É muito comum que os empreendedores cometam erros no fluxo de caixa, situação que pode ser prejudicial para a empresa como um todo. Isso porque o fluxo é uma das principais ferramentas para acompanhar as entradas e as saídas de capital, mantendo a situação financeira do negócio saudável e sua competitividade elevada.
Entre as principais causas dessas falhas, estão a rotina corrida de uma organização e a falta de entendimento sobre o assunto, o que leva a problemas financeiros e a tomadas de decisões inadequadas, afetando diretamente os resultados.
Para ajudar você nessa questão, elaboramos este conteúdo que traz os 9 principais erros a serem evitados. Confira!
1. Deixar de atualizar o fluxo de caixa periodicamente
É fundamental realizar a atualização cotidiana do fluxo de caixa, tendo em vista que ela precisa mostrar em tempo real a situação financeira do negócio. Por esse motivo, busque implementar uma política de lançamentos realizando todos os registros diariamente.
Faça isso preferencialmente ao fim do dia, para obter um posicionamento preciso de como está o capital. Dessa forma, fica mais fácil identificar problemas e riscos financeiros previamente e tomar precauções em tempo hábil, além de entender se é preciso realizar empréstimos, por exemplo.
2. Não anotar todas as movimentações
Outro item que está na lista dos erros no fluxo de caixa é deixar de registrar todas as movimentações financeiras, o que leva a um entendimento irreal sobre os recursos da empresa.
Para evitar essa falha, treine todos os integrantes do time para que eles fiquem atentos a isso, considerando que todas entradas e saídas precisam ser registradas, independentemente do valor.
3. Misturar finanças pessoais e empresariais
Essa é uma das falhas mais comuns. Alguns empreendedores — principalmente os que estão iniciando o negócio — não têm o conhecimento de que jamais se deve misturar as contas particulares com as contas empresariais.
É muito importante ter em mente que o dinheiro pessoal não deve ser aplicado para realizar pagamentos relacionados à empresa e vice-versa. Uma recomendação é definir um valor fixo de pró-labore e inseri-lo no planejamento mensal do fluxo de caixa, evitando retiradas frequentes que geram complicações financeiras.
4. Considerar valores que não entraram para o fluxo
O relatório do fluxo de caixa precisa ser preciso e realista, por isso, não é possível registrar montantes que ainda não entraram. Logo, não insira valores até que os mesmos sejam recebidos pela organização.
Por exemplo: nos casos das vendas parceladas, você não dele lançar o recebimento delas antes disso realmente acontecer. É importante salientar que nem sempre a quantia relativa ao faturamento é o valor que, de fato, vai entrar no caixa, tendo em vista que a inadimplência de clientes pode ocorrer.
5. Deixar de contar com o auxílio da tecnologia
Registrar todos os números somente utilizando planilhas pode gerar erros que influenciam negativamente na tomada de decisões. Isso porque, nessa situação, fica inviável entender de forma clara como anda a saúde financeira, os gastos a serem cortados e onde é necessário investir.
Contar com um software específico para esse fim pode fazer muita diferença, levando em conta que ele é desenvolvido com funcionalidades que possibilitam a utilização de dados de maneira inteligente. Além disso, permite gerar relatórios e gráficos detalhados sobre receitas e despesas, divididos por departamentos, períodos ou da maneira que entender melhor para a compreensão dos gestores.
6. Não categorizar os lançamentos
A criação de monitoramento do fluxo de caixa precisa respeitar alguns padrões, entre eles, a classificação de receitas e despesas. Assim, deixar de executar essa atividade pode prejudicar todo o processo.
Então, antes de anotar as entradas e as saídas, é preciso desenvolver categorias, seja por período, seja por tipos de contas e clientes, seja por demais subdivisões que permitam conhecer melhor os números e utilizá-los como estratégia gerencial.
Essa categorização viabiliza a elaboração de um plano em longo prazo e possíveis ajustes orçamentários a serem aplicados para cada categoria, gerando um custo inteligente e proveitoso.
7. Deixar de contar com o fluxo de caixa como recurso gerencial
Além do fluxo de caixa ser visto como uma espécie de ferramenta que auxilia na organização financeira do negócio, também é bastante eficaz no controle da companhia para o entendimento gerencial.
Nesse caso, além de classificar as receitas e as despesas e possibilitar que a pessoa responsável por tomar as decisões entenda como os recursos são gerados e onde são investidos, outras análises podem ser realizadas.
Podemos citar, como exemplos, a simulação de alguns cenários e as opções para o aprimoramento de linha de produtos e serviços, melhorando os resultados da organização em geral.
8. Não fazer o controle do capital de giro
O capital de giro pode influenciar na efetividade do monitoramento do fluxo de caixa, tendo em vista que não importa o porte do negócio e atividade exercida, o empreendedor sempre vai precisar de recursos para manter o pleno funcionamento e os processos da empresa.
Esses valores são usados praticamente em todas as tarefas que fazem parte das operações, além de pagamento de obrigações. Caso faltem, a companhia vai precisar de capital de giro e terá de solicitar empréstimos e financiamentos, mesmo que não queira, gerando impactos negativos nos resultados do período.
9. Deixar de estabelecer indicadores financeiros
Outro ponto relevante é estar sempre de olho nos indicadores de desempenho, já que eles possibilitam condições para mensurar diferentes fases de um processo a ponto de entender se ele está funcionando de forma correta, além de servirem para tomar decisões bem fundamentadas.
Para escolher os indicadores mais adequados, é preciso estabelecer quais são os objetivos do negócio. Por exemplo: aumentar a receita, elevar a produtividade, entre outros.
Agora que você conhece os principais erros no fluxo de caixa, é importante contar com uma gestão contábil de qualidade para evitar esse tipo de falha e garantir uma boa saúde financeira para o negócio. Para isso, você pode buscar o auxílio de uma contabilidade digital, como a oferecida pela WeCont. Dessa forma, melhorará muito os processos e aprimorará os serviços de sua companhia.
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