Confira 4 dicas de como fazer um controle de fluxo de caixa eficaz

Entre os diversos controles que uma empresa precisa ter para manter as suas operações em ordem e em conformidade com a suas estratégias, o controle de fluxo de caixa é um dos principais. Trata-se de uma ferramenta que dá ao empreendedor o poder de monitorar com precisão o recebimento e pagamento de seus direitos e obrigações, oferecendo também uma visão geral sobre a saúde financeira da empresa e suas perspectivas futuras.

A proposta deste artigo é aprofundarmos nosso conhecimento sobre o que é e como funciona um controle de fluxo de caixa, oferecendo 4 dicas fundamentais sobre como construí-lo, a fim de obter um controle eficaz das finanças da empresa e otimizar os seus resultados. Ficou interessado? Acompanhe!

O que é o fluxo de caixa?

Antes de prosseguirmos, é importante entender o conceito do fluxo de caixa e os benefícios que ele agrega às empresas, para só então seguirmos para a parte prática.

O fluxo de caixa nada mais é do que um demonstrativo de apoio gerencial, ou seja, uma ferramenta de controle sobre as entradas e saídas de recursos de um negócio. Por exemplo, caso uma organização realize (saque) algum investimento, o valor será computado nesse demonstrativo como entrada de caixa. Já a aplicação de recursos em produtos de investimentos será computado como saída de recursos do caixa.

Assim, todo dinheiro que entra e sai do caixa da empresa é registrado no demonstrativo, o que pode ocorrer de forma manual ou por meio de softwares específicos para este fim. Porém, devido ao volume de transações que ocorrem diariamente, é quase impraticável o uso de registos manuais para o controle do fluxo de caixa, colocando cada vez mais em desuso o velho caderno de anotações, até mesmo entre as pequenas empresas.

Além disso, a chance de que ocorram erros no registro e extravio dos documentos é muito maior se comparadas ao uso de softwares de controle. O registro das movimentações de recursos de uma empresa é importante para manter o equilíbrio entre as contas a pagar e receber, facilitando a visualização de todos os compromissos assumidos e o seu vencimento ao longo do tempo.

De igual modo, o controle de entrada de recursos também facilita a visualização das contas a receber de clientes e demais fornecedores, simplificando as ações de cobrança.

Sendo assim, ao fazer um controle de fluxo de caixa eficaz, as empresas agregam ao seu planejamento financeiro, garantindo que ele esteja em ordem, pois dessa forma os gestores poderão identificar a real situação do seu negócio, se ele opera com lucro ou prejuízo, e embasar a tomada de decisão sobre projetos de expansão das operações ou a necessidade de reduzir custos frente a uma queda de demanda momentânea, por exemplo.

Como fazer um controle eficaz do fluxo de caixa?

Boas práticas representam formas de agir mais aconselháveis para determinada situação que já foram validadas por terceiros. Sendo assim, confira a seguir quais as boas práticas, ou melhor, quais os pontos fundamentais a serem observados para o controle eficaz do fluxo de caixa, que seja capaz de gerar valor para as empresas.

1. Classifique as contas corretamente em entradas e saídas

O primeiro passo para a construção de um fluxo de caixa é divisão entre os valores que entraram e saíram da empresa. Essa identificação pode parecer simples, mas é preciso atenção para que não existam falhas.

A entrada de recursos geralmente é representada pelas vendas de bens e pagamentos por serviços realizados, ou seja, são acréscimos de recursos a “carteira” da empresa. As saídas por sua vez, representam o contrário, ou seja, a saída de dinheiro para o pagamento de compromissos ou obrigações como fornecedores e funcionários.

Esta primeira etapa é a que vai garantir a confiabilidade do demonstrativo, organizando o registro de contas conforme a movimentação realizada em um período.

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2. Detalhe ao máximo o tipo e a origem das movimentações

O detalhamento das informações presentes em um fluxo de caixa é extremamente importante para a sua correta identificação, principalmente para a etapa seguinte de análise dos resultados. Controles manuais tendem a aumentar o risco de erros ou extravio dos registros de movimentações e, exatamente por isso, é recomendado o uso de sistemas especializados.

A identificação correta dos itens de um fluxo de caixa permite a organização em grupos de contas e a verificação posterior do impacto desse grupo dentro do total movimentado pela empresa.

3. Avalie os resultados em busca de informações relevantes

Com o fluxo de caixa bem desenhado é possível agora dedicar tempo e esforço na interpretação desses dados, com o objetivo de encontrar informações relevantes para a otimização financeira. A simples subtração entre entradas e saídas já revela o saldo (ou a ausência dele) disponível para aplicações em novos investimentos ou a formação de reservas financeiras.

O fluxo de entrada de recursos também pode observado tendo como referência o histórico de um período para, então, determinar se existe uma ampliação ou redução de demanda no mercado.

Como os vencimentos de contas a pagar e a receber podem, muitas vezes, não coincidir, é preciso estar atento a períodos de fluxo de caixa negativo, buscando identificar as suas causas, como sazonalidades ou crises.

De qualquer forma, o que é importa neste item é que o simples registro das transações pode proporcionar insights valiosos para o desenvolvimento de estratégias comerciais mais favoráveis à saúde financeira da empresa.

4. Utilize a tecnologia como aliada para mais eficiência

Como dissemos no início do artigo, a prática manual de registro do fluxo de caixa em planilhas e cadernos está cada vez mais em desuso devido à dificuldade de lidar com as informações nesses ambientes.

Nesse sentido, a tecnologia é um aliado importante na gestão empresarial, disponibilizando inúmeras ferramentas para o controle financeiro e operacional das organizações. O software ERP, por exemplo, é um sistema capaz de integrar diferentes departamentos de uma empresa, tornando a visualização de indicadores muito mais simples.

Esses ERPs são recursos muito úteis para o controle adequado das finanças de um negócio, possibilitando um fluxo de trabalho mais eficiente, uma comunicação praticamente instantânea entre os colaboradores de setores distintos, além da geração de relatórios gerenciais completos que servem como subsídios para a tomada de decisões.

Os módulos financeiros presentes nos ERPs também contam com a função de fluxo de caixa, o que torna todo o processo de registro de contas e monitoramento das entradas e saídas de recursos ainda mais objetivo.

Além disso, existem recursos acessórios, como a emissão de notas fiscais e a geração de boletos para pagamento, que facilitam outros processos, como o fechamento de vendas junto a clientes.

Por fim, cabe ressaltar que nada adiantará o acúmulo desses conhecimentos se não houver a decisão de colocá-los em prática por meio da adesão de algum sistema de controle financeiro. Os benefícios dessa prática falarão por si só e permitirão que a sua empresa consiga otimizar os seus resultados financeiros já no curto prazo.

E você, já realiza o controle de fluxo de caixa em sua empresa? Quais ferramentas você utiliza? Aproveite para compartilhar a sua experiência deixando um comentário, pois assim você estará enriquecendo a discussão.

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