Saiba o que é PDCA e suas 6 vantagens
Para que uma empresa se mantenha em um mercado cada vez mais exigente e competitivo, é preciso buscar o aprimoramento da execução dos processos. Assim, é possível usufruir de diversos benefícios importantes para o controle contínuo das atividades, otimizar o tempo, aumentar os lucros etc. Para isso, é importante que você entenda o que é PDCA.
Por meio da aplicação dessa estratégia, pode-se adotar as melhores ações com agilidade, simplicidade e eficiência, independentemente do porte ou do ramo de atuação da empresa, alcançando os resultados e o sucesso esperado.
Quer conhecer as vantagens do ciclo PDCA? Então, continue a leitura!
O que é PDCA?
Trata-se de um método de gerenciamento que tem a finalidade de aperfeiçoar e otimizar os processos de uma organização. Sua sigla significa:
- plan: planejamento;
- do: execução;
- check: checar;
- act: agir na correção de falhas.
Suas 4 fases consistem em:
- planejar: estabelecer os objetivos de cada processo até atingir os resultados esperados;
- executar: período em que os planos devem ser aplicados e os funcionários que farão parte do ciclo PDCA precisam ser treinados para a função;
- checar: avaliar cada processo por intermédio de ferramentas adequadas;
- agir: elaborar estratégias para evitar os erros cometidos no processo e melhorar a performance.
O intuito do PDCA é entender de que maneira as falhas aparecem e como devem ser resolvidas, focando no motivo, e não na consequência.
Quais são as principais vantagens do PDCA
O PDCA pode gerar diversos benefícios para o negócio, entenda os 6 principais deles a seguir.
1. Eficácia na gestão de um negócio
Por meio do PDCA, é possível alcançar maior desempenho nas ações, tarefas e processos implementados. As atividades são acompanhadas com frequência, o que possibilita a atualização dos procedimentos, de forma a manter a procura pela qualidade e pelo desenvolvimento de cada etapa.
2. Entendimento sobre os possíveis problemas
Quando uma cultura organizacional pautada na mensuração dos processos é criada dentro da instituição, as possibilidades de falhas são bem menores, já que todos os envolvidos conseguem detectar os erros com antecedência e resolvê-los antes que as consequências apareçam.
3. Redução dos custos
Ao utilizar o método PDCA, é possível que a empresa ateste uma modificação do processo em pequena escala, antes de investir em uma técnica que pode não funcionar como o desejado, minimizando os gastos desnecessários. Nesse caso, o estabelecimento poder executar as atividades normalmente enquanto avalia o efeito de uma alteração no procedimento.
4. Aumento da competitividade
As ações estabelecidas para a resolução de problemas e o ciclo de aprimoramento colaboram para que a companhia consiga inovar em seus produtos e serviços, elevando sua competitividade no mercado.
5. Elevação da produtividade
Há a chance de prever e detectar os problemas relacionados à produtividade e de proporcionar uma melhor destinação aos recursos, gerando rapidez e eficiência para que as tarefas sejam executadas.
6. Flexibilidade das aplicações
O PDCA pode ser aplicado em diversas áreas, bem como em muitos tipos de organizações e processos — desde as tarefas ligadas ao core business até as funções secundárias. Assim, não é necessário aplicar um modelo diferente para cada processo ou entender sobre táticas diversas de gestão.
Como é possível aplicar o PDCA na empresa?
Para aplicar o PDCA de forma eficaz no negócio, é importante seguir alguns passos. Veja quais são eles.
Planejamento
Nessa etapa, o objetivo é realizar um levantamento dos dados e analisá-los para definir metas e objetivos. É primordial que seja criada uma estratégia capaz de solucionar os problemas identificados. Além disso, ela deve ser projetada com base nas diretrizes políticas e nos valores da companhia, considerando, além das metas, o caminho a ser seguido para atingi-las e os métodos que serão usados.
Identificação do problema
É preciso estabelecer qual é o problema e entender seu grau de importância para que uma certa atividade seja desenvolvida. Nessa situação, os responsáveis podem fazer um levantamento do histórico do problema, apresentar suas consequências e definir uma data para sua resolução. Para isso, podem ser usados relatórios, gráficos, fotos, entre outros.
Análise do problema
Os problemas e suas características devem ser avaliados de perto. A tarefa pode ser um pouco mais trabalhosa, já que as especificidades do problema devem ser observadas com base em vários pontos de vista. Além disso, é preciso verificar em quais locais ele surge.
Aqui, uma ferramenta interessante é a Matriz Swot, pois ela aponta informações relevantes sobre pontos fortes e fracos da empresa, o que é essencial para um bom planejamento estratégico.
Identificação das causas
A fim de descobrir as causas, é necessário compreender o motivo de o problema ocorrer. Para isso, a equipe precisa fazer um levantamento das eventuais causas, ordená-las em nível de importância e escolher as mais prováveis.
Plano de ação
Depois de detectar as causas do problema, é hora de criar medidas para solucioná-lo. Para isso, alguns questionamentos podem ser feitos. Por exemplo: o que deve ser feito? Quem será o responsável? Quando a tarefa deve ser finalizada?
Execução
Aqui, as medidas elaboradas devem ser colocadas em prática. Por ser uma fase muito importante no ciclo PDCA, deve ser monitorada de perto, com a finalidade de gerar mais garantia de que o plano executado está de acordo com o que foi pensado.
Anote e aponte todos os resultados obtidos a cada atividade finalizada, independentemente de serem positivos ou negativos. Isso propicia um conhecimento indispensável para o desenvolvimento da equipe envolvida ao longo do processo.
Apuração
Na etapa de apuração, acontece uma averiguação minuciosa sobre o que foi feito e os resultados alcançados. Ela deve ser aplicada no decorrer da execução das ações ou assim que elas forem finalizadas. Esse processo tem o intuito de confirmar se o que foi projetado está sendo efetivamente implementado, além de fazer a comparação entre o antes e depois.
Caso os resultados identificados não sejam os esperados, é possível reestruturar o planejamento e propor novas práticas no PDCA.
Melhorias
Nessa fase o foco são as melhorias, já que é o momento ideal pra pensar em todas as ações a serem aplicadas até chegar ao fim do ciclo PDCA. Questione como os dados serão apresentados, o aprendizado obtido ao longo do processo e os ajustes que poderão ser feitos para eliminar as falhas remanescentes, assegurando a melhoria contínua das atividades.
Agora que você entende o que é PDCA e quais as suas vantagens, não há dúvidas de sua importância para a melhoria dos processos, gerando resultados relevantes para a qualidade dos serviços prestados e o alcance do destaque esperado entre os concorrentes.
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