Danfe: o que é, como emitir e qual a importância

O Danfe é uma representação da Nota Fiscal Eletrônica (NFe), mas não tem a mesma função desse documento. O objetivo é facilitar o acesso a dados da compra ao consumidor e regularizar a circulação de mercadorias. 

Neste artigo, você vai entender o que é o Danfe e quais as funções desse documento. Veja ainda as informações que constam no Danfe e as diferenças em relação à NFe. Depois, confira como emiti-lo e de que maneira um serviço de contabilidade pode ajudar. Boa leitura! 

O que é o Danfe?

O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) corresponde à versão simplificada da Nota Fiscal Eletrônica. Sendo assim, o DANFE serve para fazer o acompanhamento dos produtos que são vendidos aos clientes finais. 

O Ajuste SINIEF 07/05, que estabelece a NFe e o Danfe, determina que esse documento auxiliar tem o objetivo de substituir a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, além da Nota Fiscal de Produtor, modelo 4. 

Nesse sentido, o chamado arquivo magnético (XML) é a NFe e o Danfe é um modelo da NFe. Portanto, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica deve apresentar os dados de acesso da operação. 

Para que serve?

O Danfe é um recurso auxiliar de consulta à NFe. Por meio da chave de acesso, o destinatário consegue confirmar a existência de uma NFe correspondente, que foi autorizada para circulação da operação. 

Sendo assim, o documento auxiliar facilita a interpretação de dados que constam na NFe. Dessa forma, o Danfe ajuda a confirmar se as informações da Nota Fiscal Eletrônica estão corretas e evitar falhas nos dados. 

A consulta pode ser feita por meio da página da Secretaria da Fazenda Estadual (Sefaz) ou da Receita Federal do Brasil. A autorização da Sefaz é oficializada por meio do número de protocolo, que deve ser impresso no Danfe. A exceção incluída no inciso III da cláusula sétima e décima do Ajuste Sinief Nº7/2005 é para casos de contingência.

O Danfe tem a função de:

• contribuir na escrituração da NFe pelo destinatário;
• fazer o acompanhamento da operação das mercadorias e itens;
• comprovar a entrega de produtos, por assinatura do canhoto;
• obrigatoriedade no trânsito de mercadorias;
• a escrituração pode ser efetuada com base nas informações do Danfe se o destinatário não for credenciado para emitir a NFe. 

Quais informações constam?

O preenchimento do Danfe também é determinado pelo Ajuste Sinief Nº7/2005. A norma estabelece ainda as informações sobre o tipo e o tamanho do papel impresso, assim como outros detalhes do documento. 

O contribuinte também precisa levar em conta a legislação vigente no seu estado e na região de destino da mercadoria. As informações que constam no Danfe são:

• identificação do emitente (que emite o documento);
• destinatário/remetente (solicitante da operação);
• número do documento e série do documento (sequência para controle das operações);
• chave de acesso (44 dígitos);
• protocolo de autorização de uso (comprovante da validação do arquivo digital);
• dados dos produtos e serviços (informação sobre o produto ou serviço, sobre os valores e impostos, etc.);
• transportador (dados do responsável pelo transporte da mercadoria);
• informações complementares (dados sobre embasamento legal da operação, pedido de compra, entre outros)

Qual a diferença entre o Danfe e as Notas Fiscais?

Há algumas diferenças entre a NFe e o Danfe. Para começar, a NFe precisa ser armazenada ao menos durante cinco anos, já que a Receita pode solicitar ao emitente para conferir algum pagamento. 

Já o Danfe, em geral, não precisa ser arquivado. Apenas o canhoto pode ser guardado para controle da mercadoria ou do serviço. O emitente deve arquivar o Danfe pelo prazo estabelecido na legislação tributária em casos em que houve retorno da mercadoria não entregue ao destinatário.  

Além do mais, a NFe é um arquivo digital e o Danfe precisa ser impresso. Depois, é importante saber que a Nota Fiscal Eletrônica apresenta validade jurídica, enquanto o Danfe não tem. 

Ainda que o Danfe contenha as informações da nota fiscal, não é considerado válido do ponto de vista legal. Porém, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica é obrigatório para acompanhar o transporte da mercadoria.

Como gerar o Danfe online

Para gerar o Danfe online, você pode usar o mesmo sistema usado para emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Veja a seguir os passos para obter o documento e cumprir com a obrigatoriedade.

1. Acesse o emissor de NFe

O Danfe online deve ser gerado pelo mesmo sistema que a sua empresa usa para emitir a NFe. Essa é uma indicação do Ministério da Fazenda e tem o propósito de diminuir divergências de dados entre a NFe e o Danfe. 

Se você usa o emissor gratuito do governo, por meio da Secretaria de Fazenda (Sefaz) ou um software gerador de Nota Fiscal Eletrônica, será necessário acessá-lo para emitir o Danfe.  

2. Escolha a NFe correspondente 

Depois de emitir a NFe, escolha o documento para gerar a sua Danfe. Nesse sentido, é bom lembrar do processo para emissão da Nota Fiscal Eletrônica. O arquivo é assinado com certificado digital e transmitido pela internet para a Sefaz, que faz uma pré-validação. 

Depois, um protocolo de recebimento é devolvido pelo governo. O Danfe pode ser gerado quando a empresa tem o arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica já validado. 

3. Salve ou imprima o Danfe

A depender do software que você use para gerar o Danfe, é possível imprimir, salvar no seu computador ou ainda enviar o documento por e-mail para o cliente. Você ainda pode selecionar a opção de importar o arquivo em PDF, para armazená-lo como desejar. 

Como a contabilidade pode ajudar

Contar com um serviço de contabilidade é fundamental para cumprir com as obrigações fiscais da sua empresa. O contador pode ajudar a verificar as notas fiscais e o Danfe, a fim de avaliar se há algum problema na emissão dos documentos. 

Do mesmo modo, o profissional apresenta compreensão das questões fiscais para orientar a sua empresa. O apoio do contador é essencial para obter mais segurança e fornecer mais credibilidade aos seus clientes. Assim, você ganha mais praticidade e diminui os riscos para a sua organização. 

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