Os tempos são de informalidade recorde no Brasil, afinal, segundo o Sebrae, 71% das empresas do país não têm CNPJ. Nesse cenário, regularizar a empresa representa não apenas o ajuste às leis, mas uma oportunidade para que os empreendedores consigam planejar o próprio futuro.
Isso porque um negócio legal e devidamente inserido no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas pode contribuir para a previdência e para o sistema de seguridade social. Dessa forma, o empresário não só garante o próprio benefício, como também colabora para assegurar o pagamento de aposentadorias.
Nesse sentido, é provável que muita gente deixe de formalizar a própria empresa porque não tem conhecimento sobre as vantagens dessa regularização. Por isso, elaboramos este artigo para explicar o que seu negócio ganha quando fica em dia com as normas legais. Ainda detalhamos quais são os passos para manter o status da sua empresa regular.
A seguir, você também vai conhecer as implicações que podem cair sobre uma empresa irregular. Além disso, falamos mais sobre a importância dos registros contábeis e das obrigações acessórias para o seu negócio. Por fim, entenda mais sobre a necessidade de contar com o auxílio de um escritório contábil nesse processo. Boa leitura!
O que é uma empresa regularizada?
Uma pessoa que não tem certidão de nascimento não existe em termos legais, concorda? Para as empresas, a comprovação de que realmente existem é feita por meio do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, o CNPJ, que é obtido no momento em que o negócio é oficialmente aberto.
Sendo assim, uma empresa regular é, necessariamente, toda aquela que constar nesse cadastro, o qual engloba desde o mais simples Microempreendedor Individual (MEI) até uma corporação transnacional.
De qualquer forma, a regularização completa não depende apenas de garantir esse cadastro. Afinal, cada ramo de atuação exige das empresas o cumprimento de regras particulares. Uma empresa da construção civil, por exemplo, deve obedecer a normas totalmente distintas de outra ligada à saúde.
Dessa forma, a regularização de uma empresa é um processo que pode consumir algum tempo, já que, até estar com tudo ok, será preciso atender a uma série de exigências. Nesse aspecto, é recomendável que o empresário seja paciente.
Embora o tempo médio de abertura de uma empresa tenha diminuído para cinco dias no Brasil, em alguns casos, é possível que o negócio leve mais tempo até estar totalmente em conformidade.
Quais são as implicações para empresas não regularizadas?
A legalização de uma empresa é fundamental para garantir direitos e o regular cumprimento de deveres trabalhistas, fiscais e previdenciários. Sendo assim, uma empresa flagrada em situação irregular pela fiscalização dos órgãos ligados ao governo pode ser autuada e até fechada.
Além disso, empresas irregulares são impedidas de abrir falência nos termos da lei e não podem, em consequência, pedir recuperação judicial. Também não podem emitir notas fiscais, o que, por si só, impede a empresa de fazer negócios com pessoas físicas e, principalmente, com outras empresas.
Importa ainda destacar o que diz o Código Civil em seu artigo 973, segundo o qual:
“A pessoa legalmente impedida de exercer atividade própria de empresário, se a exercer, responderá pelas obrigações contraídas.”
O que é a Certidão Negativa de Débitos?
Outra forma de atestar regularidade perante os órgãos públicos é a emissão da Certidão Negativa de Débitos. Trata-se de um documento padrão emitido por diversas esferas de poder como a trabalhista, previdenciária, fiscal, estadual ou municipal.
Uma das mais requisitadas é a Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, que pode ser emitida para pessoas físicas e jurídicas. A vantagem é que ela também pode ser obtida pela internet, no site da Receita, bastando digitar o CNPJ.
Em alguns casos, pode ser que o resultado aponte para a insuficiência de dados. Dessa forma, a consulta precisará ser feita no portal e-CAC. Nele, o acesso é feito mediante código de acesso ou certificado digital.
Diferença entre Empresa Inativa e Empresa Sem Movimento
É comum que muitos empresários tenham dúvidas sobre como regularizar uma empresa inapta ou o que deve ser feito quando a empresa está inativa há um determinado período. Para esclarecer essas questões, é importante entender a diferença entre uma empresa inativa e uma empresa sem movimento.
Uma empresa inativa é aquela que não teve nenhuma movimentação de qualquer natureza em relação ao ano-calendário. Isso inclui tanto atividades operacionais quanto não-operacionais, financeiras, patrimoniais, ou investimentos no mercado financeiro e de capitais. A única exceção são os pagamentos de multas pendentes e débitos relacionados ao pagamento de tributos.
O processo para oficializar o status de uma empresa inativa é feito por meio da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF).
Por outro lado, uma empresa sem movimento é aquela que não presta serviços ou vende produtos, ou seja, não gera receita e não possui movimentação operacional.
É fundamental estar atento às obrigações específicas de cada categoria de empresa, conforme detalhado na tabela abaixo:
| Obrigações | Empresa Inativa | Empresa Sem Movimento |
|---|---|---|
| Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) | Sim | Sim |
| Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) negativa | Sim | Não |
| Guia de Recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social (GFIP) | Sim | Não |
| Escrituração Contábil Digital (ECD) e Escrituração Contábil Federal (ECF) | Não | Sim |
| Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) | Não | Sim |
| Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para o PIS/PASEP e a Cofins | Não | Sim |
| Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) | Sim | Sim |
Qual é a importância de ter uma empresa regular?
A informalidade pode até parecer atraente no começo, mas, com o tempo, ela cobra o seu preço. Cedo ou tarde, a empresa em situação irregular terá de prestar contas ao governo e, nessa hora, a falta de CNPJ ou de algum comprovante pode custar muito caro.
Segurança
Nessa perspectiva, ter uma empresa regular é a melhor garantia de tranquilidade e de assegurar direitos de sócios e de colaboradores. Todos saem ganhando, inclusive a sociedade como um todo, já que negócios regularizados contribuem para a seguridade social.
Credibilidade
Uma empresa regularizada também pode transmitir mais credibilidade aos clientes. Com a regularização, o seu negócio pode passar a atender consumidores e empresas mais exigentes, que estão dispostas a pagar mais pela garantia de que os seus produtos ou serviços são oferecidos em conformidade com as normas legais.
Desse jeito, a sua empresa consegue emitir notas fiscais e funcionar de acordo com as exigências dos órgãos governamentais. Inclusive, com o CNPJ, é possível participar de licitações e diversificar a sua carteira de clientes.
É fundamental não deixar esse passo para a última hora. Do contrário, a sua empresa pode acabar perdendo boas oportunidades de alcançar novos voos e aumentar o seu faturamento.
Economia
Muitos empresários acreditam que deixar a sua empresa irregular pode resultar na economia do pagamento de tributos. No entanto, desconhecem a possibilidade de a empresa funcionar em um regime tributário que garantiria uma redução de gastos.
Quando você não tem um negócio regular, a tributação é feita pelo Imposto de Renda de Pessoa Física, que conta com alíquotas mais elevadas. A regularização permite que a sua organização funcione em regimes tributários como o Simples, o Lucro Presumido ou o Lucro Real.
Dessa forma, os recursos da sua empresa podem ser encaminhados para você sem que ocorra nova tributação. Isso possibilita que os empreendedores usufruam de mais economia.
Benefícios previdenciários
A regularização de uma empresa ainda dá ao empreendedor a chance de aproveitar os benefícios previdenciários, como a aposentadoria, que já citamos. Além do mais, ao formalizar a sua empresa e se tornar um MEI, por exemplo, é possível dispor de mais benefícios para você e os seus dependentes.
O MEI também dá direito a aposentadoria por invalidez e auxílio doença, desde que tenha ao menos 12 meses de contribuição. Já o salário-maternidade pode ser concedido para quem contribui por, no mínimo, 10 meses. Os dependentes do Microempreendedor Individual ainda podem receber pensão por morte e auxílio-reclusão.
Veja 4 passos para regularizar a sua empresa
A seguir, listamos algumas etapas que podem ajudar empreendedores no processo de regularizar a empresa. Confira!
- Consulte a situação da sua empresa
Tanto o Cadastro Nacional de Pessoas Físicas (CPF) quanto o CNPJ servem como grandes bancos de dados sobre os contribuintes brasileiros. Cabe então à Receita Federal do Brasil (RFB) zelar pela manutenção desses dados, que podem ser consultados por todos para fins de comprovação.
Vale ressaltar que a situação regular de uma empresa não depende apenas de ela estar inscrita no CNPJ e de ter a sua situação regularizada nesse cadastro. Como veremos mais à frente, a depender das circunstâncias, possivelmente serão exigidos outros comprovantes e documentos para atestar a regularidade do negócio.
No entanto, se, no seu caso, a intenção é somente conhecer a situação da empresa junto à RFB, então uma consulta online será o bastante. Ela pode ser feita na seção do site da Receita Federal para emissão de comprovante de inscrição e de situação cadastral.
Nele, bastará digitar o CNPJ a ser consultado, clicar no box anti-robô e aguardar pelo resultado. Assim, na tela, deverá aparecer a versão virtual do documento que atesta a regularidade da empresa, no qual constam:
- número do CNPJ;
- se está ativa;
- nome empresarial;
- porte da empresa;
- descrição da natureza jurídica;
- endereço;
- descrição das atividades;
- data de inscrição no cadastro.
Adicionalmente, na tela com o resultado da pesquisa, é possível consultar o Quadro de Sócios e Administradores (QSA). Nesse caso, é só clicar no botão na parte de baixo para verificar o capital social da empresa e a sua respectiva composição societária.
- Conheça a situação cadastral da sua empresa
Uma empresa tem a situação cadastral irregular quando é considerada suspensa, inapta, baixada ou nula. Quando está suspensa, significa que deixou de lado as obrigações daquele ano ao Fisco. Nesse caso, o seu negócio também pode ter apresentado alguma falha nas informações entregues ou ainda estar sob investigação de fraude.
A empresa está inapta depois de dois anos suspensa e sem realizar correções. Já a situação baixada é registrada quando a empresa está extinta, depois de cinco anos sem apresentar dados à Receita. Por fim, a classificação nula mostra que a sua organização está com um CNPJ inválido.
- Apresente os documentos necessários
Caso a sua empresa esteja com a situação irregular, será necessário procurar a Receita Federal e verificar quais documentos serão necessários para normalizar a situação. Depois disso, você terá que organizar os arquivos e encaminhar ao órgão.
- Realize os pagamentos devidos
Ainda pode ser necessário realizar o pagamento de alguns tributos pendentes antes de regularizar a sua empresa. Depois, é só aguardar o resultado da avaliação da Receita Federal.
O que mais precisa para se regularizar a empresa?
Uma empresa regular, como vimos, não depende apenas do CNPJ para estar em conformidade. À exceção de boa parte das CNAEs da categoria MEI, há algumas obrigações extras para se constituir uma empresa.
A primeira delas é a elaboração do contrato social, documento em que devem constar a razão de ser da empresa e sua respectiva composição societária. Com esse contrato, será a vez de fazer o cadastro na Junta Comercial do Estado, na qual a empresa finalmente obtém o CNPJ e o Número de Identificação do Registro da Empresa (NIRE).
Não é demais relembrar que cada caso é um caso. Por isso, é recomendável fazer uma pesquisa nos sites da Prefeitura e da Secretaria de Fazenda (Sefaz) do seu estado para conhecer outros procedimentos exigidos.
Qual a importância dos registros contábeis?
A obrigatoriedade dos registros contábeis está prevista no código civil brasileiro. O artigo 1.179 prevê que o empresário e a sociedade empresária estão obrigados a seguir um sistema de contabilidade e levantar anualmente o balanço patrimonial e de resultado econômico.
Dessa forma, os registros contábeis servem para registrar a situação financeira da sua organização, a fim de mostrar aos sócios quais são os valores que fazem parte das obrigações da empresa. É bom lembrar que os registros devem ser feitos ainda que a sua empresa seja classificada como inativa.
O que são obrigações acessórias?
Também é importante conhecer mais uma categoria de exigências que a sua empresa precisa cumprir: as obrigações acessórias. Esses deveres são estabelecidos pela Receita Federal e podem ser declarações anuais, mensais ou trimestrais.
O contribuinte deve declarar informações como os encargos associados aos salários dos funcionários e os tributos que foram apurados. Bem como as obrigações acessórias podem se tratar de dados sobre a movimentação de colaboradores na folha de pagamento de uma empresa.
Entre as obrigações acessórias do regime Simples Nacional, está a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), que precisa ser entregue até o dia 31 de março do ano seguinte.
Outro exemplo é o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), que precisa ser pago quando a sua empresa apresenta movimentação financeira. O valor do DAS para microempresas e empresas de pequeno porte é calculado com base nas notas fiscais que foram emitidas.
Entenda por que contar com um escritório contábil para auxiliar a sua empresa
Contratar um escritório contábil é fundamental no processo de regularização da sua empresa. Afinal, esse serviço pode auxiliar na verificação dos regimes tributários em que a empresa esteve classificada desde a sua abertura.
Os profissionais de contabilidade também estão aptos a levantar informações sobre os pagamentos pendentes do seu negócio e realizar a verificação das escriturações contábeis.
Desse jeito, deve ser feito um planejamento com medidas que devem ser cumpridas para a regularização da sua companhia.
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