7 dicas de como organizar as finanças da empresa

O ato de empreender envolve muitos desafios. Por isso, é preciso tomar atitudes que prezem pela satisfação dos clientes, gerenciar seu pessoal e, principalmente, organizar as finanças da empresa. Muitas vezes, um gestor ignora a gestão financeira e acaba prejudicando a sobrevivência do seu negócio em longo prazo, fazendo com que ele acabe fechando as portas.

Por outro lado, quando você aplica estratégias específicas para a gestão financeira da empresa, você consegue equilibrar as contas, melhorar a saúde financeira e tornar o negócio mais sustentável. Quer saber quais são elas?

A seguir, listamos as 7 dicas mais eficientes para isso e, após, os perigos de negligenciar o assunto. Boa leitura!

As 7 melhores dicas para organizar as finanças da empresa

Todas as táticas explicadas a seguir consistem em estratégias que podem ser aplicadas em qualquer negócio. Isso inclui grandes empresas, startups e escritórios de profissionais autônomos como arquiteto, advogado, designer, engenheiro etc.

1. Defina um orçamento anual

Durante a gestão do negócio, o empreendedor se depara com vários investimentos que consistem em boas oportunidades. Mas o projeto deve ser muito bem controlado e calculado para não causar instabilidades financeiras ao negócio.

Por exemplo, imagine que a empresa esteja indo bem e o gestor resolva expandir seus serviços, abrindo uma nova unidade. Entretanto, ele acabou gastando muito nesse projeto, ficou sem capital de giro (dinheiro necessário para manter suas atividades) e prejudicou seu estabelecimento principal.

Para solucionar esse problema, deve ser estruturado um orçamento anual que destine uma parte dos lucros para um fundo específico aos investimentos. Essa quantia poderá ser aplicada em projetos sem que o negócio seja prejudicado.

Além disso, faça uma reunião com os colaboradores e demais gestores, defina o foco do investimento, seus valores, objetivos e outros elementos para garantir que o orçamento saia conforme o planejado.

2. Separe as contas pessoais das empresariais

Confundir as finanças pessoais com as de sua empresa é um erro comum em pequenos negócios. Entretanto, trata-se de um dos principais motivos pelos quais a empresa não consegue sobreviver em longo prazo.

Muitos gestores usam o dinheiro da organização para arcar com compras para si ou para sua família, como viagens, almoços ou pequenos lanches a cada dia. Mas essa atitude poderá fazer com que você não consiga identificar precisamente as despesas empresariais, fazendo com que você não encontre os gastos.

A melhor estratégia é reservar uma parte fixa dos lucros para sua remuneração (como um pró-labore) e separar rigorosamente os recursos oriundos ou destinados à empresa.

3. Faça o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um controle feito sobre todas as entradas e saídas de capital da empresa. Na prática, são anotados quaisquer recebimentos, gastos, retiradas ou transferência que envolvam o dinheiro do caixa.

Com isso, o gestor pode verificar como seu negócio está se portando todos os meses, ou seja, se o dinheiro em caixa está aumentando ou não. Além disso, pode-se observar se há dinheiro sendo subtraído inadequadamente e tomar medidas para evitar que isso continue acontecendo.

Outra funcionalidade relevante é conseguir prever uma situação financeira futura da empresa. Por exemplo, quando o seu negócio faz muitas compras parceladas, pode-se usar as informações do fluxo de caixa para verificar se conseguirá arcar com os compromissos no futuro.

Se os valores dos pagamentos forem maiores que a sua média de capital no caixa, o gestor pode reduzir os custos, renegociar as dívidas, entre outras medidas.

4. Exercite a disciplina financeira

De nada adianta realizar planejamentos anuais se o gestor não está disposto a segui-los ou separar as contas e voltar a misturá-las depois de alguns meses. Isso torna a disciplina tão importante quanto a organização financeira.

Para cultivar ou exercitar a disciplina, as organizações de maior porte podem acompanhar diariamente indicadores-chave de desempenho (KPIs), como o faturamento, custos totais, margem de lucro, nível de endividamento, entre outros.

Quanto às pequenas empresas, elas podem fazer o acompanhamento semanalmente. O prazo é maior pelo fato de que muitas vezes os gestores também realizam outras atividades.

As informações obtidas com os KPIs fazem com que você identifique imediatamente flutuações ou problemas na rotina do negócio e tome as medidas adequadas para contornar a situação.

5. Negocie as condições de pagamento

O gestor deve buscar boas condições de pagamento em qualquer negociação realizada com parceiros, fornecedores, instituições financeiras ou bancárias.

Por exemplo, ao pedir um financiamento ou empréstimo perante um banco, é importante negociar prazos de pagamento, quantidade de parcelas, juros, taxas, entre outros elementos. Isso evita o pagamento de juros e taxas excessivos, que podem prejudicar as finanças da sua empresa em longo prazo.

6. Faça uma gestão dos fornecedores

A gestão dos fornecedores é mais importante do que muitos imaginam, já que eles impactam diretamente as atividades da empresa e suas finanças. Analise os seus parceiros e verifique os seguintes elementos do serviço:

• qualidade dos produtos fornecidos;
• frequência dos atrasos nas entregas;
• valores acima do praticado no mercado;
• qualidade do atendimento;
• saúde financeira do fornecedor, pois você também terá problemas caso ele feche as portas.

Quando você encontrar um fornecedor de qualidade, tente fazer um negócio permanente ou de longo prazo, assim é possível negociar valores menores.

7. Use a tecnologia a seu favor

Graças ao desenvolvimento da tecnologia, existem softwares de gestão que realizam automaticamente diversas atividades, como fluxo de caixa, acompanhamento em tempo real dos indicadores de desempenho, geração de relatórios financeiros, entre outras funcionalidades. Ao delegar as atividades a um bom sistema de gestão, você obterá vantagens como:

• agilidade na rotina;
• foco na atividade principal;
• maior segurança dos dados;
• economia com materiais físicos, traslados e encaminhamentos;
• redução de erros, já que o software não comete falhas de cálculos, esquecimentos, entre outros problemas.

É importante saber que uma boa plataforma disponibiliza, no mínimo, funções como:

• gestão de pessoal;
• automação da contabilidade;
• controle fiscal;
• legalização da empresa;
• ajuda com a abertura do negócio;
• consultoria tributária.

Os perigos de não manter a organização financeira

Não deixe de aplicar as dicas explicadas, pois negligenciar a organização financeira pode causar grandes prejuízos à continuidade do negócio. Veja algumas das consequências:

• aumento do endividamento: isso acaba gerando um efeito cascata e deixa o negócio insustentável;
• falta de capital de giro: a empresa não tem dinheiro em caixa para manter suas atividades;
• danos à imagem: prejudica a credibilidade perante parceiros, fornecedores e clientes;
• dificuldade de obter investimentos: os investidores não confiarão no negócio;
• falta de visibilidade das finanças: o gestor não terá uma visão clara de sua situação financeira, levando a decisões equivocadas;
• dificuldade na captação de dinheiro: será excepcionalmente difícil obter financiamentos e empréstimos perante instituições financeiras.

Percebe-se que organizar as finanças da empresa é mais importante do que muitos imaginam. Mas com a aplicação das dicas deste post, você conseguirá controlar seu orçamento e tomar as melhores decisões para garantir o desenvolvimento do seu negócio.

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