A gestão de custo eficaz é talvez um dos maiores desafios dos empreendedores. Não apenas por causa da sua complexidade por envolver diferentes áreas da empresa, o direito tributário e vários outros aspectos do negócio, mas também e talvez principalmente, por representar um ponto-chave para os seus resultados financeiros.
Sejam negócios tradicionais, startups, empresas grandes ou pequenas não importa. Nenhuma empresa escapa da necessidade de um gerenciamento dos custos eficiente caso almejem o sucesso.
O objetivo deste artigo é ser um guia completo acerca da gestão de custos em um negócio. Para início, vamos entender quais os principais objetivos dessa administração e quais vantagens ela proporciona aos negócios. Também veremos na prática como estruturar uma gestão eficiente e quais os erros que você precisa evitar nesse processo. Quer saber mais sobre o tema? Continue com a leitura!
Como a gestão de custos pode oferecer maior competitividade ao negócio?
Como determina a administração clássica, a vantagem competitiva pode ser desenvolvida basicamente de duas formas: a diferenciação ou vantagem pelo custo. A diferenciação é um método que visa tornar o seu negócio único no mercado, trazendo a preferência do consumidor para a sua empresa por meio do marketing, uma nova proposta, um tipo de serviço diferenciado etc. Mas o que nos interessa neste artigo é o meio de obter vantagem competitiva por meio da gestão de custos.
Podemos afirmar resumidamente que os custos de um negócio nada mais são dos que os gastos que precisam ser efetuados para que a empresa possa começar as suas atividades, seja a produção de um produto ou a prestação de um serviço. Diferentemente das despesas, os custos estão relacionados diretamente ao processo produtivo e são classificados em custos fixos e custos variáveis.
Os custos fixos mantêm valores estáveis durante todo o período independente do volume de produção ser maior o menor em determinado período. Como exemplo podemos citar os gastos com a manutenção de máquinas e equipamentos da linha de produção. Os custos variáveis por sua vez, como o próprio nome indica, variam conforme a demanda da empresa, como, por exemplo, os insumos e matérias-primas de uma loja de bolos ou uma padaria.
Sendo assim, os custos são os principais responsáveis pela formação do preço de venda e juntamente das demais despesas fixas e variáveis ajudam a compor o ponto de equilíbrio de um negócio e a venda mínima necessária em um período. Como sabemos o preço de determinado produto tem um peso muito grande na tomada de decisão do consumidor, funcionando como um fator de atração ou repulsa a depender dos seus níveis.
É importante lembrar também que o impacto de um aumento ou redução nos custos de produção também influenciam diretamente na lucratividade e no prazo de retorno do investimento feito para a abertura da empresa. Diante de tudo o que acabamos de ver fica fácil compreender a importância da gestão eficiente desses custos para gerar vantagem competitiva para a empresa e potencializar as suas chances de sucesso no mercado em que atuam.
Quais os principais objetivos da gestão de custos?
A gestão de custos visa desenvolver um nível ótimo dos custos de produção, lembrando que menos custos se traduzem em mais vantagem competitiva, seja pelo aumento da margem de lucro do negócio, seja pela redução do preço venda ao consumidor.
Dessa forma, um gestor financeiro responsável deve buscar sempre uma maneira de aumentar a eficiência do capital produtivo da empresa. Em outras palavras, trata-se de fazer mais com menos sem comprometer as características e a qualidade do produto final.
Do ponto de vista prático, podemos definir a gestão de custos como um conjunto de métodos e técnicas orientadas ao planejamento, análise e otimização dos produtos. Como ferramenta gerencial a gestão de custos visa fornecer informações sobre desempenho das atividades dos diferentes departamentos de uma empresa, auxilia no controle financeiro, contábil, no desenvolvimento das operações e, por fim, fornece informações valiosas para as decisões dos gestores e proprietários do negócio.
A gestão de custo é geralmente realizada com o auxílio de um software de gerenciamento que executa todas as funções de coleta, organização e classificação de dados disponibilizando-os em seguida para a análise dos responsáveis.
Como estruturar uma gestão de custos eficiente?
Agora que compreendemos um pouco melhor qual a relevância da gestão de custo para competitividade das empresas e quais os seus objetivos principais enquanto sistema de informação gerencial, chegou o momento de apresentar alguns pontos pertinentes acerca de como estruturar essa gestão. Confira!
1. Conte com sistemas de gestão empresarial
Cadernos de anotação para o fluxo de caixa e planilhas eletrônicas para o controle das contas a pagar e receber. Esses são exemplos de controle financeiros arcaicos, pouco eficientes e que travam o desempenho organizacional.
O controle manual de informações relevantes para as empresas representam riscos de extravio de documentos, perda ou roubo de dados importantes sobre o negócio, além de ineficiências pelo tempo que exigem para a inclusão de dados, pesquisa e manipulação.
Os sistemas de gestão empresarial surgem como a solução ideal para o controle e manipulação de dados. Por meio deles, os gestores podem obter relatórios de maneira quase instantânea, podem se comunicar com diferentes departamentos e observar o desempenho de cada setor por meio de um único dashboard.
Lembre-se que processos ineficientes impactam também nos custos de produção, tornando-os mais lentos e limitando a capacidade de trabalho da empresa. Portanto, invista em sistemas de gerenciamento específicos ou gerais, como os softwares de gestão integrada ERP.
2. Fique atento ao fluxo de caixa
O fluxo de caixa é o grupo de contas que permite a empresa respirar no curto prazo. Afinal, é por meio deles que as disponibilidades são convertidas em novos estoques, as duplicatas de curto prazo são quitadas e é também nele que entram os valores correspondentes ao recebimento de contas e faturamento.
Portanto, tenha o hábito de monitorar o seu fluxo de caixa a fim de garantir o pagamento das suas despesas e manter as operações da empresa em ordem. Qualquer descuido nesse controle pode provocar desequilíbrios financeiros, atrasos em pagamentos e complicações, como o pagamento de juros e multas, gerando prejuízos desnecessários.
3. Realize o detalhamento de custos
Cada custo precisa ser monitorado continuamente, desde aqueles que compõem a maior fatia do produto até os menores. Os menores gastos, muitas vezes, são menosprezados pelo seu tamanho, mas o seu volume ao longo do tempo podem significar recursos valiosos. Os maiores, por sua vez precisam ser reduzidos e, quando isso não é possível com a estrutura atual, é o momento de buscar por melhores alternativas ou novos meios de produção.
De qualquer forma esse tipo de decisão só pode ser tomada se cada detalhe sobre os custos estiverem facilmente disponíveis para avaliação. Para produtos muitos complexos, com diferentes partes ou peças, esse controle se torna ainda mais importante. Mais uma vez, a dica é contar com o apoio de ferramentas de gerenciais para tornar esse detalhamento mais fácil de ser realizado.
4. Mensure resultados
A avaliação do desempenho é essencial para o controle empresarial. é por meio dele que podemos verificar o impacto das nossas decisões e a julgar se os resultados obtidos a partir dela geraram o efeito desejado.
Como vimos, a gestão de custos é um dos fatores de maior impacto no orçamento financeiro de uma empresa e, por isso, é fundamental mensurar os resultados financeiros avaliando em seguida quais os caminhos viáveis para sua otimização.
É dessa maneira que as empresas crescem e mantém resultados acima da média, sempre avaliando e reavaliando a eficácia das suas ações e os pontos de melhorias onde pode haver redução de custos e otimização do processo de produtivo.
Quais erros devem ser evitados?
Para evitar prejuízos e garantir um controle de custos capaz de agregar um diferencial competitivo ao negócio, é importante que os gestores das empresas não cometam alguns dos erros a seguir.
1. Não conhecer bem os custos
Como observamos até aqui, os custos determinam a capacidade de atratividade pelo preço e delimitam o potencial de retorno de um empreendimento. Não conhecer os custos de produção ou ignorá-los é um erro básico que demonstra falta de profissionalismo na gestão.
Cálculos importantes como o CMV — Custo da Mercadoria vendida —, o ROI — Retorno sobre o Investimento — e até mesmo a elaboração de demonstrações contábeis obrigatórias junto ao fisco, como o Balanço Patrimonial e a DRE — Demonstração de Resultado do Exercício —, só podem ser elaborados com os dados detalhados sobre os custos e despesas do negócio — como valor do pró-labore, notas fiscais emitidas etc.
2. Precificação equivocada
A forma mais comum de determinar o preço de venda realiza uma composição entre a margem de retorno desejada, o custo da mercadoria e a comparação com os demais preços praticados no mercado, para o mesmo produto. Sendo assim, não faça precificações equivocadas, pois não é possível definir um preço de venda sem considerar os seus custos de produção.
Afinal, são eles que consomem boa parte do seu capital disponível para a produção de bens e serviços. Da mesma forma, não considerar os preços praticados no mercado pelos seus concorrentes diretos pode levar à estagnação de mercadorias no estoque, o que representa prejuízos financeiros pela falta de giro.
3. Não automatizar processos
Vivemos a era transformação digital, em que as empresas estão cada vez mais fazendo uso da tecnologia para otimizar os seus processos internos, gerar inteligência de dados e inovar. Nesse sentido, insistir em processos analógicos pode representar um tiro no pé na condução da empresa.
A digitalização de documentos é uma primeira etapa do processo de automação que simplifica a manipulação de documentos, facilitando a sua pesquisa, compartilhamento e liberando espaço físico antes destinado ao arquivo para ser aproveitado de formas mais relevantes ao negócio.
Muitos argumentam que os custos de softwares ou hardwares voltados a automação comercial têm um alto custo de implementação. Isso pode parecer verdade no primeiro momento, mas, ao colocar na ponta do lápis as economias geradas no longo prazo e o ganho em eficiência, é bastante perceptível que eles compensam o investimento.
Existem diferentes ferramentas para automação comercial que estão disponíveis hoje no mercado. Podemos citar: servidores em nuvem, contabilidade digital, IoT — internet das coisas —, inteligência artificial, chatbots, visão computacional e muito outros.
Quais as vantagens da gestão de custos?
Por fim, vamos listar as vantagens mais evidentes de estruturar a gestão de custos da sua empresa da maneira correta. Não se esqueça que para obter os resultados a seguir é preciso que você elimine os erros citados no tópico anterior. Afinal, um método de gestão, por mais elaborado que seja, se for implementado da maneira errada, pode não gerar os efeitos desejados.
Observe a seguir as maiores vantagens de gestão de custos.
1. Melhor aproveitamento de oportunidades
Uma gestão de custos eficiente e um orçamento bem-estruturado permitem que a empresa aproveite as melhores oportunidades do mercado. Custos sob controle significam margens de retorno maiores, preços mais competitivos, recorrência de vendas, faturamento escalável e crescimento estável a longo prazo.
2. Melhoria na tomada de decisões
Todas as decisões precisam envolver um embasamento racional para serem bem-sucedidas. Isso significa que no mundo corporativo não há espaços para achismos ou chutes quando o que está em jogo é a saúde financeira de uma empresa, os empregos de muitos colaboradores e o futuro de um negócio. A própria definição de administração é conhecida como um processo de condução racional das organizações.
Sendo assim, dados, fatos e indicadores são os melhores subsídios para as decisões gerenciais. Escolhas orientadas racionalmente e em um processo que pode ser continuamente mensurado são capazes de estruturar melhor as direções do negócio. Lembre-se sempre disso.
De igual modo, a gestão de custos é determinante para os indicadores de resultado das empresas. Logo, se um empreendedor deseja faturar mais com as ferramentas de gestão de custos, ele saberá imediatamente qual o nível de investimento necessário para ampliação do parque produtivo.
3. Maior lucratividade
Todo empreendedor compreende que a margem de lucro de uma empresa é o que sobra ao final de todo o ciclo de vendas. Custos bem-geridos e orçamentos bem-executados permitem que a empresa invista cada vez mais na otimização da sua produção por meio da aquisição de máquinas e equipamentos mais ágeis, capazes de reduzir os custos e de aumentar a lucratividade.
Como pudemos observar, uma gestão de custos eficiente e um controle de fluxo de caixa bem-feito conferem muitas vantagens às empresas, permitindo que tenham um crescimento mais sustentável e perene.
Por isso, é importante superar os métodos ultrapassados de controle e monitoramento do orçamento empresarial, e começar a investir na otimização da gestão de custos por meio do auxílio de sistemas de gestão. Tudo isso deve ser feito afim garantir mais agilidade, aprimorar a tomada de decisões e aumentar as chances de sucesso do negócio.
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