Entenda o que é o livro de registro de funcionários e qual sua importância

Entre as diversas obrigações de uma empresa, está o livro de registro de funcionários. É fundamental que todo empreendedor saiba como fazê-lo adequadamente, pois o descumprimento dessa exigência ou cometimento de erros no documento pode acarretar multas bastante onerosas.

Para evitar esses problemas fiscais, redigimos os tópicos seguintes para esclarecer o que é o livro de registro de funcionários e qual sua importância. Além disso, listamos algumas dicas de como fazê-lo e explicamos como um profissional contábil pode ajudar no seu preenchimento. Confira!

O que é o livro de registro de funcionários e qual sua importância?

Esse é um documento que registra todas as informações relevantes sobre os colaboradores de uma organização. É uma obrigação acessória para todas as empresas com relações empregatícias regidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

O registro deve ser feito sempre que um funcionário for admitido ou ocorrerem mudanças na relação trabalhista — como mudança de cargo, acidente de trabalho ou alteração salarial.

As empresas que não cumprem essa obrigação estarão sujeitas à multa de R$ 3 mil por empregado não registrado. Esse valor é reduzido para R$ 800 se for uma microempresa ou empresa de pequeno porte.

Como fazer o registro adequadamente?

A seguir, listamos algumas ações que devem ser tomadas para fazer o registro corretamente e evitar o pagamento da multa. Confira!

Tenha todos os documentos do funcionário

O primeiro passo é recolher todos os documentos necessários para a contração, tais como:

• carteira de trabalho e previdência social;
• certificado de alistamento militar;
• exame admissional;
• certificado de nascimento ou casamento;
• declaração de dependentes;
• título de eleitor — maior de 18 anos;
• RG;
• CPF;
• comprovante de escolaridade;
• número do PIS;
• comprovante de residência;
• foto 3×4 colorida.

Se houver direito ao salário-família — benefício adicionado à remuneração do trabalhador que tem filhos menores de 14 anos ou inválidos —, ainda serão exigidos os seguintes documentos:

• carteira de vacinação dos filhos, se menores de 7 anos;
• comprovante de frequência escolar, se maiores de 7 anos.

Decida o tipo de contratação

Depois, é preciso definir o tipo de contratação que será realizada com o colaborador, podendo ser:

• contrato de experiência: tem o período mínimo de 45 dias que pode ser prorrogado uma vez, totalizando 90 dias;
• contrato de trabalho: contrato definitivo que pode ser temporário, eventual, por tempo definido ou indefinido.

Faça a requisição de vale-transporte

Deve-se perguntar se o colaborador deseja receber o benefício do vale-transporte. Caso o funcionário aceite, ele receberá uma quantia para usar os serviços de transporte público, porém, é descontada uma pequena parcela da sua remuneração.

O VT pode ser pago em dinheiro ou por meio de passe da empresa de transporte. Por fim, o benefício será obrigatório para a empresa se o colaborador aceitar recebê-lo, além de que também deve ser anotado no livro.

Como uma empresa de contabilidade pode ajudar nesse processo?

É importante saber que o livro de registro de funcionários foi substituído pelo eSocial — sistema do governo que unifica mais de 15 obrigações com o objetivo de facilitar o cumprimento das obrigações acessórias trabalhistas, previdenciárias ou fiscais.

É preciso ter um sistema de gestão que realiza o envio dos dados e, principalmente, o apoio de um contador — profissional com conhecimento técnico e especializado no assunto. Atualmente, existem serviços de contabilidade online capazes de automatizar todo o procedimento, tornando a obrigação mais econômica, prática e segura.

Ressalta-se que o eSocial passará por mais mudanças no começo de 2020, previsto na Lei da Liberdade Econômica. Isso reforça a relevância do contador, pois ele se mantém atualizado sobre o tema e saberá como manter sua empresa regularizada.

A empresa que não tem o livro de registro de funcionários adequadamente e nem o mantém atualizado arcará com multas excepcionalmente elevadas. No entanto, você pode eliminar esse problema e outras dores de cabeça delegando a atividade para um bom serviço contábil.

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