Aprenda como funciona o eSocial e a importâcia desse sistema!

O eSocial é uma proposta do governo para simplificar a vida dos contadores e demais profissionais envolvidos em uma rotina fiscal, trabalhista e previdenciária. O uso correto desse recurso depende do profissional conhecer como funciona o eSocial. Do contrário, pode haver problemas no seu cumprimento e, consequentemente, multas.

Que tal evitar essas situações? Confira como funciona a plataforma, quando seu uso é necessário, os prazos de adesão e as mudanças promovidas pelo Governo Federal. Acompanhe e saiba mais!

Como funciona o eSocial

O eSocial funciona da seguinte forma: periodicamente, as empresas precisam registrar em uma plataforma digital os dados referentes às obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias – o que possivelmente já é feito em papel, planilhas ou outras plataformas online.

Com a implementação desse sistema, o Governo Federal estabelece um único e obrigatório caminho para todas as empresas. Dados como CAGED, RAIS, GFIP e DIRF e mais de uma dezena de itens devem ser enviados por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Se a sua empresa age nas conformidades da lei, isso já faz parte da sua rotina de forma individual. A diferença é que agora tudo isso será entrega de uma só vez pela internet.

Quando ele é necessário

Como apontamos no início, o eSocial foi pensado para reduzir a burocracia, unificar processos e padronizar a maneira de cumprir com obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Toda organização, pessoa física, órgão público ou privado que tenham colaboradores registrados são obrigados a se cadastrar.

Para deixar tudo mais organizado, o governo dividiu as empresas por categorias e estabeleceu um prazo diferente pra cada uma delas. Você ficará sabendo a seguir.

Quais são os prazos de adesão ao sistema

O Governo Federal sabe melhor do que ninguém como funciona o eSocial e o quanto o sistema pode ser complexo, impactando diretamente o dia a dia das empresas. Por isso, estabeleceu um calendário de implementação.

Com o objetivo de proporcionar uma adoção gradativa ao sistema, as entidades foram divididas em 4 grupos. As definições de quem integra esses modelos e seus prazos estão na Resolução nº 02/2016 do Comitê Diretivo do eSocial (CDeS). Depois das atualizações, ficou assim:

• Grupo 1: compreende as empresas que tiveram faturamento acima dos 78 milhões de reais em 2016, cujas implementações devem ter sido iniciadas em janeiro de 2018;
• Grupo 2: formado pelos grupos empresariais que faturaram menos de 78 milhões em 2016, devem ter se registrado em julho de 2018 – exceto Simples Nacional e MEI;
• Grupo 3: a obrigatoriedade para esse grupo iniciou em janeiro de 2019 e compreende as empresas integrantes do Simples Nacional, produtores rurais (pessoa física), entidades sem fins lucrativos e empregadores (pessoa física – exceto domésticos);
• Grupo 4: órgãos públicos e organizações internacionais fazem parte desse grupo, que tem como obrigatoriedade iniciar o uso do eSocial em janeiro de 2020.

Quais as penalidades previstas em caso de descumprimento

Como você pôde conferir acima, o eSocial é um sistema que tem sido utilizado de maneira obrigatória desde o início de 2018. Portanto, podemos partir do princípio de que ele não é mais uma novidade.

O Governo Federal entende que os últimos grupos tiveram tempo suficiente para se informar a respeito do seu funcionamento. Isso significa que, uma vez detectado que sua empresa não está cumprindo as obrigações do eSocial, não há colher de chá: você vai receber uma multa nada singela.

Afinal, mais que saber como funciona o eSocial, é importante entender que ele é uma ferramenta de fiscalização do governo e evidencia todos os aspectos legais estabelecidos pela CLT.

Quais são as mudanças propostas pelo governo

Diante de tudo o que foi falado até agora, é possível concluir que as mudanças do eSocial vão passar a valer em janeiro de 2020, prazo final para todas as empresas estarem operando na plataforma.

No entanto, esse período de implementação serviu para que o governo pudesse fazer algumas mudanças e deixar a plataforma ainda mais eficiente, ao mesmo tempo em que descomplica o upload dos dados. 

Por exemplo, aspectos no layout relativo a informações trabalhistas estão sendo simplificados ou eliminados. O objetivo é tornar o procedimento menos oneroso para as empresas, ao mesmo tempo em que os investimentos que foram realizados até hoje para o desenvolvimento do eSocial não sejam considerados perdidos. 

As secretarias responsáveis por cada dado

As obrigações relacionadas à folha de pagamento e demais questões trabalhistas, previdenciárias e tributárias, tanto para empresas privadas quanto para os órgãos públicos, continuarão a ser transmitidos da forma como é hoje, no ambiente único nacional. As secretarias responsáveis por essas etapas são a Secretaria Especial da Previdência e Trabalho e a Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil.

Já informações de natureza tributária e financiamento da previdência social são de competência estão relacionadas à Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais, um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital.

Para garantir a segurança jurídica, as empresas tiveram o prazo de até 30 de setembro de 2019 para se adequar ao programa da Secretaria Especial da Previdência e Trabalho e da Secretaria Especial da Receita Federal, que estabeleceu o cronograma de substituição ou eliminação das seguintes obrigações:

• GFIP;
• CAGED;
• RAIS;
• LRE;
• CAT;
• CD;
• CTPS;
• PPP;
• DIRF;
• DCTF;
• QHT;
• MANAD;
• Folha de pagamento;
• GRF;
• GPS.

Além disso, nesse processo foram estabelecidos os seguintes padrões:

• criação da tabela padrão de rubricas, sem que seja necessário cadastrar rubricas próprias;
• eliminação de tabelas de cargos, funções e horários;
• manutenção dos padrões de transmissão de dados via web service.

Embora as regras sejam mais flexíveis, fique atento às mudanças, especialmente se você já havia se informado sobre o eSocial: algumas coisas mudaram para facilitar o envio das informações.

Mais importante do que entender como funciona o eSocial é se adequar ao sistema e saber como agir ou a quem recorrer em caso de dúvidas. Estar em dia com as obrigações legais é imprescindível para que a empresa não tenha prejuízos.

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