O que é certificado digital? Saiba para que serve e como emitir 

Você sabe o que é certificado digital? Se você tem receio de realizar transações ou enviar informações sigilosas a respeito da sua empresa pela internet, pode ganhar mais tranquilidade para o seu dia a dia ao usar esse recurso.

Em meio a tantas notícias sobre fraudes, roubos de dados e prejuízos financeiros causados por golpes realizados no ambiente virtual, o certificado digital surge como uma solução cada vez mais habitual, tanto para pessoas físicas como para as empresas.

Entre as empresas, o uso do certificado tem se tornado mais comum principalmente em corporações que precisam emitir grandes quantidades de notas fiscais eletrônicas.

Isso porque, por meio dessa ferramenta, o seu negócio pode ser reconhecido perante os órgãos públicos responsáveis pela arrecadação, como a Secretaria da Fazenda (Sefaz)  de Estado ou municipal, onde ela está sediada.

Neste artigo, vamos apresentar tudo o que você precisa saber sobre o certificado digital — o que é, quais os tipos, para que serve e a sua importância nas transações pessoais e empresariais. Você ainda vai aprender…

Acompanhe!

O que é e para que serve o certificado digital?

Inicialmente, iremos explicar o que é certificado digital. Essa expressão é usada para se referir a um software que tem a função de identidade digital. Com isso, a tecnologia é capaz de atestar, de maneira eletrônica, a identificação do usuário. 

Na prática, o certificado digital funciona como uma carteira de identidade ou um RG virtual. Com a certificação digital, é possível que pessoas físicas ou jurídicas se identifiquem, assinem e autentiquem digitalmente as transações eletrônicas que são realizadas via internet. 

Dessa forma, muitas tarefas podem ser resolvidas online e de um jeito mais prático graças ao uso dessa tecnologia avançada, que garante a integridade, a autenticidade e a confidencialidade das informações. Além do mais, o certificado digital é importante para garantir validade jurídica aos documentos. 

A certificação digital é capaz de otimizar o tempo das pessoas e das empresas, ao reduzir a necessidade de perder horas com deslocamentos para a entrega de documentos, o reconhecimento de firma e frequentes idas ao banco, por exemplo.

Quais são os dados presentes em um certificado digital?

Você se lembra das informações que constam no seu RG? É possível que se recorde que esse documento registra dados como o seu nome completo, a sua filiação, a sua data de nascimento, a sua naturalidade e o seu CPF.

De maneira semelhante, o certificado digital também contém dados da pessoa ou da entidade a quem foi emitido o certificado digital. As principais informações que constam no certificado são:

• nome endereço da pessoa ou da empresa a quem foi emitido o certificado digital;
• chave pública do titular e respectiva validade;
• número de série; 
• nome da empresa que emitiu seu certificado (chamada de Autoridade Certificadora, ou AC); 
• Assinatura digital da Autoridade Certificadora.

Como surgiu o certificado digital? 

O certificado digital surgiu a partir da publicação da Medida Provisória nº 2.200-02, publicada em 2001. Essa MP regulamenta a atuação da Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil), que é o órgão responsável por:

“garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras”

Assim, a MP 2.200-2 estabeleceu as normas para regularização e validação de contratos digitais no país. A Medida Provisória continua valendo até hoje porque a publicação ocorreu antes da aprovação da Emenda Constitucional n º 32, que delimitou o prazo de 60 dias (prorrogável por igual período) até as MPs se tornarem leis.  

Quais são os tipos de certificados existentes?

Existem basicamente dois tipos de certificados, que podem ser diferenciados entre aqueles para pessoa física e jurídica. Ambos são utilizados para identificação perante a Receita Federal. Veja mais detalhes adiante!

E-CPF para pessoa Física

Esse é um certificado digital que funciona como um CPF virtual. A assinatura digital para a entrega de declarações relacionadas ao Imposto de Renda é um dos seus usos mais comuns. 

Sendo assim, o responsável pelo certificado é a própria pessoa física, que tem algumas facilidades, como a simplificação do recolhimento do FGTS e a comprovação de documentos via serviços cartoriais à distância, por exemplo.

E-CNPJ para pessoa Jurídica

Por sua vez, o E-CNPJ pode ser comparado a um CNPJ virtual. O certificado é utilizado para transmissão de escrituração, emissão de notas fiscais eletrônicas e outras obrigações. Como o próprio nome indica, o titular do certificado é uma empresa, que conta com uma pessoa física responsável.

Além da assinatura de documentos digitais, o E-CNPJ pode ser usado para a execução de transações bancárias realizadas por internet banking.

Certificados A1 e A3: quais as diferenças e como escolher?

Entre pessoas físicas e jurídicas, os certificados mais comuns são classificados como A1 e  A3.  Essas duas modalidades se diferenciam pela capacidade de armazenamento da chave criptográfica, praticidade, economia, complexidade de segurança, entre outros aspectos.

Os certificados do tipo A1 são considerados mais simples. Eles têm uma criptografia considerada “básica”. O prazo de validade é de até 1 ano. Já o armazenamento fica restrito a computadores.

O certificado do tipo A3, por sua vez, reúne uma tecnologia de criptografia mais avançada. O prazo de validade é de até 5 anos. Além disso, o armazenamento pode ser feito em pendrives, tokens e smartcards.

É importante destacar ainda que, em caso de perda ou roubo, o certificado A3 perde a sua validade. O mesmo acontece quando a senha é digitada erroneamente por mais vezes do que o permitido.

Confira a tabela que reúne as principais diferenças entre os certificados A1 e A3:

Quem precisa de um certificado digital?

O certificado digital é indicado para todas as pessoas — sejam elas físicas ou jurídicas — que necessitam realizar movimentações online de maneira segura. Porém, em alguns casos, possuir o certificado não é uma questão de escolha.

As empresas que emitem notas fiscais eletrônicas, por exemplo, e todas as demais que são optantes do regime tributário de lucro real ou presumido precisam necessariamente utilizar um certificado digital.

A liberdade para escolher por uma certificação ou não é restrita às empresas optantes pelo Simples Nacional, pois não estão obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica. A exceção fica por conta de algumas prefeituras, como Porto Alegre e Belo Horizonte, que exigem certificado para empresas do Simples.

Além do mais, as empresas que contam com um quadro de funcionários e precisam cumprir obrigações trabalhistas podem utilizar o certificado digital para acessar o eSocial, sistema do governo federal que integra todos esses dados.  

Quem emite certificado digital? 

O certificado digital é emitido pelas Autoridades Certificadoras (AC), que são as organizações responsáveis pela emissão e gerenciamento, conforme as regras estabelecidas pelo ICP-Brasil.

Entre as Autoridades Certificadoras que foram credenciadas pelo ICP-Brasil, estão a Caixa Econômica Federal, o Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro), a Receita Federal e a Casa da Moeda do Brasil. 

Como obter o certificado digital? 

Inicialmente, é preciso procurar uma das Autoridades Certificadoras (AC). As entidades podem solicitar uma lista de documentos, a exemplo do estatuto, do contrato social ou do ato constitutivo da empresa. Também pode ser necessário apresentar o Cartão CNPJ, que pode ser emitido no site da Receita Federal. 

As empresas de comércio podem precisar comprovar o cadastro no Sintegra Estadual. Bem como essa relação de documentos pode incluir dados dos responsáveis legais das empresas, como o RG, CPF e comprovante de residência. 

Para concluir o processo, é necessário realizar o pagamento das taxas solicitadas. Apesar do custo para investir nesse recurso, a utilização do certificado digital é capaz de promover economia para a sua empresa, que pode deixar de investir recursos com deslocamentos. 

Certificação digital: o que mudou com a pandemia? 

Com a pandemia de covid-19, a necessidade de isolamento social também ampliou a necessidade  de muitas empresas e pessoas realizarem diversas tarefas pela internet. Com isso, a demanda pela certificação digital também aumentou e algumas mudanças precisaram ser feitas para se adequar a essa realidade. 

Nessa perspectiva, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) passou a permitir que a validação e renovação do certificado digital fosse realizada por meio de videoconferência. Essa medida viabiliza comprar o certificado à distância, com o agendamento online junto às Autoridades Certificadoras. 

Quais as vantagens do certificado digital para o negócio?

A primeira vantagem no uso do certificado digital é a segurança em todas as transações realizadas pela internet. Dessa forma, além da redução de custos associados à demora de processos arcaicos, bem como a desnecessidade do uso de diversos documentos em papel que exigiam a presença física em determinado local, o risco de fraudes e desvios de informações sensíveis à empresa é reduzido.

Assim, a autenticidade das transações é assegurada, e há validade jurídica perante os órgãos de controle. Como principais benefícios do certificado digital, podemos citar:

• a assinatura e envio documentos pela internet;
• a desburocratização com a dispensa no reconhecimento de firmas;
• a economia de tempo, que pode ser melhor aproveitado para a dedicação em atividades-chave para a empresa;
• a emissão de notas fiscais;
• a movimentação segura de recursos via transações bancárias.
• o acesso a serviços da Receita Federal, como o eCAC;
• o envio de declarações como o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica;
• a participação em leilões online;

É de suma importância que a empresa faça uso de um certificado digital. Atividades como transferência de veículos, abertura de contas e formalização de planos de saúde são alguns exemplos de ações facilitadas por meio do uso desse recurso. Sendo assim, obter um certificado é uma tendência de mercado que otimiza todo o fluxo de trabalho de uma companhia e garante mais eficiência nas operações.

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Entre em contato com nosso time e receba todo o suporte necessário para emitir seu Certificado Digital de maneira rápida e prática para você avançar cada vez mais com o seu negócio próprio.

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