Invoice: o que é, quando emitir e importância para transações internacionais

Invoice é um documento que deve ser emitido em transações comerciais internacionais. Funciona de forma parecida a uma nota fiscal e é obrigatório para faturar produtos ou serviços com valores acima de 3 mil dólares, ou importância correspondente em outras moedas.

Assim, se a sua startup ou e-commerce trabalha com clientes estrangeiros, a Invoice será necessária. Principalmente para regulamentar o processo de importação e exportação e garantir que a sua empresa não terá problemas com a Receita Federal.

Quer entender como funciona a Invoice? Saber quem é o responsável pela sua emissão? Então leia este conteúdo e fique por dentro de tudo que envolve o documento!

O que é Invoice?

A Invoice é um documento semelhante a uma nota fiscal, mas emitido apenas quando a relação comercial é entre empresa e cliente de países diferentes. Na tradução para o português, o termo significa “fatura” e traz as informações principais dessa transação.

Commercial Invoice e Invoice Internacional são outras denominações comuns para esse documento. Cabe ao prestador de serviço ou responsável pela venda da mercadoria realizar a sua emissão ao final da operação e enviar para o seu cliente.

Para que serve?

O documento Invoice serve para formalizar as operações comerciais que envolvam pessoas ou empresas no exterior. Como indica a sua tradução, ele é uma fatura que indica as informações da transação, o que inclui o valor e a forma de pagamento.

Além disso, a Invoice também serve como um registro para as vendas realizadas. Portanto, ela garante a legalidade das operações e protege a empresa contra qualquer contestação sobre a sua natureza.

Quando seu uso é obrigatório?

A Invoice deve ser emitida por qualquer empresa que realize a venda de produtos ou prestação de serviços para o exterior. Portanto, se você importa ou contrata um serviço em outros países, cabe à outra parte enviar esse documento específico.

Porém, vale a ressalva de que nem todas as transações precisam de um Invoice. Existem casos em que a fatura não é obrigatória, como veremos a seguir.

• Emissão obrigatória: valores que ultrapassam os 3 mil dólares, ou quantia correspondente em outra moeda.
• Emissão facultativa: valores abaixo de 3 mil dólares, ou quantia correspondente em outra moeda.

Mesmo não sendo obrigatório, a emissão da Invoice é recomendada em qualquer valor para garantir a segurança da operação. O documento em mãos atesta a natureza da transação e evita problemas com os órgãos fiscalizadores.

Como emitir uma Invoice?

Ao contrário das notas fiscais, não existe um modelo pronto para a Invoice. Dessa forma, a empresa pode criar um modelo próprio do zero ou utilizar materiais que já estão disponíveis na internet. A decisão é do empreendedor.

Também não existe uma língua padrão para fazer a emissão, mas é altamente indicado que ela esteja em inglês. Assim, mesmo que o cliente seja de um país que fale outro idioma, as chances dele entender a língua inglesa são maiores.

Informações necessárias

Apesar de não ter um modelo padrão, existem informações que são obrigatórias na Invoice. Basicamente, ela descreve tudo sobre a transação comercial, o que garante que aquele produto ou serviço é real e não houve irregularidades no processo.

Portanto, o documento deve conter as seguintes informações:

• identificação do importador e exportador (nome e endereço);
• transporte (tipo e local de embarque e desembarque);
• descrição completa do produto (peso bruto e líquido, quantidade, tipo de embalagem, número e marca de volumes);
• informações financeiras (moeda e modalidade do pagamento, preço unitário, valor total da venda ou serviço);
• condições da venda;
• data e assinatura do emissor.

Como receber o pagamento da Invoice?

O pagamento da Invoice é realizado por transferência bancária internacional ou por plataformas especializadas em remessas internacionais. Para a sua empresa receber pela sua conta jurídica, você deve fornecer o código SWIFT do seu banco e o IBAN, que é a identificação da sua conta.

Em caso de dúvidas, o mais recomendado é entrar em contato com a sua agência para confirmar esses números. As taxas envolvidas variam em cada instituição financeira ou pela forma de pagamento.

É preciso um contador para fazer a emissão?

A emissão da Invoice não precisa necessariamente de um contador, porque ele é um documento que pode seguir um modelo próprio — desde que tenha as informações obrigatórias. Porém, como envolve impostos, é recomendado ter o auxílio de um serviço de contabilidade.

A fatura para o exterior não tem incidência de impostos conhecidos no Brasil, como o PIS/COFINS, mas não isenta o emissor de outros pagamentos. O principal é o Imposto Sobre Operações Financeiras (IOF), que tem alíquota de 0,38%, além do Imposto de Renda, dependendo da natureza da operação.

Assim, o papel da contabilidade é auxiliar na emissão da Invoice e colocar seu registro dentro das contas da empresa. Dessa forma, o empreendedor não deixa de pagar os impostos e tem a segurança de que a operação foi realizada dentro das regras vigentes.

Quais os cuidados na hora de usar a Invoice?

No momento da emissão da Invoice, é importante ficar atento ao Fechamento do Câmbio. Como a transação é feita em moeda estrangeira, existe uma variação na cotação do dólar, então os valores podem mudar no processo.

Por isso, para fins de contabilidade, vale o câmbio do dia em que o negócio foi fechado. Portanto, se a sua startup prestou um serviço para um cliente estrangeiro de US$5.000,00, o faturamento deve considerar a taxa comercial praticada naquele dia — por exemplo R$5,65.

Assim, para fins de contabilidade, o faturamento seria de R$28.250,00 (5.000 x 5,65). De qualquer forma, a Invoice não substitui a emissão da nota fiscal, que é uma obrigação das empresas brasileiras. Ou seja, é importante ter a orientação do contador para evitar erros.

A Invoice é um documento essencial para as empresas que atuam com operações comerciais no exterior. Qualquer movimentação financeira, principalmente envolvendo moeda estrangeira, exige muita atenção do empreendedor para garantir a segurança da transação, então ter à disposição um contador de confiança é fundamental.
A sua empresa trabalha com clientes estrangeiros e você está com dúvidas sobre a Invoice? Entre em contato conosco por aqui!