Balanço patrimonial: saiba o que é e como fazer

A legislação brasileira obriga que as empresas entreguem um grande número de demonstrativos e relatórios para se manterem regulares. Entretanto, um dos documentos fundamentais para a boa tomada de decisão do negócio e que merece atenção especial dos administradores é o Balanço Patrimonial.

Já ouviu falar desse termo? Saiba nos tópicos seguintes, qual é o seu conceito e importância, sua estrutura, como ele é elaborado no campo prático e o que acontece se organização não o tiver em seus livros contábeis. Boa leitura!

O que exatamente é o balanço patrimonial?

O Balanço Patrimonial (BP) é um relatório contábil que apresenta a situação patrimonial e financeira de uma entidade dentro de um determinado período. Ele traz os valores dos bens da empresa, os montantes que ela tem o direito de receber, bem como as suas obrigações e dívidas.

Ele é estático e funciona como uma espécie de fotografia das contas e do patrimônio da empresa. Como não é alterado com o transcorrer do tempo, precisa ser elaborado periodicamente.

Essa demonstração é obrigatória por lei para a maioria dos tipos de organizações, como Sociedades de Capital Aberto, microempresas (ME), empresas de pequeno porte (EPP), pequenas e médias empresas (PMEs), entidades sem fins lucrativos, entre outros.

A legislação exige que ele seja feita a cada ano fiscal, mas a frequência de sua elaboração pode ser menor conforme a necessidade da empresa em analisar seus dados e apresentar em outras ocasiões, enquanto participa de licitações públicas, por exemplo.

Atualmente o BP é enviado ao governo por meio da Escrituração Contábil Digital (ECD) — que possibilita o envio de arquivos por meio eletrônico — até o último dia útil do mês de maio de cada ano.

Qual é a importância desse balanço?

Esse demonstrativo permite que os gestores tenham informações mais claras, amplas e organizadas sobre a empresa, fazendo com que as tomadas de decisões sejam melhoradas. Com o BP em mãos, pode-se:

  • saber os bens, os direitos, as dívidas e as obrigações da empresa;
  • conhecer de forma mais precisa a origem e o destino de seus recursos;
  • avaliar o seu desempenho econômico;
  • servir como base para realizar planejamentos mais precisos e vantajosos.

Qual é a estrutura de um balanço patrimonial?

Basicamente, no BP são encontrados três tipos de contas:

  • ativos: corresponde aos bens e direitos capazes de gerar benefícios econômicos para a empresa, como materiais, equipamentos, itens em estoque, dinheiro em caixa, dívidas a receber, entre outros;
  • passivos: são todas as dívidas e obrigações da empresa, como financiamentos, contas a pagar para o governo ou fornecedores, pagamento dos colaboradores, etc. Eles derivam de um acontecimento no passo e também se espera que benefícios futuros sejam gerados;
  • patrimônio líquido (PL): consiste no capital que a empresa tem, sendo calculado pela diferença entre o valor dos ativos e do passivo.

O relatório é dividido em duas colunas: na primeira, estão listadas os ativos; enquanto na segunda, os passivos. Ainda à direita e abaixo dos passivos, encontra-se o valor do PL.

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Apesar da estrutura simples, ainda serão encontrados outros tipos de informações dentro de cada coluna, por isso é importante entender determinados conceitos para conseguir interpretar o BP adequadamente. Alguns deles são:

  • curto prazo: são os passivos ou ativos realizáveis até o término do exercício social (de 12 meses). Um exemplo é uma dívida com fornecedor que deve ser paga em 6 meses;
  • longo prazo: ativos e passivos realizáveis após o exercício social, como um valor a ser recebido depois de 12 meses;
  • grau de liquidez: consiste na facilidade de transformar um direito ou bem em dinheiro;
  • exigibilidade: é o prazo existente para que as obrigações sejam exigíveis pelos credores;
  • realizável: é tudo aquilo que pode ser mudado, convertido ou transformado. Por exemplo, uma duplicata é um direito realizável que se transformará em dinheiro.

Como o balanço patrimonial deve ser elaborado?

Para elaborar o BP, é preciso que os profissionais contábeis coletem todas as informações do patrimônio e das finanças do negócio. Os departamentos e setores devem ser minuciosamente analisados e nenhum direito, item ou obrigação da empresa deve passar despercebido. Veja nos tópicos abaixo como elaborar o documento.

Determine o período do balanço patrimonial

O primeiro passo é escolher o período que será analisado. É recomendável ser entre 6 meses e 1 ano. Assim, a empresa consegue reunir os dados necessários para elaborar outros planejamentos que são revisados periodicamente.

Levante os dados

Faça um levantamento de todos os ativos e passivos, incluindo movimentações financeiras. É preciso classificá-las adequadamente em curto ou longo prazo, anotar o grau de liquidez, o prazo de exigibilidade, entre outras. O patrimônio líquido deve ser calculado subtraindo o passivo do ativo. Lembre-se de que as demonstrações serão assinadas por contabilistas ou técnicos contábeis — o que pode ser feito com certificado digital.

Revise

Acompanhe o andamento da elaboração do documento e fique atento aos cálculos, qualquer erro pode acarretar problemas fiscais ou prejudicar a tomada de decisão pelos gestores. É recomendável contar com tecnologias de ponta para realizar a contabilidade do negócio, isso elimina a ocorrência de falhas e torna o procedimento mais seguro, rápido e econômico.

O que acontece se a empresa não tiver o BP em seus livros?

A empresa arca com muitos prejuízos se deixar de fazer o Balanço Patrimonial. Todo administrador necessita de dados claros, completos e reais sobre o negócio para tomar suas decisões. Os relatórios contábeis são as melhores ferramentas para conseguir essas informações. Por exemplo, a empresa saberá se conseguiu aumentar seu patrimônio, ao comparar as informações do BP de diferentes períodos.

Além das questões gerenciais, negligenciar esses relatórios pode ocasionar muitos problemas legais para a empresa, como a incidência de multas elevadas pelo Fisco. O envio de informações incompletas, inexatas e outros erros também geram a imposição de multas.

Entretanto, existem outras situações que a falta do BP provoca problemas, como:

  • recuperação judicial: esse processo objetiva superar uma crise da empresa e evitar que ela vá à falência. Mas o Capítulo VII da lei que trata do assunto (Lei n.º 11.101/05) impõe penalidades pela falta de relatórios contábeis;
  • perícias contábeis: quando for necessário efetuar perícias em processos judiciais, a empresa deverá apresentar seus relatórios contábeis;
  • dissidências societárias: os relatórios são necessários para apurar responsabilidades e direitos, caso ocorram divergências entre os sócios da empresa.

Percebe-se que o balanço patrimonial é de grande importância para qualquer empresa, pois garante a regularização do negócio e ainda auxilia na tomada de decisões. Contudo, é preciso ter muito cuidado em sua elaboração e garantir que todos os dados estejam corretos.

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