A gestão de notas fiscais tem sido levada a sério ou isso passa longe do seu negócio? Nesse caso, o mais importante não é o volume em si, afinal, quem emite poucas notas não teria muito com o que se preocupar.
Esse é o ponto no qual mora o perigo, pois as notas fiscais emitidas são como um atestado de saúde financeira da empresa. São elas que dizem se o negócio apresenta lucratividade, se gasta mais do que ganha e até o quanto paga de imposto.
Para as empresas que emitem muitas notas, gerir bem sua emissão e armazenamento é ainda mais importante, pois elas são instrumentos usados na escrituração contábil. Sendo assim, o melhor a se fazer é cuidar bem delas, seguindo as dicas que você conhecerá a seguir. Acompanhe!
Crie processos
Empresas lucrativas cuidam da gestão de notas fiscais e, paralelamente, alinham ao mapeamento e ao controle de processos — tudo aquilo que ocorre no ponto A, terminando no B. Assim, é o “know-how” da organização posto à prova ou o momento em que a mágica do negócio acontece.
Nesse sentido, você saberia dizer se a emissão e guarda de suas notas segue um processo ou tudo é feito sem muito controle? Se você não faz ideia, talvez seja hora de implementar ferramentas de mapeamento de processos como o diagrama SIPOC, que significa:
- S — fornecedores (suppliers): quem dá origem a uma nota fiscal;
- I — entradas (inputs): venda que desencadeia sua emissão;
- P — processo (process): a emissão da nota;
- O — saídas (outputs): o destino da nota;
- C — clientes (customers): para quem a nota fiscal é emitida.
Automatize o registro fiscal
Não deve ser novidade para você, mas é sempre bom reforçar que, sem automação, não há gestão de notas fiscais que funcione. Assim sendo, um sistema ERP que integre todos os setores e automatize processos relacionados a notas fiscais de ponta a ponta é a solução mais indicada.
Cuide do armazenamento
A lei manda e o empreendedor obedece. Nesse caso, estamos falando da guarda de documentos fiscais que, segundo o fisco brasileiro, devem ser armazenados por cinco anos. Seguir essa determinação é importante não só pelo aspecto legal, como em casos nos quais a empresa tenha que pedir créditos ou reaver imposto.
Categorize as notas
Se a sua empresa emite notas de diferentes tipos e em grandes quantidades, então o melhor a se fazer é armazená-las em suas respectivas categorias. São elas:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) — usada para apurar impostos como ICMS e IPI;
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) — pela qual o ISS pode ser apurado;
- Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e) — documento emitido em vendas ao cliente pessoa física;
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) — documento fiscal obrigatório para quem presta serviços de transporte de cargas;
- Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e) — funciona como um resumo da operação de transporte, contendo todos os documentos fiscais relacionados.
Conte com especialistas
Embora o esforço individual tenha lá seu valor, é certo que, com mais de duas cabeças pensando, as chances de erro diminuem sensivelmente. Por outro lado, não pode ser qualquer cabeça, por isso, quanto mais gente especializada em notas estiver ao seu lado, melhor. Pode ser seu contador, administrador ou controller. O mais importante, nesse caso, é que o profissional tenha experiência comprovada no assunto.
Assim, sua gestão de notas fiscais deixará de ser um problema e, com o tempo, você perceberá que é nela que você encontrará respostas quando precisar tomar decisões. Aposte nessa ideia, pois seu negócio só tem a ganhar!
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