contabilidade online

Entenda a diferença entre contabilidade on-line e contabilidade tradicional

Precisa de bons contadores para garantir o desenvolvimento saudável do seu negócio, mas está em dúvida entre contabilidade on-line e contabilidade tradicional? Ambas as modalidades têm seus próprios benefícios e desvantagens, sendo importante que você conheça suas características a fim de encontrar a ideal para sua empresa.

Para que você faça a escolha certa, nos tópicos abaixo, explicamos no que esses dois tipos de contabilidade se diferenciam e, após, quais são as principais vantagens da modalidade on-line. Aprofunde-se!

Quais são as diferenças entre contabilidade on-line e contabilidade tradicional?

Primeiro, saiba que os serviços prestados pelos contadores são basicamente os mesmos. Eles ajudam na abertura e legalização da empresa, cuidam dos aspectos fiscais e contábeis, fazem gestão do pessoal etc.

As diferenças estão na forma como as atividades são desempenhadas, o que pode fazer uma grande diferença na rotina e nas contas do seu negócio. Veja abaixo como os dois tipos funcionam.

Tradicional

Como o nome diz, esse é o método mais antigo e conhecido pelas pessoas. Aqui há um escritório físico, e o contador atende seus clientes presencialmente, podendo fazê-lo no seu escritório ou no estabelecimento da empresa.

O principal atrativo dessa modalidade é o contato próximo entre os gestores e os contadores, já que ambos se conhecem pessoalmente. Entretanto, isso não significa que o atendimento é exclusivamente presencial, as informações também podem ser trocadas por telefone ou e-mail.

A contabilidade tradicional, geralmente, é contratada quando o cliente precisa que o profissional atue constantemente na rotina da empresa. Outra característica é o fato de não existir integração entre o sistema da empresa e do escritório, sendo necessário que os dados sejam trocados de forma manual.

On-line

A contabilidade on-line ou digital, por sua vez, é um serviço realizado a distância e pela internet. Geralmente, o contador disponibiliza uma plataforma em que os contratantes podem acessar os serviços e as informações contábeis a qualquer momento.

Esse sistema contábil também pode ser integrado ao do negócio, para que os dados sejam trabalhados automaticamente. Por exemplo, seu software de gestão envia dados da empresa ao do contador, que gerará as folhas de pagamento, relatórios, demonstrações contábeis, notas fiscais, entre outros documentos de forma automatizada.

Não é necessário ter contato pessoal entre as partes, já que todas as informações são disponibilizadas on-line. Entretanto, você pode entrar em contato com os profissionais por diferentes canais, como telefone, e-mail ou chat disponibilizado no site do contador quando necessário.

Como muitas das atividades burocráticas são automatizadas, esses profissionais digitais podem dedicar mais tempo aos serviços estratégicos.

Alguns exemplos desses serviços são consultorias tributárias, fiscais, contábeis e de legalização da empresa. Basicamente, os consultores fazem um diagnóstico do seu negócio, encontram gargalos e apresentam soluções para otimizá-lo, reduzir custos, aumentar a segurança, entre outras mudanças.

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Quais são as vantagens da contabilidade on-line?

Antes de tomar a sua decisão, é importante verificar se os benefícios da contabilidade on-line atendem as necessidades do seu negócio. Entenda quais são eles a seguir.

Praticidade

Para a empresa, uma contabilidade digital bem executada é mais prática, dinâmica e simplificada. Não é necessário entrar sempre em contato com o profissional para ter suas obrigações contábeis realizadas.

O sistema do contador realizará as operações automaticamente, e o gestor pode facilmente acompanhar as atividades desenvolvidas pela internet.

Informações centralizadas

Como o sistema tributário brasileiro é excepcionalmente complexo, normalmente uma empresa tem inúmeros documentos a serem gerenciados, mas lidar com muitos papéis gera diversas burocracias para a rotina corporativa.

Por outro lado, a contabilidade digital aglomera todas as informações contábeis em uma única plataforma, eliminando a necessidade de procurar documentos dentro da empresa.

Além disso, como os sistemas da contabilidade e do cliente são integrados, a troca de informações é agilizada, e não será preciso digitar constantemente os dados fiscais e contábeis em um computador.

Automatização e integração

Grande parte das atividades é realizada automaticamente pelo sistema do contador na contabilidade digital, o que agrega ainda mais vantagens ao negócio, como:

  • otimização da rotina: não é preciso digitar dados, realizar cálculos ou emitir documentos manualmente;
  • eliminação de erros: o sistema trabalha com um amplo volume de informações sem incorrer em falhas. Isso também diminui o risco de arcar com multas e outros problemas fiscais;
  • maior produtividade e foco nas atividades principais: os colaboradores e gestores não precisam ficar presos a operações burocráticas.

Segurança e mobilidade

A segurança é aumentada em razão da tecnologia em nuvem, que normalmente é oferecida pela contabilidade digital. Basicamente, as informações da empresa são armazenadas e trabalhadas diretamente nos servidores dos contadores.

Os seus dados estarão protegidos pelas diferentes ferramentas de segurança utilizadas pela contabilidade digital, como firewalls, antivírus, criptografias etc.

Ainda, a contabilidade digital faz backups (cópias de segurança) das informações automaticamente. Caso ocorra um incidente (como enchente ou incêndio), e a empresa perca muitos dados contábeis, tudo poderá ser facilmente recuperado acessando a plataforma.

A nuvem também permite que os gestores acessem suas informações contábeis a qualquer momento e em qualquer localidade, basta ter acesso à internet. Não é preciso entrar em contato com os contadores e aguardar que eles enviem arquivos por e-mail, que é o que geralmente ocorre na contabilidade tradicional.

Redução de custos

A diminuição dos custos é um dos principais benefícios da contabilidade on-line, sendo conquistada de diferentes formas. A automação das operações possibilita que os contadores ofereçam preços mais competitivos. A tecnologia também permite que os profissionais dediquem mais tempo a serviços estratégicos, como consultoria, elaboração de planejamento tributário e financeiro, entre outros.

Um escritório de contabilidade digital oferece vários planos diferentes que o gestor pode contratar, o que melhora o custo-benefício. A empresa pode escolher um plano básico, que traz os serviços contábeis essenciais, ou optar por um mais robusto, que inclui consultorias, por exemplo.

Por fim, seu negócio otimizará toda a sua rotina, e isso reduz o número de pessoas necessárias para realizar atividades burocráticas e aumenta o valor da hora trabalhada por cada colaborador.

São muitas as diferenças entre a contabilidade on-line e a contabilidade tradicional. Mas depois de entender as vantagens da primeira, você sabe por que esse é um serviço que está se tornando cada vez mais popular no cenário corporativo brasileiro e como ele pode ser um grande aliado para impulsionar o crescimento do seu negócio no mercado.

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