Com um mercado cada vez mais competitivo e exigente, é muito importante que o negócio apresente estratégias capazes de contribuir para a melhoria de seus processos em geral. Entre as medidas que podem ser implementadas está a gestão de projetos — reunião de conhecimentos, técnicas, habilidades e recursos usados com o intuito de planejar, desenvolver e acompanhar um projeto.
Dessa forma, as ações serão finalizadas conforme os planos projetados inicialmente, fazendo com que os resultados sejam alcançados com êxito.
Quer conhecer as principais vantagens de ter a gestão de projeto como aliada? Leia este conteúdo e descubra!
1. Melhor controle dos processos de um negócio
O monitoramento de todas as práticas que compõem um projeto é uma atividade complexa, mas a simplificação e otimização dessa função é um dos benefícios da gestão de projetos. Isso porque, por meio dela, é possível centralizar todas as fases, os prazos e demais fatores envolvidos desde o planejamento até a finalização e entrega da tarefa.
Assim, fica mais fácil acompanhar e controlar cada procedimento. Para facilitar, é possível contar com uma ferramenta específica, como um software de gestão, que vai gerar mais versatilidade e eficiência no cumprimento da demanda.
2. Cumprimento do cronograma preestabelecido
Atrasos, falhas e demais problemas podem ocorrer na entrega dos trabalhos, produtos e serviços. Isso pode acontecer por diversos motivos, como imprevistos, desorganização, entre outros, gerando prejuízos para o negócio.
Quando o projeto é direcionado por uma boa gestão, que atua com previsão e disponibilidade de recursos e tempo, fica mais simples de trabalhar dentro das expectativas.
Por meio de um cronograma, é possível estimar o tempo que será usado em cada projeto, medir o desempenho do time em cada etapa e compreender onde é preciso investir mais. Isso permite terminar o serviço dentro do prazo, sem forçar os colaborados a trabalharem além de sua jornada.
Além disso, o acompanhamento viabiliza a prevenção e minimização dos imprevistos, permitindo que o cliente seja comunicado com antecedência a respeito de modificações nos prazos e custos do serviço.
3. Melhora do engajamento da equipe
Uma boa gestão de projetos estabelece o que e quando cada colaborador deve exercer em sua função. Além disso, também estipula métricas de acompanhamento das atividades e resultados, considerando que todos sabem quais são as suas contribuições, deixando de perder tempo com tarefas desnecessárias. Com isso, os membros do time são alinhados aos critérios e valores previstos, garantindo o sucesso da instituição.
É necessário ter em mente que são os funcionários os responsáveis por colocar o planejamento em ação. Sendo assim, é importante que entendam a lógica de cada procedimento. Por este motivo, o gestor deve ter um diálogo aberto com todos os colaboradores, além de dividir informações e dados relevantes sobre o projeto e tentar apresentar a causa de cada decisão tomada.
Essa preocupação em informar cada passo do projeto contribui para que os funcionários estejam cada vez mais motivados e envolvidos com o trabalho, apresentando um resultado positivo e coerente com o objetivo delineado no início do planejamento.
4. Acerto na tomada de decisão
A gestão de projetos possibilita que a tomada de decisão seja realizada com base em um objetivo futuro, por exemplo, expansão do negócio, conquista de destaque no mercado e outros — estabelecido conforme as ações praticadas no presente.
Uma visão eficaz depende da avaliação da capacidade produtiva do negócio, alcançada por meio de um bom gerenciamento. As instituições conseguem administrar melhor os seus projetos, tornam-se mais competitivas e elevam suas chances de atingir uma posição superior no ramo de atuação com mais facilidade — o que é um benefício primordial para qualquer empresa.
Por meio de dados estruturados e a execução de um levantamento do que pode dar errado no decorrer do desenvolvimento do projeto, fica mais simples pensar em medidas rápidas e eficazes. Além disso, a agilidade na tomada de decisões possibilita o envolvimento em um número maior de ações, sem perder a qualidade do serviço realizado.
5. Minimização dos riscos
Como já foi dito, qualquer projeto, independentemente do negócio, está sujeito a riscos. No entanto, uma boa gestão colabora bastante para a diminuição de eventuais prejuízos, já que o gestor se encontra preparado para detectá-los e minimizá-los.
Quanto maior for o número de informações relacionadas ao projeto, mais simples se tornará a antecipação de soluções preventivas e corretivas para que os riscos não se transformem em dores de cabeça.
Uma dica é utilizar as experiências, os erros e os acertos das tarefas anteriores, pois as lições aprendidas no passado podem ser usadas para evitar todos os aspectos que prejudicam o bom andamento do trabalho.
6. Aumento da rentabilidade
Com menos erros no decorrer do processo, maior previsibilidade do resultado final e redução do retrabalho, a organização consegue elevar seu reconhecimento, sendo de grande valia para que novas oportunidades sejam aproveitadas.
Dessa forma, é possível perceber um aumento relevante e contínuo nas receitas, tendo em vista que os clientes conseguem ter uma boa experiência, pautada na rapidez e confiabilidade na entrega dos serviços.
Por outro lado, os projetos administrados com efetividade utilizam somente os recursos necessários para o seu desenvolvimento, evitando desperdícios e economizando valores — que podem ser investidos ou usados para manter o funcionamento do fluxo de caixa.
7. Maior satisfação dos clientes
Um projeto finalizado e entregue dentro do prazo acordado e sem a adição de custos gera a satisfação dos clientes, que não pensará duas vezes para fazer novos negócios, além de recomendá-los para outras pessoas, aumentando a lucratividade.
Para atingir esse resultado, é necessário a capacidade de atender às expectativas do cliente. Para isso, converse com ele, dê informações sobre o status do projeto, avalie as sugestões recebidas e demais questões. Ofereça a ele o mesmo tratamento que gostaria ter ao buscar por um serviço ou produto.
Como pôde perceber, a gestão de projetos é fundamental para que o negócio consiga obter os melhores resultados. Então, não espere mais para implementá-la e ter a oportunidade de usufruir de todas as vantagens apresentadas.
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