Quanto Custa um Funcionário? Tudo o Que Você Precisa Saber

O custo de um funcionário para uma empresa vai muito além do salário pago mensalmente. Fatores como benefícios, encargos trabalhistas e impostos devem ser considerados para calcular o custo real de manter um colaborador. Saber como calcular esses custos é essencial para manter a saúde financeira da empresa e otimizar os investimentos em mão de obra.

Neste artigo, vamos explorar detalhadamente todos os aspectos que influenciam o custo de um funcionário. Desde os encargos obrigatórios até os benefícios opcionais, passando por dicas de como reduzir custos de forma eficiente e legal.

O Custo Real de um Funcionário

Quando uma empresa contrata um colaborador, o valor pago diretamente ao trabalhador — o salário — é apenas uma parte do custo total. Dependendo do regime tributário, setor da empresa e acordos coletivos, o custo total de um funcionário pode ser até 2 ou 3 vezes maior que o salário base.

Principais Encargos que Incidem sobre o Funcionário

Aqui estão alguns dos principais encargos que devem ser considerados no cálculo do custo de um funcionário no regime de contratação CLT (Consolidação das Leis do Trabalho):

• Férias: O colaborador tem direito a 30 dias de férias remuneradas após 12 meses de trabalho. Além disso, recebe um adicional de 1/3 sobre o valor do salário.
• 13º Salário: A cada final de ano, a empresa paga um salário adicional ao trabalhador, dividido em até duas parcelas.
• Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS): A empresa deve depositar 8% do salário bruto do colaborador em uma conta vinculada ao trabalhador.
• Vale Transporte: Obrigatório, a empresa subsidia o transporte do trabalhador, descontando até 6% do salário do colaborador para custeio desse benefício.
• Vale Alimentação ou Refeição: Benefícios muitas vezes negociados em convenções coletivas, cujo valor varia de acordo com o acordo sindical e a região.
• INSS (Contribuição Patronal): A empresa deve recolher 20% do salário bruto do trabalhador como contribuição previdenciária.

Exemplo de Cálculo de Custos

Para exemplificar o custo de um funcionário, vamos imaginar um colaborador com um salário bruto de R$ 2.000. Aqui está uma simulação simples dos encargos que a empresa terá:

• Salário Base: R$ 2.000,00
• FGTS (8%): R$ 160,00
• 13º Salário (8,33%): R$ 166,60
• Férias (11,11%): R$ 222,20
• Vale Transporte: R$ 132,00 (dependendo do trajeto)
• Vale Refeição: R$ 300,00 (varia conforme a localidade)
• INSS Patronal (20%): R$ 400,00

Total aproximado de custo mensal: R$ 3.380,80

Isso mostra que, além do salário base, a empresa terá um custo adicional significativo com encargos trabalhistas e benefícios.

Variações no Custo por Regime Tributário

O regime tributário da empresa também influencia diretamente o custo total de um funcionário. Aqui estão os três principais regimes:

Simples Nacional

Empresas enquadradas no Simples Nacional têm um custo menor com encargos trabalhistas. Elas são isentas de pagar alguns tributos, como:

• INSS Patronal;
• Salário Educação;
• Contribuições ao “Sistema S” (SEBRAE, SENAI, etc.);
• Seguro de Acidente de Trabalho (SAT).

Nesse caso, o custo de um funcionário pode ser até 40% menor do que em empresas enquadradas no Lucro Presumido ou Lucro Real.

Lucro Presumido e Lucro Real

Empresas que optam pelo Lucro Presumido ou Lucro Real enfrentam encargos mais altos, como:

• INSS Patronal (20%): A empresa deve pagar uma alíquota de 20% sobre o salário bruto de cada funcionário.
• SAT (Seguro de Acidente de Trabalho): Variável entre 1% e 3%, dependendo do grau de risco da atividade.
• Contribuições ao “Sistema S”: 3,3% sobre a folha de pagamento, destinados a instituições como SEBRAE, SENAI e SESI.

Nesses regimes, o custo de um funcionário pode ser significativamente maior, chegando a mais de 2,5 vezes o valor do salário bruto.

Benefícios que Impactam o Custo de um Funcionário

Além dos encargos obrigatórios, muitas empresas oferecem benefícios adicionais para atrair e reter talentos. Esses benefícios podem aumentar o custo de um funcionário, mas também podem ser considerados investimentos estratégicos.

Plano de Saúde e Odontológico

Oferecer planos de saúde é um diferencial competitivo para as empresas, mas representa um custo significativo. Dependendo do plano e da quantidade de funcionários, esses custos podem variar bastante, com médias entre R$ 200,00 a R$ 1.000,00 por colaborador.

Auxílio-creche e Educação

Algumas empresas oferecem auxílio-creche ou reembolsos escolares para apoiar a educação dos filhos dos colaboradores. Esses benefícios não são obrigatórios, mas contribuem para a satisfação e fidelização dos funcionários.

Como Reduzir Custos de Forma Eficiente

Diante de tantos encargos e benefícios, é importante que as empresas busquem maneiras de otimizar seus custos com mão de obra, sem comprometer a qualidade do trabalho ou o bem-estar dos colaboradores.

1. Automação e Terceirização

Muitas empresas têm optado por terceirizar atividades operacionais ou investir em automação para reduzir o número de funcionários diretos. A terceirização permite que a empresa pague apenas pelos serviços prestados, sem ter que arcar com encargos trabalhistas.

2. Modelo de Contratação PJ

Contratar profissionais como Pessoa Jurídica (PJ) pode ser uma opção interessante para algumas empresas. Nesse modelo, o colaborador atua como prestador de serviços, e a empresa não precisa pagar benefícios como 13º salário, férias, FGTS e INSS patronal.

No entanto, é essencial ter cuidado para que a relação não configure vínculo empregatício, evitando riscos de ações trabalhistas no futuro.

3. Programas de Incentivo e Parcerias

Algumas empresas têm buscado parcerias com academias, cursos de idiomas ou instituições de ensino para oferecer descontos aos colaboradores, sem custo direto para a empresa. Além disso, programas de incentivo com base em metas podem substituir ou complementar bonificações financeiras.

Impacto da Reforma Trabalhista

A Reforma Trabalhista de 2017 trouxe mais flexibilidade para a relação entre empresas e funcionários, incluindo novas modalidades de contratação, como o trabalho intermitente e o home office. Isso abriu oportunidades para reduzir custos com contratação, sem perder a força de trabalho.

Contrato Intermitente

O trabalho intermitente permite que a empresa pague apenas pelas horas trabalhadas, sem a obrigatoriedade de um salário fixo mensal. Essa modalidade é ideal para empresas que precisam de flexibilidade em períodos específicos, como o comércio em datas sazonais.