens sejam aproveitadas.

Para engajar o pessoal nessa atividade, promova reuniões para explicar o que é a gestão contratual, quais são os seus benefícios para o negócio e como é possível fazê-la no campo prático, expondo as mesmas técnicas listadas neste conteúdo.

Ao seguir as nossas dicas, você conseguirá fazer uma boa gestão de contratos no seu negócio e assegurar que os acordos sejam os mais benéficos possíveis. Entretanto, lembre-se de que será preciso modernizar o negócio e fazer com que todos os envolvidos adotem as novas tecnologias.

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