Afinal, por quanto tempo devo guardar comprovantes? Descubra aqui!
Saber por quanto tempo é preciso guardar comprovantes de pagamentos é uma dúvida recorrente na gestão de uma empresa. Afinal, existem prazos diferentes de acordo com cada documento, o que pode gerar equívocos e prejuízos financeiros.
Isso porque manter os documentos fiscais bem guardados é fundamental para a comprovação de pagamentos perante órgãos e instituições responsáveis. Mas como arquivar esses comprovantes do modo e no tempo corretos?
Para ajudar a responder essa pergunta, neste artigo vamos falar sobre o tema e mostrar as consequências de não ter os documentos fiscais bem organizados. Acompanhe!
Por quanto tempo os documentos tributários devem ser guardados?
Os prazos de arquivamento obrigatório dos documentos tributários podem variar. Acompanhe:
- Nota Fiscal: conforme o art. 173, do Código Tributário Nacional, o documento deve ser guardado por 5 anos;
- Nota Fiscal de Saída: conforme o Art. 46, da Lei 8.212, o documento deve ser guardado por 10 anos;
- IPVA/IPI/IPTU/ITBI/ISSQN/ITR: de acordo com o art. 173, do Código Tributário Nacional, os documentos devem ser guardados por 5 anos;
- IRPJ: conforme o art. 33, da Lei 8.212, o documento deve ser guardado por 10 anos;
- DAMEF: o art. 173, do Código Tributário Nacional, aponta que é preciso guardar a Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal pelo prazo de 5 anos;
- LALUR (Livro de Apuração de Lucro Real): o art. 33, da Lei 8.212, determina que o documento deve ser guardado por 10 anos, a partir do último registro realizado no livro;
- DAMEF (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal): o art. 173, do Código Tributário Nacional, determina que é preciso guardar a Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal pelo prazo de 5 anos.
Por quanto tempo os documentos trabalhistas e previdenciários devem ser guardados?
Os prazos exigidos para arquivamento dos documentos previdenciários e trabalhistas são:
- documentos trabalhistas: o Regulamento da Previdência Social determina que eles sejam arquivados pelo período de 10 anos;
- documentos previdenciários: o art. 11, presente no texto que consolida as leis do trabalho, e o Art. 7, da Constituição Federal, determinam que os documentos precisam ser armazenados por 5 anos;
- recolhimento de PIS: conforme o art. 3 e o art. 10 da Lei 2.052/83. o prazo para armazenamento obrigatório desse documento é de 10 anos;
- contrato de trabalho: não existe um prazo determinado para o armazenamento desse tipo de documento;
- FGTS: o prazo determinado na Lei nº 8.036/1990, no seu art. 23, é de 30 anos, mas o Supremo Tribunal Federal determinou que esse período deve ser de 5 anos.
Por fim, destacamos como é fundamental que a empresa guarde seus comprovantes. Isso porque, caso ela não consiga confirmar o cumprimento da obrigação, será necessário quitar o tributo novamente, com multa adicional.
Agora que você já sabe as regras que devem ser respeitadas ao guardar comprovantes de pagamentos, pode se organizar de acordo com a natureza de cada documento e evitar qualquer tipo de problemas relativos a impostos e prejuízos. Quanto mais bem estruturada for a gestão aplicada, melhores serão os resultados obtidos no curto, médio e longo prazo.
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