Por que e como fazer gestão de documentos fiscais? Veja aqui!
Ter uma boa gestão de documentos fiscais é fundamental para toda a companhia que busca se desenvolver de forma segura — pois qualquer erro na administração ou falta de documentação pode provocar sérios problemas e aplicação de sanções por parte de diversos órgãos.
Sua importância também se deve ao fato de que várias atividades do negócio dependem da análise das documentações, tais como: tomadas de decisões mais acertadas, consulta de dados para o atendimento ao cliente, entre outras.
Por se tratar de uma tarefa desafiadora para muitos gestores, elaboramos este conteúdo com algumas estratégias que podem ser aplicadas para alcançar uma gestão eficiente. Confira!
Padronize os documentos fiscais
Para simplificar a procura e o acesso aos documentos, crie um padrão de identificação. Quando o volume de itens se torna mais alto, é preciso fazer algo além da estrutura por ordem alfabética. Sendo assim, você pode fazer essa classificação por abreviação, datas, números, setores e assim por diante.
Veja o que pode ser descartado
Um gerenciamento adequado também precisa incluir uma prática de descarte — com o intuito de evitar o acúmulo de registros e manter apenas os arquivos úteis para o negócio. No entanto, é fundamental ter muito cuidado nesse momento, visto que é necessário averiguar os prazos mínimos de armazenagem.
Estabeleça uma política de armazenamento
Para uma gestão de documentos fiscais de sucesso, é necessário refletir sobre como o arquivamento dos arquivos será feito. Todas as notas fiscais, os recibos, os relatórios e as demais informações relevantes sobre a empresa precisam ter boa estruturação e segurança.
Esse armazenamento pode ser realizado por meio de arquivos físicos ou em nuvem — quando digitais. A segunda alternativa diminui de forma nítida as chances de perdas, esquecimento ou extravio dos documentos.
Com a definição dessa política, a instituição estará mais protegida de fraudes e poderá passar pelas fiscalizações e auditorias com tranquilidade.
Invista na tecnologia
A tecnologia tem sido uma grande aliada para o crescimento saudável das empresas, já que a automatização dos processos gera diversas vantagens para a gestão dos documentos fiscais. O uso de um software próprio para essa atividade consegue desburocratizar diversas tarefas e simplificar a rotinas dos funcionários. É possível, por exemplo:
- emitir notas fiscais eletrônicas;
- organizar e arquivar os arquivos em nuvem;
- gerar muitos tipos de documentos fiscais, entre outros.
Além disso, a automação elimina as falhas humanas, propiciando a obtenção de dados mais precisos.
Avalie a veracidade dos documentos fiscais
Diversas companhias não avaliam a autenticidade dos documentos fiscais recebidos, gerando sérios prejuízos. Por isso, o ideal é implementar um procedimento de averiguação dessa documentação — conferindo a veracidade da assinatura digital junto à SEFAZ. Essa medida evitará que a organização pague por notas falsas ou passe por desfalque em seu caixa.
Confira o banco de dados com frequência
A periodicidade da conferência do banco de dados dependerá da quantidade de entrada e saída de arquivos. Quanto maior o volume, mais próxima a data deve ser — impedindo que algum documento passe despercebido.
Esse período precisa ser definido, assim como um profissional para ser o responsável pela revisão. A cada nova conferência, medidas corretivas e de monitoramento devem ser feitas, por exemplo, a realização de backups, a exclusão de duplicidades, entre outros.
Ao adotar as práticas apresentas aqui, é possível fazer uma gestão de documentos fiscais eficiente. Lembre-se de que eles são os responsáveis por assegurar a regularidade do negócio. Já os documentos contábeis também são importantes e registram as operações fiscais, bem como alteram a situação financeira e patrimonial. Além disso, é preciso ter o cuidado de preservá-los pelo período estipulado por lei — no mínimo, cinco anos.
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