O que é o inventário patrimonial e como deve ser feito

Muitas empresas não têm informações completas sobre seus ativos, o que acaba causando problemas quando se trata do controle do patrimônio, como gastos excessivos com manutenção. Para evitar contratempos nesse assunto, é preciso que o gestor saiba como elaborar um inventário patrimonial.

Esse é um documento que auxilia tanto a contabilidade como a gestão operacional da empresa. Quer saber mais sobre o assunto? Neste artigo, respondemos as principais dúvidas sobre o inventário patrimonial, incluindo seu conceito, como fazê-lo e quais são as suas vantagens. Confira!

O que é o inventário patrimonial?

Também conhecido como inventário do patrimônio imobilizado, trata-se de um processo em que se realiza a numeração, a organização, a classificação e o cadastro dos ativos e bens da empresa. Alguns exemplos desses itens são:

máquinas;
equipamentos;
veículos;
computadores;
mobiliários, entre outros.

Como o inventário patrimonial deve ser feito?

Percebe-se que esse é um procedimento minucioso, já que o gestor deve coletar e organizar um grande número de informações. Confira um passo a passo nos tópicos seguintes.

Contrate pessoal especializado

O primeiro passo é contratar uma equipe de profissionais especializados na inventariação. Assim, você evita erros, garante a descrição adequada dos bens e traz mais confiabilidade às informações.

Utilize etiquetas

Afixe etiquetas que informam o número de registro nos itens levantados, pois isso facilita a identificação visual de cada bem. Também são utilizados registros com códigos de barras, assim a empresa consegue obter todas as informações listadas facilmente, bastando fazer a leitura automática.

Registre as descrições técnicas

A equipe responsável deve coletar todas as características dos bens, incluindo informações como:

categoria;
data de aquisição;
preço de compra;
valor atual;
vida útil;
estado de conservação;
colaboradores responsáveis pelo seu uso;
local de armazenamento;
modelo;
número de série;
finalidade;
forma que ele é utilizado.

Também é importante tirar fotos dos bens, pois isso ajuda na identificação e diferenciação deles. Lembre-se de que tudo deve ser registrado em um bom sistema de gestão, já que a tecnologia facilita o registro, a busca e a edição dos dados.

Continue realizando o controle patrimonial dos bens

É comum que a inventariação seja feita em um momento de necessidade da empresa. Mas é fundamental que o gestor continue realizando o processo conforme vai adquirindo bens para manter o controle atualizado.

Quais são as vantagens do inventário patrimonial?

Fazer esse cadastro trará um amplo número de benefícios para a saúde financeira da empresa. Confira os principais deles nos tópicos abaixo.

Proteção ao patrimônio

O inventário minimiza os riscos de furto e extravios de seus bens. Isso ocorre pelo fato de os gestores manterem um controle efetivo e conseguirem identificar qualquer redução de recursos que não tenha sido planejada.

Aumento da vida útil dos bens

Com os registros, você pode verificar o nível de desempenho e o estado de seus bens, permitindo que o gestor realize manutenções antes que eles se tornem inutilizáveis.

Diminuição dos custos com manutenção

Os ativos exigem diferentes manutenções em variados momentos de seus ciclos de vida. Quando você tem amplo controle dos bens, é possível saber quando as peças sobressalentes podem ser usadas, bem como se o capital humano pode cobrir necessidades da empresa, minimizando a necessidade de manutenções.

Conhecimento real do valor dos ativos

Os gestores terão uma percepção completa de seus ativos, podendo tomar atitudes adequadas para alinhar os bens às necessidades do negócio. Entre as informações que melhoram a eficiência operacional estão:

sua capacidade máxima;
ciclo de vida;
prazo de duração;
requisitos para manutenção.

O inventário patrimonial é um instrumento excepcionalmente importante para negócio, principalmente se ele tem muitos ativos. Mas é crucial ter o apoio de especialistas, bem como usar a tecnologia para facilitar o registro.

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