Gestão de folha de pagamento: conheça 8 dicas práticas!

A folha de pagamento é um documento complexo, que envolve muitos componentes e exige cuidado na elaboração. Por isso, uma sociedade, uma empresa ou um profissional autônomo que tem funcionários consegue minimizar gastos desnecessários, melhorar o controle das contas e otimizar a rotina ao melhorar a eficiência da gestão de folha de pagamento.

Mas para aprimorar a gestão, é necessário aplicar técnicas específicas. Quer saber sobre elas? Listamos as 8 mais eficientes nesta publicação. Acompanhe a leitura para conferir!

1. Padronizar a forma de pagamento

Estude o processo usado pela sua empresa para realizar a folha de pagamento e garanta que ele seja padronizado, ou seja, sempre executado da mesma forma. Isso diminui a ocorrência de erros e traz uma visão mais clara da rotina corporativa.

É importante que essa padronização também inclua:

• ter uma conta bancária exclusiva para fazer movimentação do dinheiro;
• definir os colaboradores responsáveis pelas folhas;
• estabelecer datas específicas para fazê-la.

2. Fazer a provisão dos gastos

Provisionar consiste em projetar despesas, saber quando elas deverão ser pagas e separar o dinheiro necessário. Você deve calcular muito bem quais serão os custos com folha.

Negligenciar essa provisão pode comprometer a sobrevivência do negócio, já que a empresa corre o risco de arcar com multas e indenizações se deixar de fazer ou atrasar a remuneração de um colaborador.

Caso isso ocorra, o funcionário prejudicado ficará desmotivado a continuar trabalhando, levando à redução da produtividade, ao surgimento de conflitos com o empregador e até mesmo à reclamação trabalhista (processo judicial).

Não se limite aos pagamentos mensais. Faça o provisionamento dos gastos anuais, como 13º salário e férias. Por fim, considere a necessidade de contratar um trabalhador eventual para substituir temporariamente um colaborador que entrar em férias.

3. Controlar as horas trabalhadas

Monitore de perto a jornada de trabalho da sua equipe para evitar que sejam contabilizadas horas de trabalho além das efetivamente realizadas e garantir que os colaboradores usufruam de seus horários de descanso.

Na prática, você deve implementar um controle de ponto — manual, mecânico ou eletrônico — para que os funcionários marquem as entradas e saídas do trabalho. Eles devem registrar o momento em que entram no local de trabalho, fazem pausas, retornam à atividade e encerram a jornada.

Se um trabalhador se esquecer de marcar o descanso, por exemplo, sua sociedade pode ser obrigada a pagar por essas horas. Isso acontece porque a legislação brasileira impõe ao empregador a responsabilidade de comprovar o cumprimento dos horários de trabalho.

Muitas vezes, um funcionário precisa estender sua jornada e fazer horas extras. No entanto, é preciso refletir sobre essa necessidade. Afinal, esse período é 50% mais caro (no mínimo), e há um limite de duas horas extras por dia.

4. Criar uma rotina para a entrega de holerites

O holerite ou contracheque é um documento impresso dos vencimentos de um colaborador. Ele informa detalhadamente todos os valores que compõem a folha de pagamento, como salário base, acréscimos, deduções, benefícios etc.

Toda empresa tem o dever legal de entregá-lo à sua equipe, então, é importante que você tenha uma data específica para fazê-lo. É necessário que o trabalhador assine um comprovante de que recebeu o holerite.

5. Usar a tecnologia como uma aliada

Não recomendamos fazer o cálculo da folha de pagamento manualmente. Afinal, há muitos fatores a serem considerados nessa tarefa, logo, ela consome bastante tempo e pode ser tornar cansativa e suscetível a erros.

Entretanto, você pode delegar essa operação para um sistema especializado. Essa tecnologia coletará as horas do sistema do banco de horas (se for eletrônico) automaticamente, gerará a folha de pagamento sem erros e ainda emitirá o holerite.

Tal recurso também pode ser usado para monitorar a jornada do trabalhador. É possível configurar o sistema para gerar avisos caso um colaborador não registre sua entrada ou saída e faça hora extra sem a devida autorização.

6. Manter-se atualizado sobre as mudanças trabalhistas

Periodicamente, surgem novidades legislativas que alteram a relação de trabalho entre o empregado e a empresa ou referentes aos direitos trabalhistas e à forma de calcular um componente da folha. O gestor também precisa manter a rotina de elaboração da folha sempre atualizada conforme a lei.

7. Conhecer e evitar os erros mais comuns

Qualquer erro nessa gestão pode gerar danos financeiros para seu negócio. Eliminar custos desnecessários é essencial para garantir a sobrevivência da sua sociedade em crises econômicas — como a que o Brasil está atravessando em razão da pandemia do coronavírus.

A melhor forma de evitar falhas é conhecê-las previamente e saber como combatê-las. Confira as principais delas:

• não entender os processos: estude todas as operações que envolvam a gestão da folha, assim você pode identificar gargalos e eliminá-los;
• não usufruir da tecnologia: garanta que o pessoal responsável pela folha utilize a tecnologia e aproveite de suas vantagens;
• negligenciar os valores extras: não pense que horas extras são baratas, já que os tributos também incidem sobre elas;
• enquadrar funcionários de forma errada: tenha muita atenção ao definir o cargo, a função e o salário de cada colaborador.

8. Buscar o auxílio de uma boa contabilidade

Você pode solicitar o apoio de contadores para que eles realizem a folha de pagamento da forma mais eficiente possível. Recomendamos que opte por um escritório de contabilidade digital, já que eles disponibilizam um serviço completo, modernizado e por um preço mais vantajoso.

Entretanto, o trabalho do contador é amplo e vai além do cálculo da folha de pagamento. Ele também realiza a gestão do pessoal, fornece instruções para otimizar seus processos e identifica possíveis formas de reduzir custos.

Um contador observará se estão sendo pagos mais tributos que os exigidos pela lei e calculará se é mais vantajoso para os sócios administradores receberem participação nos lucros em vez de pró-labore, por exemplo. O profissional ainda assegurará que seus processos estejam sempre atualizados quanto à legislação, já que eles mantêm um estudo constante sobre as atualizações legislativas.

Tornar a gestão de folha de pagamento mais eficiente contribui bastante para otimizar as demais atividades da sua empresa e evitar dores de cabeça. O melhor de tudo é que você não precisa interromper as tarefas principais do negócio para fazer essa gestão. Basta delegar a responsabilidade a bons contadores. Pense nisso!

E então, gostou das dicas? Aproveite a visita e conheça agora mesmo os serviços e as soluções da WeCont e saiba como podemos ajudar a otimizar a gestão da folha de pagamento e a gerir a contabilidade do seu negócio. Entre em contato conosco!